Pagrindinis svetainės puslapis

 

 

Dokumentų valdymo procedūra

 

 

 

TURINYS

 

 

 

 

1.          PASKIRTIS IR TAIKYMO SRITIS  4

2.          PAAIŠKINIMAI IR SANTRUMPOS  4

3.          BENDRAS DOKUMENTŲ VALDYMO PROCESAS  6

4.          SUTARČIŲ, PASIŪLYMŲ, IŠANKSTINIŲ SĄSKAITŲ, DARBŲ AKTŲ, GARANTINIŲ TALONŲ, VARTOTOJŲ INSTRUKCIJŲ VALDYMAS  12

5.          ORGANIZACINIŲ IR TVARKOMŲJŲ DOKUMENTŲ VALDYMAS  13

6.          NORMINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMAS  14

7.          ĮMONĖS ANTSPAUDŲ NAUDOJIMAS  14

11.            PRIEDAI 15

 

 

1.      PASKIRTIS IR TAIKYMO SRITIS

Procedūra skirta dokumentų valdymui UAB ,,Įmonės” ir apima visą dokumentų gyvavimo ciklą nuo jų parengimo iki sunaikinimo. Procedūroje aprašytas dokumentų valdymas - sisteminis informacijos rinkimo, pavertimo naudingomis žiniomis procesas, kuris padeda darbuotojams efektyviau atlikti savo funkcijas.

 

Ši procedūra taikoma visuose bendrovės struktūriniuose padaliniuose. Už šios procedūros reikalavimų vykdymą atsako direktoriaus pavaduotojas.

2.      PAAIŠKINIMAI IR SANTRUMPOS

 

Procesas – tarpusavyje susijusių funkcijų visuma, kuri gavinius paverčia produkcija.

Procedūra – nustatyta ir aprašyta veiklos ar proceso vykdymo tvarka.

Procesų schemos – grafinis proceso scenarijaus atvaizdavimas. Procesų schemos sudaromos tam, kad būtų galima vizualizuoti įmonės procesus. Tai sudaro galimybę įmonės darbuotojams vienodai pamatyti visas proceso dalis ir nustatyti, kiek šios proceso dalys suderintos viena su kita, leidžia pamatyti silpnas proceso dalis. Procesų schemos leidžia įmonės vadovams planuoti, kokias proceso dalis reikės gerinti.

Dokumentas – materialus objektas (popierius, nuotrauka, kompaktinis diskas, ir pan.) kuriame užfiksuota tam tikra informacija, kuri yra skirta saugoti ir naudoti.

Elektroninis dokumentas - paruoštas, saugomas ir perduodamas informacinių technologijų priemonėmis, su įstaigos veikla susijęs jos parengtas ar gautas ir į įstaigos dokumentų valdymo sistemas įtrauktas dokumentas.

Dokumentų valdymas – tai sudėtinis procesas apimantis visą dokumento gyvavimo ciklą: nuo sukūrimo, derinimo, naujų versijų kūrimo, iki saugojimo, archyvavimo ir sunaikinimo.

Pilną dokumento gyvavimo ciklą sudaro:

1. Dokumento sukūrimas.

2. Dokumento derinimas.

3. Dokumento tvirtinimas.

4. Dokumento registravimas (užtikrinamas atsekamumas).

5. Dokumento originalo (arba kopijos) saugojimas.

6. Dokumento naudojimas sistemoje (užtikrinama greita paieška).

7. Dokumento versijos atnaujinimas.

8. Dokumento archyvavimas.

9. Dokumento naikinimas.

Dokumentų valdymo sistema – informacinė sistema, kuri automatizuoja dokumentų valdymo procesą įmonėje, užtikrindama efektyvų dokumentų gyvavimo ciklą.

Organizaciniai dokumentai – įstatai, nuostatai, akcininkų susirinkimų ir valdybos posėdžių protokolai , taisyklės, instrukcijos.

Tvarkomieji dokumentai – įsakymai, potvarkiai, nutarimai, protokolai, nurodymai.

