Pagrindinis svetainės puslapis

 

Kontrolės ir kokybės audito procedūra

 

 

TURINYS

 

1.          PASKIRTIS IR TAIKYMO SRITIS  4

2.          PAAIŠKINIMAI IR SANTRUMPOS  4

3.          KONTROLĖS IR KOKYBĖS VALDYMO PROCESAS  6

4.          KOKYBĖS VIDAUS AUDITO PROCESAS  11

8.          PRIEDAI 15

 

 

1.      PASKIRTIS IR TAIKYMO SRITIS

Procedūra skirta kontrolės ir kokybės valdymo procesui įmonėje aprašyti, kokybės gerinimui užtikrinti.

Taip pat ši procedūra reglamentuoja vidaus auditų planavimą, organizavimą, atlikimą ir įforminimą dokumentuose UAB „Įmonė“, siekiant įvertinti įmonės KVS atitiktį LST EN ISO 9001:2008 standarto reikalavimams, tikrinant, ar kokybės vadybos sistemos veikimo rezultatai atitinka planuotas priemones, nustatyti neatitikčių priežastis ir koregavimo veiksmų reikalingumą bei kokybės vadybos sistemos efektyvumą. Nustatyti ar įmonės kokybės vadybos sistema  yra rezultatyviai įgyvendinta ir prižiūrima.

 

Ši procedūra taikoma visuose bendrovės padaliniuose. Taip pat ši procedūra taikoma visiems struktūrinių padalinių vadovams, ten, kur atliekami kokybės vidaus auditai, bei auditoriams, atliekantiems vidaus auditus. Už šios procedūros reikalavimų vykdymą atsako direktorius.

 

2.      PAAIŠKINIMAI IR SANTRUMPOS

Procesas – tarpusavyje susijusių funkcijų visuma, kuri gavinius paverčia produkcija.

Procedūra – nustatyta veiklos ar proceso vykdymo tvarka.

Procesų schemos – grafinis proceso scenarijaus atvaizdavimas. Procesų schemos sudaromos tam, kad būtų galima vizualizuoti įmonės procesus. Tai sudaro galimybę įmonės darbuotojams vienodai pamatyti visas proceso dalis ir nustatyti, kiek šios proceso dalys suderintos viena su kita, leidžia pamatyti silpnas proceso dalis. Procesų schemos leidžia įmonės vadovams planuoti, kokias proceso dalis reikės gerinti.

Kokybės gerinimas - koregavimo veiksmai, kurie apima pakeitimus procedūrų ir verslo valdymo sistemų, siekiant kokybės gerinimo bet kuriame kokybės etape. Tarp ,,koregavimo” ir ,,koregavimo veiksmo” yra skirtumas:

- ,,koregavimas” reiškia taisymą, perdarymą arba reguliavimą ir yra susijęs su esamos neatitikties pašalinimu;

- ,,koregavimo veiksmas” susijęs su neatitikties priežasties pašalinimu.

Kontrolė - tai vadovavimo funkcija, kuri susideda iš šių pagrindinių elementų: 1) atliekamo darbo standartų nustatymo; 2) atliekamų darbų vertinimo; 3) darbų vykdymo palyginimas su nustatytais standartais; 4) kai randama nukrypimų nuo standartų, pasirinktų veiksmų keitimas. Kontrolės funkcija padeda pasiekti strateginius tikslus, išspręsti vidaus problemas ir minimizuoti sąnaudas.

Neatitiktis – nustatyto reikalavimo neatitikimas, kai viena ar daugiau kokybės savybių arba nukrypę nuo nustatytų reikalavimų arba jų iš viso nėra (ISO 9001).

Koregavimo veiksmas – veiksmas, atliekamas siekiant pašalinti neatitikties, defekto ar kito nepageidaujamo įvykio priežastis ir vengti jų pasikartojimo.

Pažeidimas – tai toks darbuotojo veikimas/neveikimas, kai darbuotojas neįvykdė, netinkamai įvykdė savo tiesiogines pareigas arba vadovo duotus nurodymus, už ką jam bus taikomos drausminės atsakomybės sankcijos.