Informaciniai dokumentai – protokolų išrašai, aktai, pažymėjimai, pažymos ir kt.

Normatyviniai dokumentai – dokumentai nustatantys paslaugų atlikimo taisykles, taip pat kitokie valstybės reglamentuoti norminiai aktai (įstatymai, vyriausybės nutarimai, kitų valstybinių institucijų patvirtinti reglamentai, taisykles, kt.).

Raštas – dokumentas, skirtas kitoms institucijoms bei atskirų bendrovių arba tos pačios bendrovės struktūrinių vienetų tarpusavio susirašinėjimams, sprendžiant įvairius tarpusavio darbo klausimus.

Žymuo - sutartinių ženklų rinkinys, sudarytas iš skaitmenų arba skaitmenų ir raidžių, vienareikšmiškai ženklinantis dokumentus

Archyvas – tai įmonės vieta, kurioje saugomi dokumentai, nenaudojami kasdienėje veikloje, bet kurių informacija gali būti panaudota ateityje (kaip įrodymai, atsekamumui užtikrinti ir kt.)

Elektroninis archyvas – duomenų bazė, kurios paskirtis - susistemintų elektroninių dokumentų archyvinis saugojimas atsarginėje kopijoje, reglamentuotas GD įsakymu.

Dokumentų valdymo procedūroje aprašomas popierinių ir elektroninių dokumentų valdymas įmonėje.

Vartotojų teisių lygis – kurį priskyrus darbuotojui, sistemos administratorius suteikia vartotojui teisę naudoti atitinkamomis funkcijomis sistemoje.

Santrumpos (raidiniai pavadinimų trumpiniai) — tai pavadinimų trumpiniai, sudaryti iš savarankiškų žodžių pirmųjų raidžių. Nesavarankiški žodžiai (jungtukas ir prielinksniai) praleidžiami. Tiek lietuviški, tiek iš kitų kalbų išversti ar paimti raidiniai sutrumpinimai rašomi be taškų.

Santrumpos darbuotojų kompetencijų lentelėje

T - tvirtina, A - atlieka , D - dalyvauja, Ig – informaciją gauna, Ip – informaciją pateikia, Kn – kontroliuoja.

 

 

3.      BENDRAS DOKUMENTŲ VALDYMO PROCESAS


Darbuotojų kompetencijų lentelė

 

Eil.

Nr.


VYKDYTOJAI

 

 

VEIKSMAI

Dokumentai

Gen. direktorius

Asmuo atsakingas už dokumentų valdymo sistemą

Dokumento leidėjas

Darbuotojai

Asmuo arsakingas už gautų dokumentų priėmimą

Biuro administratorė

3.1

Naujo dokumento sukūrimas

 

 

 

A

 

 

 

3.2

Dokumento derinimas

 

 

 

A

D

 

 

3.3

Dokumento tvirtinimas

 

T

 

Ig

Ig

 

 

3.4

Dokumento registravimas

Įmonės dokumentų registravimo žurnalas (Priedas 8)

 

 

Ip

 

 

A

3.5

Dokumento originalo saugojimas

 

 

 

Ip

 

 

A

3.6

Dokumento publikavimas sistemoje

 

Ig

A

A

Ig

 

A

3.7

Dokumento naudojimas

 

A

A

A

A

 

A

3.8

Dokumento versijos keitimas

 

T

Ig

A

Ig

 

Ig

3.9

Dokumento archyvavimas

Archyvo dokumentų registravimo žurnalas

Kn

 

 

 

 

A

3.10

Dokumento naikinimas

Įmonės dokumentų registravimo žurnalas (Priedas 8)

T

Ip

A

 

 

Ip

3.11

Dokumento gavimas iš kitų įmonių

 

 

 

 

 

A

A

3.12

Dokumento gavėjo identifikavimas

 

 

 

 

 

A

A

3.13

Gautų dokumentų registravimas

Gautų dokumentų registravimo žurnalas (Priedas 9)