Pagrindiniai rodikliai (Key Performance Indicators, KPI) – pagrindiniai vertinimo rodikliai, kuriuos strateginio planavimo metu nutarta naudoti, matuojant procesų efektyvumą ir efektingumą bei sekti jų pasikeitimo tendencijas. Rodikliai parodo užduočių vykdymo progresą, tikslų įgyvendinimo lygį. Nurodoma dydžiai ir terminai rodiklių pasiekimui. Jie aiškiai ir tiksliai parodo, kur reikia nukreipti pastangas.

Prevencinis veiksmas – veiksmas, atliekamas siekiant pašalinti galimų neatitikties, defekto ar kito nepageidaujamo įvykio priežastis ir sutrukdyti joms atsirasti (prevenciniai veiksmai gali apimti pavyzdžiui nuobaudas) (ISO 9001).

Santrumpos (raidiniai pavadinimų trumpiniai) — tai pavadinimų trumpiniai, sudaryti iš savarankiškų žodžių pirmųjų raidžių. Nesavarankiški žodžiai (jungtukas ir, prielinksniai) praleidžiami. Tiek lietuviški, tiek iš kitų kalbų išversti ar paimti raidiniai sutrumpinimai rašomi be taškų.

Vidaus auditas - KVS auditas, skirtas audito įrodymams surinkti ir objektyviai juos įvertinti, kad būtų nustatytas audito kriterijų atitikties laipsnis.

Audito įrodymai – įrašai, fakto ar kitos informacijos patvirtinimui, kurie susiję su audito kriterijais.

Audito kriterijus – politikų, procedūrų ar reikalavimų visuma.

Audito pastaba - fakto konstatavimas ir pagrindimas objektyviais įrodymais KVS vidaus audito metu.

Auditorius - asmuo, kurio kompetencija leidžia atlikti KVS vidaus auditą.

Audito vadovas - asmuo, paskirtas vadovauti KVS vidaus auditui.

ASVV - Audituojamų struktūrinių padalinių vadovai.

VAK - Vadovybės atstovas kokybei. 

 

Santrumpos darbuotojų kompetencijų lentelėje

T - tvirtina, A - atlieka , D - dalyvauja, Ig – informaciją gauna, Ip – informaciją pateikia, Kn – kontroliuoja.

 

3.      KONTROLĖS IR KOKYBĖS VALDYMO PROCESAS

 

 

Darbuotojų kompetencijų lentelė

 

Eil.

Nr.


VYKDYTOJAI

 

 

VEIKSMAI

Dokumentai

Gen. direktorius

Padalinio vadovai

Darbuotojai

3.1

Planų duomenų registravimas sistemoje

Metiniai planai. Biudžetas

Kn

A

Ig

3.2

Planų vykdymo kontrolė

Metiniai planai. Biudžetas

Kn

A

Ig

3.3

Planų koregavimas

Metiniai planai. Biudžetas

T

A

Ig

3.4

Procedūrų ir instrukcijų tobulinimas

Rodiklių sąvadas

T

A, Ip

Ip

3.5

Informacinių sistemų tobulinimas

 

T, Ip

A

Ip

3.6

Neplaninio vidaus audito vykdymas

 

Vidaus audito ataskaitos

Kn

A

D

3.7.

Prevencinių veiksmų vykdymas

 

Įsakymas

Kn

A

Ig

 

Santrumpos darbuotojų kompetencijų lentelėje

T - tvirtina, A - atlieka , D - dalyvauja, Ig – informaciją gauna, Ip – informaciją pateikia, Kn – kontroliuoja.

 

3.1.       Planų duomenų registravimas sistemoje.

3.1.1.                    Įmonės strateginis ir metiniai planai parengiami pagal procedūrą ,,Strateginio planavimo procedūra“ PR 06.

3.1.2.                    Atsakingas darbuotojas suveda strateginio planavimo informaciją į sistemą.

3.2.Planų vykdymo kontrolė.

3.2.1.                  ,,Strateginio planavimo procedūroje“ PR 06 paskirti atsakingi darbuotojai už rodiklių įvykdymą aprašomi lentelėje 2.

 

Lentelė 2. Atsakingi už metinius rodiklius (pavyzdys)

Perspektyvos

Tikslai

Rodikliai

Rodiklių dydis

Atsakingi darbuotojai

Finansai

 

 

 

 

Klientai

 

 

 

 

Procesai

 

 

 

 

Personalas

 

 

 

 

 

3.2.2.                    Planų vykdymo kontrolė vykdoma pagal numatytus periodus: savaitės, mėnesio, ketvirčio ir metų.

3.2.3.                    Vykdant savaitinių planų kontrolę atliekami padalinių vadovų ir generalinio direktoriaus pasitarimai, kurių metu aptariami pasiekti rezultatai ir suplanuoti kitos savaitės veiksmai.

3.2.4.                    Kontroliuojant savaitinius planus užtikrinama mėnesinė planų kontrolė, lyginant rodiklių planą su faktu (lentelė 3).  

 

Lentelė 3. Plano ir fakto rodiklių palyginimas (pavyzdys)

 

Tikslai

Rodikliai

Rodiklių dydis

Veiksmai

Planas

Faktas

Finansai

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Klientai

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Procesai

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Personalas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2.5.                Nustačius nukrypimus nuo plano vykdymo, ieškomos nukrypimų priežastys. Tam tikslui atsakingi vadovai patikrina ar teisingai įvykdyti suplanuoti veiksmai, ar informacija teisingai įvesta į sistemą. Analizuojami planai ir įrašai dokumentuose bei sistemoje.

3.2.6.                Nefinansiniai rodikliai kontroliuojami tikrinant veiksmus, aprašytus mėnesiniuose planuose (atsakingi darbuotojai, terminai, rodikliai). Veiksmų planus pagal nustatytus rodiklius sudaro atsakingas darbuotojas, tvirtina tiesioginiai vadovai.

3.2.7.                Finansiniai rodikliai kontroliuojami tikrinant mėnesinius finansinius planus, remiantis finansinėse ataskaitose pateikiamais duomenimis.

3.2.8.                  Palyginę gautus rezultatus su standartais, padalinių vadovai kartu su generaliniu direktoriumi turi nuspręsti, ar rezultatai atitinka jų lūkesčius. Jie turi nuspręsti ar nukrypimai yra priimto dydžio ir ar nesudaro pavojų tikslams.

3.2.9.                  Jeigu rezultatai nepatenkinami, padalinio vadovai teikia siūlymus generaliniam direktoriui imtis konkrečių veiksmų padėčiai ištaisyti.

3.3.Finansinių arba veiksmų planų koregavimas, jeigu rezultatai neigiami.

3.3.1.                  Planų koregavimas vykdomas pagal ,,Strateginio planavimo procedūros“ PR 06 aprašytą žingsnį Planų koregavimas.

3.4.Jei planai nevykdomi dėl blogų taisyklių ar procedūrų, procedūrų ir instrukcijų tobulinimas.

3.4.1.                Norint užtikrinti kokybės rodiklių vykdymą, kontroliuojamas procedūrų vykdymas padaliniuose ir  įrašai:

-          klientų skundų registravimo žurnale;

-          tiekėjų ir partnerių darbo broko registravimo žurnale;

-          darbuotojų problemų registravimo žurnale .

3.4.2.                Padalinio vadovai reguliariai atlieka neatitikčių registravimo žurnalų patikrinimą ir padaro įrašus apie atliktą kontrolę.

3.4.3.                Padalinio vadovai sprendžia registruotas darbuotojų problemas pagal „Koregavimo ir prevencinių veiksmų procedūrą NR. 14“.

3.4.4.                Jeigu analizuojant įrašus žurnaluose ir ataskaitas sistemoje paaiškėja, kad yra problemos dėl taisyklių nebuvimo, padalinių vadovai inicijuoja instrukcijų sukūrimą.

3.4.5.                Jeigu kontrolės metu užfiksuojamas netinkamas duomenų įvedimas į verslo valdymo sistemą, tai atsakingas darbuotojas inicijuoja sistemos vartotojų instrukcijų tobulinimą/darbuotojų papildomą mokymą.