Kn

 

 

Ig

 

A

3.14

Dokumento perdavimas gavėjui

 

Ig

 

 

Ig

A

A

3.15

Darbas su dokumentu

 

A

A

A

A

 

A

3.16

Priminimo pranešimo apie išsiuntimo datą registravimas

 

 

 

 

A

 

 

3.17

Atsakymo paruošimas

 

 

 

 

A

 

Ig

3.18

Dokumento registravimas siunčiamų dokumentų registre ir išsiuntimas

Siunčiamų dokumentų registravimo žurnalas (Priedas 10)

Kn

 

 

Ip

 

A

 

Santrumpos darbuotojų kompetencijų lentelėje

T - tvirtina, A - atlieka , D - dalyvauja, Ig – informaciją gauna, Ip – informaciją pateikia, Kn – kontroliuoja.

 

Įmonėje dokumentai atsiranda dviem būdais: įmonėje sukuriamas dokumentas arba dokumentas ateina iš išorės. Įmonėje sukurti dokumentai registruojami bendrame dokumentų registre arba, jei sukurtas dokumentas siunčiamas, siunčiamų dokumentų registre. Dokumentai atėję iš išorės registruojami gautų dokumentų registre. Bendrų, siunčiamų ir gautų dokumentų registrai sukurti elektronine forma ir patalpinti dokumentų valdymo sistemoje. Toliau procedūroje aprašytas šių dokumentų panaudojimas. 

Popierinių dokumentų registravimo schema

 

 

3.1.       Naujo dokumento sukūrimas.

3.1.1.                  Dokumento leidėju vadinamas darbuotojas, kuris rengia, derina dokumentą su arba ruošia dokumento keitimus.

3.1.2.                  Dokumentų ruošinius ir formas sukuria atsakingas vadovas, derindamas su suinteresuotais darbuotojais.

3.2.       Dokumento derinimas.

3.2.1.                  Leidėjas dokumentą derina su darbuotojais, dalyvaujančiais dokumento kūrime. Suinteresuoti darbuotojai, su kuriais derinamas naujas dokumentas, pateikia leidėjui savo pastabas ar pasiūlymus.

3.2.2.                  Iškilus esminiams prieštaravimams tarp dokumento leidėjo ir vadovų, sprendimą priima generalinis direktorius.

3.3.       Dokumento tvirtinimas.

3.3.1.                  Parengtą dokumentą pasirašo leidėjas, tvirtina atsakingas vadovas arba generalinis direktorius. Dokumento leidėjas surenka suderinimo parašus iš visų struktūrinių vienetų vadovų, dalyvaujančių dokumento kūrime.

3.3.2.                  Dokumentas įsigalioja nuo jo patvirtinimo datos, jei nenurodoma kitaip dokumento antraštiniame arba pirmajame lape.

3.4.       Dokumentų registravimas.

3.4.1.                  Įmonės dokumentai (šablonai, taisyklės, formos) registruojami „Bendrame dokumentų registravimo žurnale“ (priedas 8). Žurnalų struktūra pateikiama klasifikatoriuje „Žurnalų ir dokumentų klasifikatoriuje“.

3.4.2.                  „Bendras dokumentų registravimo žurnalas“ saugomas dokumentų valdymo sistemoje .

3.4.3.                  Dokumentus registruoja asmuo turintis teisę tvarkyti ,,Bendrąjį dokumentų registravimo žurnalą“.  

3.4.4.                  Registruojant dokumentą, jam suteikiamas unikalus numeris. Dokumentų numeravimo pavyzdys: Dokumentas Nr. INS024:

INS – dokumento tipas – „Instrukcija“;

024 – dokumento registravimo eilės numeris dokumento registravimo žurnale.

3.5.       Dokumento originalo saugojimas.

3.5.1.        Užregistruotas dokumentas įsegamas į originalų bylą, kuri saugoma pas biuro administratorę.

3.5.2.        Dokumentų byloms ir žurnalams yra suteikiami numeriai. Žurnalai ir bylos registruojamos „Bylų ir žurnalų nomenklatūroje“ (priedas 8).  