3.4.6.                Atsakingas vadovas sistemos vartotojo instrukcijos projektą pateikia suderinimui suinteresuotiems asmenims. Suinteresuoti asmenys išreiškia savo pastabas. Paruošiama galutinė instrukcijos versija.

3.4.7.                Suderintą instrukciją tvirtina generalinis direktorius.

3.4.8.                Asmuo, atsakingas už raštvedybą, užregistruoja naujai sukurtą instrukciją ir sega į instrukcijų originalų bylą.

3.4.9.                Atsakingas darbuotojas instrukcijas talpina informacinės sistemos dokumentų bazėje.

3.4.10.            Atsakingi vadovai supažindina su instrukcija ir paaiškina taisykles darbuotojams.

3.5.Jei verslo valdymo sistemos funkcijos neužtikrina rezultatų kontrolės, siūloma verslo valdymo sistemos tobulinimas.

3.5.1.                  Verslo valdymo sistema yra vienas iš įrankių, leidžiančių atlikti planų kontrolę įmonėje.

3.5.2.                Jeigu padalinio vadovai, vykdydami procesų kontrolę, nustato, kad sistemoje yra klaidų ar trūksta verslo valdymo sistemos funkcionalumo, tai jie inicijuoja pakeitimus ir siūlo sistemos tobulinimo sprendimus.

3.5.3.                Jeigu verslo valdymo sistema neužtikrina efektyvios planų ir procesų kontrolės, padalinio vadovai inicijuoja sistemos pakeitimus.

3.5.4.                Pasiūlymai keitimams pateikiami atsakingam darbuotojui, užpildžius „Paraišką IT sistemų tobulinimui“ (priedas 4).

3.5.5.                Atsakingas darbuotojas derina „Paraišką IT sistemų tobulinimui“ su generaliniu direktoriumi.

3.5.6.                Generalinis direktorius įvertina pastabas bei pasiūlymus ir tvirtina arba atmeta „Paraišką IT sistemų tobulinimui“.

3.5.7.                Jeigu generalinis direktorius patvirtina siūlomus pakeitimus sistemoje, atsakingas darbuotojas už verslo valdymo sistemos priežiūrą pildo „Verslo valdymo sistemos tobulinimo užsakymą“ įmonei diegėjai (priedas 6). Informacinių technologijų keitimus reglamentuoja susitarimai su įmone diegėja.

3.5.8.                Atsakingas darbuotojas už verslo valdymo sistemos priežiūrą pateikia „Sistemos tobulinimo užsakymą“ įmonės diegėjos darbuotojams. Įmonės diegėjos darbuotojai pateikia sistemos pakeitimų darbų kainą.

3.5.9.                Jeigu darbų kaina priimtina, pakeitimų sąmatą tvirtina generalinis direktorius.

3.5.10.            Įmonė diegėja atlieka pakeitimus informacinėje sistemoje. Atsakingas darbuotojas už verslo valdymo sistemos priežiūrą organizuoja sistemos atliktų pakeitimų testavimą.

3.5.11.            Darbuotojas inicijavęs pakeitimus verslo valdymo sistemoje, užpildo „Pasiūlymo pakeitimui“ formoje (priedas 4) grafą „Pakeitimo efektyvumo įvertinimas“.

3.5.12.            Atsakingas darbuotojas už verslo valdymo sistemos priežiūrą pasirašo darbų priėmimo aktą.

3.5.13.            Pakeitimas įsigalioja nuo generalinio direktoriaus įsakymo apie pakeitimo įgyvendinimą išleidimo datos.

3.6.Kontrolinių patikrinimų ir neplaninio vidaus audito vykdymas.

3.6.1.                Padalinių vadovai atlieka neplaninius kontrolinius veiklos patikrinimus tais atvejais, kai nustatomas arba įtariamas pažeidimo atvejis, kuriuo padaroma ar gali būti padaryta įmonei žala dėl darbuotojų veiksmų.

3.6.2.                Kontrolinio veiklos patikrinimo metu tikrinama:

§           darbų saugos, priešgaisrinės saugos, civilinės saugos taisyklių vykdymas;

§           pareiginių nuostatų vykdymas;

§           darbo drausmės taisyklių, instrukcijų vykdymas.

3.6.3.                Atlikus patikrinimą, surašomas patikrinimo aktas (forma Nr.), kuris pateikiamas generaliniam direktoriui.

3.6.4.                  Neplaniniai vidaus auditai atliekami, kai gaunamos reklamacijos produktui ar paslaugai, kitokiu būdu gaunami neigiami atsiliepimai apie produkto ar paslaugos kokybę, mažinantys įmonės veiklos ekonominį efektyvumą ir patikimumą kliento atžvilgiu. Neplaniniams vidaus auditams atlikti išleidžiamas aukščiausios vadovybės įsakymas, kuriame nurodomas audito tikslas, vieta, laikas, audito vadovas. Toliau neplaninis vidaus auditas vykdomas pagal procesą ,,Kokybės vidaus audito procesas“.

3.6.5.                  Vidaus audito išvados pateikiamos generaliniam direktoriui. Generalinis direktorius remdamasis išvadomis imasi atitinkamų veiksmų.

3.7.Prevencinių veiksmų vykdymas.

3.7.1.                Sprendimai vykdomi pagal vadovybinės analizės arba koregavimo - prevencinių veiksmų protokolus pagal „Koregavimo ir prevencinių veiksmų procedūrą NR. 14“.

3.7.2.                Jeigu prevenciniai veiksmai susiję su nuobaudomis darbuotojams, generalinis direktorius išleidžia įsakymą ir kartu su mėnesio atlyginimo patvirtinimu perduoda buhalterijai.

3.7.3.                Darbuotojas informuojamas apie skiriamas nuobaudas.

 

 

4.  KOKYBĖS VIDAUS AUDITO PROCESAS

 

Už šios procedūros reikalavimų vykdymą atsako vadovybės atstovas kokybei, padalinių vadovai ir audituojamų struktūrinių vienetų vadovai.

KVS vidaus audito metu dalyvavę nariai asmeniškai atsakingi už audito rezultatų objektyvumą ir konfidencialumą.

Darbuotojų kompetencijų lentelė

 

Eil.

Nr.


VYKDYTOJAI

 

 

VEIKSMAI

Gen. direktorius

Padalinio vadovai

Audituojamų struktūrinių vienetų vadovas

Audito vadovas

Auditorius

Vadovybės atstovas kokybei

4.1.

Vidaus audito planavimas

Kn

 

Ig

Ig

 

A

4.2.

Pasirengimas vidaus auditui

 

 

 

Ig

 

Ig

 

A

 

 

 

D

4.3.

Audito atlikimas ir ataskaitos parengimas

Ig

D

D

A

D

Ig

4.4.

Koregavimo veiksmai po vidaus audito ir jų įvertinimas

Ig

A

A

D

Ig

Ig

 

Santrumpos darbuotojų kompetencijų lentelėje

T - tvirtina, A - atlieka , D - dalyvauja, Ig – informaciją gauna, Ip – informaciją pateikia, Kn – kontroliuoja.

 

Bendrieji reikalavimai

 

KVS vidaus auditų atlikimo tikslas - siekti įvertinti įmonės kokybės vadybos sistemos atitiktį nustatytiems reikalavimams.

Įmonėje atliekamų vidaus auditų rezultatai naudojami vadovybės analizėms atlikti.

Pagrindiniai vidaus auditų uždaviniai:

·         Nustatyti kokybės vadybos sistemos (proceso) atitiktį arba neatitiktį nustatytiems reikalavimams.

·         Nustatyti kokybės vadybos sistemos (proceso) efektyvumą, siekiant įgyvendinti numatytus tikslus.

 

Vidaus auditų objektais yra visi struktūrinių padalinių vadovai, pati įmonė ir struktūriniai padaliniai, juose vykdomi procesai, kurie užtikrina kokybės vadybos sistemos reikalavimų ir juos aprašančių procedūrų funkcionavimą.