3.5.3.        Žurnalų numeravimo tvarka: ŽR1. ŽR – tipas „žurnalas“, 1 -žurnalo registravimo eilės numeris „Bylų ir žurnalų nomenklatūroje“.

3.5.4.        Bylų numeravimo tvarka: BY12. BY – tipas „byla“, 12 - bylos registravimo eilės numeris „Bylų ir žurnalų nomenklatūroje“. Bylos pavadinime turi atsispindėti raktiniai žodžiai, iš kurių galima nustatyti, kokie dokumentai saugomi byloje.

3.5.5.        Bylų ir žurnalų nomenklatūra saugoma pas biuro administratorę. Nomenklatūros formą patvirtina generalinis direktorius.

3.6.       Dokumento publikavimas sistemoje.

3.6.1.        Atsakingas darbuotojas sukuria dokumentų valdymo sistemos struktūrą, kurią sudaro: dokumentų katalogai ir subkatalogai. Katalogai numeruojami sistemoje eilės tvarka pagal sukūrimo eilę.

3.6.2.        Dokumentų ruošinius ir formas, kurių paskutinių versijų naudojimą reikia garantuoti, talpina atsakingas darbuotojas. Apie naujų versijų patalpinimą informuoja suinteresuotus darbuotojus.

3.6.3.        Darbuotojams teises naudotis dokumentais pagal lygius (roles), patvirtintus generalinio direktoriaus  (priede 3), sistemoje suteikia atsakingas darbuotojas.

3.6.4.        Elektroninių dokumentų apsauga atliekama darant dokumentų valdymo sistemos atsargines kopijas instrukcijoje numatyta tvarka, kurią tvirtina generalinis direktorius.

3.7.       Dokumentų naudojimas.

3.7.1.        Darbuotojai, kuriems suteiktos tiesės naudotis dokumentais, vykdydami savo veiklos funkcijas gauna reikalingus dokumentus ir naudoja juose pateiktą informaciją.

3.8.       Jeigu reikalinga atnaujinti versiją, dokumento versijos keitimas.

3.8.1.        Pasiūlymus dokumento keitimams gali pateikti visi įmonės darbuotojai. Pasiūlymai keitimams pateikiami tiesioginiam vadovui, užpildžius „Pasiūlymo keitimams formą” (priedas 1) arba laisva forma.

3.8.2.        Keitimus dokumente parengia dokumento leidėjas. Dokumento leidėjas derina pakeitimus su atsakingais vadovais, kurių veiklą įtakoja pakeitimai. Suderinus pakeitimus, parengiama nauja dokumento versija. Ant dokumento titulinio lapo užrašoma versijos numeris.

3.8.3.        Naują dokumento versiją tvirtina atsakingas vadovas. Nauja versija registruojama dokumentų registracijos žurnale ir talpinama bei saugoma dokumentų valdymo sistemoje .

3.8.4.        Sena dokumento versija išimama iš dokumentų valdymo sistemos. 

3.8.5.        Iškilus esminiams prieštaravimams dėl dokumentų keitimų tarp dokumento leidėjo ir atsakingų vadovų, sprendimą priima generalinis direktorius. Esant būtinybei, pakeitimai svarstomi darbo grupės susirinkimo metu.

3.8.6.        Darbuotojai, inicijavę dokumento pakeitimą, įvertina pakeitimo efektyvumą „Pasiūlymo pakeitimui“ formoje (priedas 1) užpildę grafą „Pakeitimo efektyvumo įvertinimas“.

3.9.       Jeigu reikalinga dokumentus archyvuoti, dokumentų archyvavimas.

3.9.1.        Biuro administratorė dokumentus, kuriuos reikia archyvuoti, pagal nustatytą reglamentą paruošia dokumentus ir perduoda į archyvą. Bylų nomenklatūroje įrašoma pastaba apie bylos perdavimą į archyvą.