Vidaus audito atlikimo norminis pagrindas yra įmonės kokybės vadybos sistemos dokumentai ir visa įmonėje galiojanti dokumentacija.

Vidaus auditas atliekamas pagal sudarytą metinį planą (priedas 4).

Vidaus audito metinis planas gali būti koreguojamas, atsižvelgiant į kokybės vadybos sistemos (proceso) funkcionavimo efektyvumą ir svarbą, taip pat padidėjus išleidžiamos produkcijos ir paslaugų reklamacijoms iš vartotojų arba pakeitus technologinį procesą ar gamybos organizavimą, įsisavinant naujo tipo gaminį.

Reikalavimai audituojamos įmonės ir jos struktūrinių padalinių vadovams:

Laiku informuoti savo įmonės ar/ir struktūrinio padalinio darbuotojus apie būsimą vidaus auditą ir jo tikslus.

Paskirti įmonės ar struktūrinio padalinio atstovą, kuris dirbs su vidaus audito grupe.

Bendradarbiauti su vidaus audito grupės nariais, sudarant jiems normalias darbo sąlygas bei racionaliai organizuojant vidaus audito atlikimą.

Vidaus audito grupei pareikalavus, nedelsiant suteikti reikalingą informaciją bei parodyti dokumentaciją ir aprūpinti visomis reikiamomis priemonėmis auditui atlikti.

Po vidaus audito numatyti koregavimo priemones ir jas įdiegti, kad pašalinti rastas neatitiktis.

 

4.1.                        Vidaus auditų planavimas.

4.1.1.                  Vidaus auditai gali būti planiniai ir neplaniniai.

4.1.2.                  Planiniai vidaus auditai atliekami pagal metinį vidaus auditų planą (Priedas 4), kurį parengia VAK, įvertindamas buvusių auditų rezultatus, vadovybės vertinamosios analizės ataskaitas ir kitą informaciją. Planą tvirtina generalinis direktorius. Patvirtinto vidaus auditų plano originalą saugoja VAK, o kopijos įteikiamos audituojamiems struktūriniams padaliniams, įmonėms ir auditų vadovams.

4.1.3.                  Planiniai vidaus auditai atliekami ne rečiau kaip vieną kartą per metus.

4.1.4.                  Neplaniniai vidaus auditai atliekami, kai gaunamos reklamacijos produktui ar paslaugai, kitokiu būdu gaunami neigiami atsiliepimai apie produkto ar paslaugos kokybę, mažinantys įmonės veiklos ekonominį efektyvumą ir patikimumą kliento atžvilgiu. Neplaniniams vidaus auditams atlikti išleidžiamas aukščiausios vadovybės įsakymas, kuriame nurodomas audito tikslas, vieta, laikas, audito vadovas.

4.2.                        Pasirengimas vidaus auditui.

4.2.1.                  Vidaus audito vadovas, metinio auditų plano pagrindu:

-          nustato audito tikslus, taikymo sritį ir kriterijus;

-          parenka auditorių  grupę ir numato tikslią audito atlikimo datą;

-          atlieka KVS dokumentų analizę;

-          parengia vidaus audito ataskaitos (Priedas 5) ir vidaus audito klausimyno (Priedas 6) formas;

-          parengia neatitikimų ir koregavimo veiksmų protokolo formą (Priedas 7).

4.2.2.                  Vidaus audito klausimyno formą gali parengti auditorius. Joje turi atsispindėti tikrinamų  dokumentų audituojamajame struktūriniame padalinyje sąrašas bei numatomi klausimai.

4.2.3.                  Audito grupės narių skaičius priklauso nuo audito apimties. Audito vadovas pasirenka auditorių komandą, esant būtinumui jos sudėtį tvirtina generalinis direktorius. Auditoriai parenkami iš įmonės darbuotojų, kurie neatlieka tiesioginių pareigų audituojamajame struktūriniame padalinyje ir turi pakankamai žinių audituojamoje srityje (auditoriais gali būti tik vidiniams auditams apmokyti asmenys).