3.9.2.        Kad visi saugotini įmonės dokumentai būtų išsaugoti reikiamą laiką bei būtų užtikrinta jų paieška atsako darbuotojas atsakingas už archyvą.

3.10.   Dokumento naikinimas.

3.10.1.    Dokumentai, kurių nereikia archyvuoti yra sunaikinami atsakingo darbuotojo pagal nustatytą reglamentą. Jeigu naikinamas dokumentas registruotas žurnale, atsakingas asmuo daro atžyma apie jo sunaikinimą.

3.10.2.    Už archyvavimą atsakingas asmuo sudaro naikintinų dokumentų, kurių saugojimo archyve laikas baigėsi, sąrašą ir pateikia jį generaliniam direktoriui tvirtinti.

3.10.3.    Dokumentų, kurių saugojimo terminas archyve yra pasibaigęs, naikinimui generalinis direktorius paskiria komisiją.

3.10.4.    Komisijos pirmininkas informuoja atsakingą už archyvavimą darbuotoją ir komisijos narius apie dokumentų naikinimo datą.

3.10.5.    Sunaikinus dokumentus, surašomas dokumentų naikinimo aktas (priedas 2), kurį tvirtina komisija.

3.10.6.    Patvirtintas dokumentų naikinimo aktas registruojamas archyvo apskaitos žurnale ir saugomas archyvo patalpose.

3.11.   Dokumento gavimas iš kitų įmonių.

3.11.1.    Dokumentus gaunamus iš kitų įmonių priima asmuo atsakingas už dokumentų priėmimą.

3.12.   Dokumento gavėjo identifikavimas.

3.12.1.    Biuro administratorė identifikuoja dokumento gavėją, kuriam adresuotas dokumentas.

3.13.   Dokumento registravimas gautų dokumentų registravimo žurnale.

3.13.1.       Biuro administratorė registruoja dokumentą ,,Gautų dokumentų žurnale“.

3.13.2.       Biuro administratorė dokumentą, kurio gavėjas nėra aiškus, perduoda generaliniam direktoriui.

3.13.3.       Generalinis direktorius peržiūri dokumentą ir paskiria dokumento vykdytoją. Biuro administratorė registruoja dokumentus „Gautų dokumentų registravimo žurnale“ (priedas 9) ir pažymi paskirtą gavėją.

3.13.4.       Gautų neregistruojamų dokumentų sąrašas pateikiamas priede 7.

3.13.5.       Jei dokumente nurodyta atsakymo pateikimo data, registruojama informacija dokumentų valdymo sistemoje.

3.14.   Dokumento perdavimas gavėjui.

3.14.1.       Biuro administratorė užregistravusi dokumentą, padaro kopiją ir perduoda ją darbuotojui.

3.14.2.       Biuro administratorė dokumentų valdymo sistemoje suteikia dokumentui požymį, patvirtinantį dokumento gavimą.

3.15.   Darbas su dokumentu.

3.15.1.       Darbuotojas, vykdydamas savo funkcijas, pasinaudoja dokumento informacija.

3.15.2.       Gauti dokumentai gali būti perpaskirstomi kitiems darbuotojams. Perpaskirstymas - gauto dokumento nukreipimas vykdytojui su užduoties įvykdymo terminu, padarius atžymą ,,Gautų dokumentų registravimo žurnalo” skiltyje ,,Pastabos”.

3.16.   Priminimo pranešimo apie išsiuntimo datą registravimas.

3.16.1.       Jeigu būtina paruošti atsakymą į gautą dokumentą, sistemoje registruojama priminimo data, kada atsakymas turi būti paruoštas ir išsiųstas.

3.17.   Atsakymo ruošimas.

3.17.1.              Atsakingas darbuotojas paruošia atsakymą pagal numatytus terminus arba susitarimą su dokumento siuntėju.

3.18.   Dokumento registravimas siunčiamų dokumentų registravimo žurnale ir išsiuntimas.

3.18.1.              Darbuotojas paruošęs atsakymą, jeigu būtina, sužino registracijos numerį pas biuro administratorę.

3.18.2.              Darbuotojas suteikia registracijos numerį dokumentui ir išsiunčia dokumentą adresatui. Dokumento originalą darbuotojas pateikia biuro administratorei, kuri registruoja dokumentą „Siunčiamų dokumentų registravimo žurnale“. Jei siunčiamas atsakymas į gautą dokumentą, dokumentai susiejami dokumentų valdymo sistemoje.

3.18.3.              Registruojami siunčiami dokumentai - tai dokumentai, kuriuos bendrovė siunčia į kitas įstaigas, įmones ar organizacijas su siuntėjo parašu ir registro numeriu, kurių išsiuntimo faktas turi būti įrodytas įrašu žurnale.

3.18.4.              Registruojami siunčiami dokumentai pasirašomi pagal įmonėje nustatytą dokumentų pasirašymo tvarką.

3.18.5.              Darbuotojai siunčiamus dokumentus registruoja jų išsiuntimo dieną.

3.18.6.              Išsiųstų dokumentų originalai saugomi pas biuro administratorę „Išsiųstų dokumentų byloje“. Gale metų, jeigu būtina, bylos perduodamos į archyvą.

3.18.7.              Jeigu paštu išsiunčiamas originalas, tai „Išsiųstų dokumentų byloje“ saugomos išsiųstų dokumentų kopijos.

3.18.8.              Jeigu siunčiamo dokumento informacija svarbi kitiems įmonės darbuotojams, tai dokumento kopija el. paštu išsiunčiama suinteresuotiems darbuotojams. Jeigu dokumentas išsiunčiamas iš verslo valdymo sistemos, dokumento gavėjo kortelėje sistema registruoja išsiuntimo faktą, laiką ir prisega išsiųstą dokumentą.

 

4.      SUTARČIŲ, PASIŪLYMŲ, IŠANKSTINIŲ SĄSKAITŲ, DARBŲ AKTŲ, GARANTINIŲ TALONŲ, VARTOTOJŲ INSTRUKCIJŲ VALDYMAS

 

4.1.                        Sutarčių valdymas.

4.1.1.                  Sutartys rengiamos naudojant tipinę formą, parengtą naudojant ,,Pirkimo – pardavimo sutarties būtinuosius elementus“. Jei sutartis netipinė, sutartis derinama su juristu ir kitais specialistais.

4.1.2.                  Pirkimų sutartis pasirašo generalinis direktorius arba atsakingas padalinio vadovas. Pardavimų sutartis vizuoja padalinio vadovas ir pasirašo įgaliotas asmuo.

4.1.3.                  Sutarties originalas registruojamas įmonės ,,Sutarčių registre“ ir suteikiamas registro numeris. Pasirašyta ir užregistruota sutartis pateikiama pasirašyti kitai šaliai. Visų šalių pasirašytos sutarties įmonės egzempliorius perduodamas biuro administratorei.

4.1.4.                  Pasirašytų sutarčių originalus biuro administratorė skanuoja ir talpina įmonės dokumentų valdymo sistemoje tam skirtoje byloje. Biuro administratorė originalų sutarties egzempliorių sega į sutarčių bylą, o padarytą sutarties kopiją perduoda atsakingiems darbuotojams naudojimui.

4.2.                        Pasiūlymų valdymas.

4.2.1.                  Komercinius pasiūlymas rengia pardavimų vadybininkai naudodami pasiūlymų šablonus. Yra paruošti įvairių tipų komercinių pasiūlymų šablonai pagal pasiūlymų sudėtingumą, kurie patalpinti dokumentų valdymo sistemoje. Pasiūlymo turinys priklausomai nuo paslaugos rūšies, pateikiama informacija klientui apie paslaugos turinį, atlikimo terminus, kiekius, kainą bei vykdytoją.

4.2.2.                  Pardavimų vadybininkas užpildo komercinio pasiūlymo informaciją, jei reikia, derina su atsakingais vadovais.  Jeigu būtina, atsakingi vadovai komercinį pasiūlymą tvirtina.