4.3.                        Auditų atlikimas ir ataskaitų parengimas.

4.3.1.                  Auditoriai turi užtikrinti audituojamo struktūrinio padalinio medžiagų, priemonių ir dokumentacijos saugumą bei konfidencialumą. Laikytis etikos reikalavimų bei pagarbos su audituojamo struktūrinio padalinio darbuotojais.

4.3.2.                  Audito vadovas pilnai atsako už audito eigą bei jo rezultatus.

4.3.3.                  Auditas pradedamas įžanginiu pasitarimu su audituojamo struktūrinio padalinio vadovu. Jo metu audito vadovas pristato audito grupę, nurodo audito programą, tikslą, taikymo sritį, kriterijus, naudojamus metodus, trumpai supažindina su šio audito klausimynu, suderina baigiamojo susirinkimo  ir ataskaitos pateikimo laiką.

4.3.4.                  Audito metu tikrinama, ar yra kokybės vadybos sistemos (procesų) reikalavimus atitinkantys dokumentai, ar tais dokumentais naudojantis galima pasiekti numatytus kokybės politikos tikslus ir ar juos pakankamai supranta bei jais naudojasi įmonės ir struktūrinio padalinio darbuotojai. Audito metu duomenys išvadoms renkami, kalbantis su darbuotojais, stebint jų darbą darbo vietose.

4.3.5.                  Auditoriai pildo vidaus audito klausimyną, kurio duomenimis pasinaudoja, rengiant audito ataskaitą. Audito vadovas užpildo neatitikimų ir jų koregavimo veiksmų protokolo (toliau - audito protokolo) I ir II dalis (priedas 7). Protokolo II dalies pirmame punkte fiksuojamos neatitiktys ar pastabos negali būti neargumentuotos. Čia turi būti užfiksuota ne tik neatitiktis ar pastaba, bet ir standarto ar procedūros numeris, punktas, papunktis.

4.3.6.                  Audito pabaigoje rengiamas audito grupės įmonės direktoriaus ir struktūrinio padalinio vadovo baigiamasis susirinkimas. Audito vadovas suderina su įmonės ar struktūrinio padalinio vadovu  neatitikimų ir jų koregavimo veiksmų protokolą, kuriame nurodo pastabas ir neatitiktis bei gali pasiūlyti koregavimo veiksmus.

4.3.7.                  Vidaus audito rezultatai pateikiami audito ataskaitoje (priedas 5). Ją parengia audito vadovas per tris darbo dienas po baigiamojo susirinkimo. Ataskaitos originalas perduodamas audituojamojo įmonės ir/ar struktūrinio padalinio vadovui, o kopija, su užpildytų protokolų kopijomis – VAK.

4.4.                        Koregavimo veiksmai po vidaus audito ir jų įvertinimas.

4.4.1.                  Įmonės direktorius ar audituojamo struktūrinio padalinio vadovas, susipažinęs su ataskaita ir neatitikimų bei jų koregavimo veiksmų protokolu (I ir II dalimis), numato koregavimo veiksmus ir organizuoja jų vykdymą. Po įvykdymo jis užpildo neatitikimų ir jų koregavimo veiksmų protokolo III dalį (priedas 7). Koregavimo veiksmų rezultatyvumą įvertina audito vadovas ar paskirtas tam tikslui auditorius, kuris užpildo neatitikimų ir jų koregavimo veiksmų protokolo IV dalį (patikros rezultatų ataskaita).

Kiekviena užfiksuota neatitiktis ar pastaba iškelianti problemą, turi būti sprendžiama PR09-2009 procedūros numatyta tvarka.

4.4.2.                  Jei koregavimo veiksmai nerezultatyvūs, informacija perduodama VAK. Tolimesni veiksmai vykdomi remiantis PR 14 procedūra.

4.4.3.                  Jei rezultatai patenkinami - neatitikimų ir jų koregavimo veiksmų protokolo kopija perduodama VAK, o originalą pasilieka įmonės ar struktūrinio padalinio vadovas.

4.4.4.                  VAK užpildo vidinio audito registracijos žurnalą (priedas 8).

4.4.5.                  VAK įmonės aukščiausiai vadovybei kas pusmetį pateikia informaciją apie įvykdytus auditus ir jų rezultatyvumą.

 

 

5. PRIEDAI

 

Priedas 1.

Paraiška IT sistemų tobulinimui

 

Siūloma pakeisti IT sistemos funkcijas: ____________________________________________________________________

 

Siūlomo pakeitimo pavadinimas

Pakeitimo priežastis

Siūlomas sprendimas

Pateikėjas (padalinio pavadinimas, pareigos, v. pavardė, parašas)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pakeitimo efektyvumo įvertinimas:

__________________________________________________________________________________________

 

__________________________________________________________________________________________

 

__________________________________________________________________________________________

 

 

 

 

Priedas 3.

INFORMACINĖS SISTEMOS TOBULINIMO UŽSAKYMAS Nr. __

 

 

Užsakovas:         ______________________       

Vykdytojas:     ___________________

 

 

Registravimo data:________________

Pakeitimo ID: ___________________

Pagrindas: lydraštis keitimams Nr. __________

 

 

Skubumas:

Kritinis (reikia įdiegti skubiai)

Skubus (reikia įdiegti artimiausiu metu)

Neskubus (reikia įdiegti pagal suderintą planą)

 

Pakeitimo užsakymo aprašymas:

 

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

 

 

Užsakovas:

 

 

 

 

 

Vardas, Pavardė

Pareigos

Parašas

Data

 

 

 

 

Priedas 4.                              

 

 

Įmonės kokybės vadybos sistemos metinis vidaus auditų  planas …….. m.

 

Eil. Nr.

Tikrinamo (audituojamo) struktūrinio padalinio pavadinimas

Proceso (procedūros) pavadinimas

Audito data

(įvykdymo terminas)

Audito vadovas

(v.pavardė)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Parengė:

Vadovybės atstovas kokybei

                                               

 

 

Priedas 6.                                                                                           

 

 

 VIDAUS AUDITO KLAUSIMYNAS

 

Eil. Nr.

Klausimai kokybės sistemai

Kokiame KVS dokumente įforminta (dokumento žymuo)

Įvertinimas

Audito pastabos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Parengė: ………….

 

Pareigos ,vardas, pavardė, parašas

 

 

Priedas 7.        

Neatitikimų ir jų korekcinių veiksmų protokolas

 

 

 

AUDITUOJAMASIS STRUKTŪRINIS VIENETAS :                                                    DATA:

 

 

 

 

 

I

PAGR. NEATITIKTIS                            NUMERIS……………..PASKUTINIS TERMINAS ………………

 

NEPAGR. NEATITIKTIS                        NUMERIS……………..PASKUTINIS TERMINAS ……………..

 

AUDITO VADOVAS : …………………………………………….. PARAŠAS

KITI AUDITORIAI : ………………………………………………. PARAŠAS

                                      …………………………………………….. PARAŠAS

 

 

1.   PAGRIND./NEPAGRIND.NEATITIKTIS

 

 

II

2. AUDITO REIKALAVIMAS

 

 

 

3. KOREKCINIS  VEIKSMAS

 

 

III

 

AUDITUOJAMO STRUKTŪRINIOVIENETO VADOVAS: ……………………………………

…………….                            …………………………..                              …………………….

     Data                                                   Parašas                                                        Pareigos

 

 

 

NEATITIKTIS IŠANALIZUOTA IR KOREKCINIS VEIKSMAS ATLIKTAS:

……………….                            …………………………..                              ………………….

          Data                                                   Parašas                                                        Pareigos

IV

KOREKCINIO VEIKSMO REZULTATYVUMO PATIKRINIMAS:

 

………………….                            …………………………..                              ……………….

           Data                                                   Parašas                                                        Pareigos

 

 

 

Jeigu naudojate savo veikloje dokumentuose pateiktą informaciją, prašau atsiųsti 5 Lt svetainės vystymui užtikrinti:

Sąskaita: LT657044000233610239

Gavėjas: Algirdas Svaravičius

Bankas: SEB bankas