4.2.3.                  Pardavimų vadybininkas įsega komercinį pasiūlymą į Pasiūlymų bylą. Taip pat talpina informaciją dokumentų valdymo sistemoje  tam skirtoje byloje.

4.2.4.                  Jeigu būtina, komercinis pasiūlymas registruojamas kaip siunčiamas dokumentas. Jei pasiūlymas išsiunčiamas iš verslo valdymo sistemos, adresato kortelėje sistema registruoja išsiuntimo faktą, laiką ir prisega išsiųstą dokumentą.

4.2.5.                  Atsakingi vadovai verslo valdymo sistemoje gali analizuoti visus išsiųstus komercinius pasiūlymus.

4.2.6.                  Pardavimo vadybininkui gavus atsakymą į komercinį pasiūlymą, atsakymas registruojamas verslo valdymo sistemoje. Tokiu būdu galima analizuoti komercinių pasiūlymų efektyvumą ir atsisakymo priežastis.

4.3.                        Išankstinių sąskaitų faktūrų valdymas.

4.3.1.                  Tie padaliniai, kurių darbuotojai gauna išankstines sąskaitas faktūras, jas nuskanuoja ir talpina dokumentų valdymo sistemoje .

4.3.2.                  Buhalterijos darbuotojai suveda išankstinių sąskaitų faktūrų duomenis į verslo valdymo sistemą, kad darbuotojai matytų atsiskaitymus su tiekėjais ir pirkėjais.

4.4.                        Darbų aktų ir garantinių talonų valdymas.

4.4.1.                  Darbų aktų ir garantinių talonų šablonai saugomi dokumentų valdymo sistemoje.  Atsakingi darbuotojai užpildo šablonų formas ir pasirašo. Jeigu yra poreikis, pateikiami dokumentai kitoms suinteresuotoms pusėms pasirašyti.

4.4.2.                  Užpildyti ir pasirašyti darbų aktai ir garantiniai talonai perduodami TC apskaitininkui, kuris suveda informaciją į sistemą ir dokumentų originalus talpina atitinkamai į darbų aktų ir garantinių talonų bylas.

4.4.3.                  Pasibaigus darbų aktų ir garantinių talonų galiojimo laikui, dokumentai perduodami komisijai sunaikinti.

4.5.                        Vartotojų instrukcijų valdymas.

4.5.1.                  Atsiradus naujam produktui, produkto vadovas vartotojo instrukciją patalpina dokumentų valdymo sistemoje .

4.5.2.                  Vartotojų instrukcijos saugomos dokumentų valdymo sistemoje .

4.5.3.                  Atsakingi darbuotojai pagal poreikį užsako vartotojų instrukcijų dokumentų spausdinimą.

4.5.4.                  Pardavimo procese vartotojų instrukcijos perduodamos klientui su prekėmis pagal numatytą komplektaciją.

4.6.                        Užsakymų iš klientų valdymas.

4.6.1.                  Klientui el.paštu arba faksu pateikus užsakymą pardavimų vadybininkui, pardavimų vadybininkas užsakymo informaciją registruoja verslo valdymo sistemoje.

4.6.2.                  Pardavimų vadybininkas kliento užsakymo kopiją arba el.dokumentą patalpina dokumentų valdymo sistemoje .

4.6.3.                  Pardavimų vadybininkas kliento užsakymo originalų dokumentą sega į Užsakymų bylą.

4.6.4.                  Pardavimų vadybininkas tvarko kliento užsakymą ir toliau atlieka pardavimą pagal ,,Pardavimų procedūrą“ PR  01.

 

5.      ORGANIZACINIŲ IR TVARKOMŲJŲ DOKUMENTŲ VALDYMAS

 

5.1.       Bendrovės organizacinių ir tvarkomųjų dokumentų valdymas.

5.1.1.                  Organizaciniai dokumentai yra įstatai, nuostatai, reglamentai, taisyklės, instrukcijos.

§         Įstatai – tai dokumentas, kuriuo bendrovė vadovaujasi savo veikloje ir kuris atitinka Lietuvos Respublikos akcinių bendrovių įstatymą. Įstatus tvirtina visuotinis akcininkų susirinkimas. Įstatų originalą saugo generalinis direktorius.

§         Taisyklės, instrukcijos nustato darbo tvarką, veiklos principus bei normas. Taisykles, instrukcijas parengia atsakingas vadovas ar jo paskirtas darbuotojas. Taisykles bei instrukcijas, suderintas su padalinių vadovais, tvirtina generalinis direktorius. Taisyklių, instrukcijų originalus saugo atitinkamo padalinio vadovas.  Jų kopijos saugomos pagal poreikį pas suinteresuotus ir (ar) atsakingus už vykdymą asmenis. Instrukcijoje nurodomas sąrašas padalinių arba darbuotojų, kurie turi vadovautis instrukcijoje nurodytomis taisyklėmis.

5.1.2.                  Tvarkomieji dokumentai yra įsakymai, potvarkiai (inventorizacijos). Įsakymus leidžia tik generalinis direktorius. Įsakymai yra leidžiami bendrovės veiklos, personalo, atostogų, komandiruočių ir kt. klausimais.

5.1.3.                  Atsakingi vykdytojai su įsakymu supažindinami pasirašytinai. Įsakyme turi būti darbuotojai ir (ar) atsakingi asmenys, kurie privalo turėti šio įsakymo kopijas.

5.1.4.                  Gamybinių susirinkimų protokolas (priedas 4) – dokumentas, kuriame fiksuojami bendrovės gamybinių posėdžių, susirinkimų, pasitarimų, konferencijų ir  priimti nutarimai ar sprendimai.

5.1.5.                  Gamybinio posėdžio protokolas registruojamas posėdžio sekretoriaus atskirame jų registracijos žurnale, kuris saugomas pas biuro administratorę. Protokolai saugomi atskiroje byloje, jų kopijos pateikiamos visiems posėdžio dalyviams.

 

6.      NORMINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMAS

 

6.1.       Norminių dokumentų valdymas.

6.1.1.                  Norminiai dokumentai – tai valstybės institucijų priimti aktai (įstatymai, nutarimai, įsakymais patvirtintos taisyklės, kt.). Atsakingi asmenys informuoja bendrovės darbuotojus apie naujai priimtus, pakeistus ar panaikintus norminius dokumentus, pateikdamas tokius dokumentus asmeniui, atsakingam už raštvedybą, registracijai.

6.1.2.                  Norminius dokumentus asmuo, atsakingas už raštvedybą, registruoja gautų dokumentų registracijos žurnale jų gavimo dieną. Jų registravimą patvirtina atžyma dokumente. Atžymoje nurodoma dokumento gavimo data ir jo registracijos numeris.

6.1.3.                  Užregistruoti norminiai dokumentai perduodami generaliniam direktoriui, kuris nukreipia tokį dokumentą konkretiems darbuotojams, kurie privalo jais vadovautis atliekant savo pareigas.

 

7.      ĮMONĖS ANTSPAUDŲ NAUDOJIMAS

7.1.                        Detalios antspaudo naudojimo tvarkos dabar galiojantys teisės aktai nenustato. Antspaudais tvirtinama:

7.1.1.                  Įmonės įstatai, nuostatai, sutartys.

7.1.2.                  Asmenų fizinės ir juridinės teisės.

7.1.3.                  Materialinių bei piniginių vertybių vartojimo operacijų dokumentai.

7.2.                        Įmonės struktūriniai padaliniai turi specialios paskirties antspaudus ar spaudus su atitinkamais įrašais. Jais žymimi tų padalinių kompetencijai priklausantys dokumentai. Dabar įmonėje naudojami įvairių tipų antspaudai: pagrindinis (saugomas pas Generalinį direktorių), sutartims (saugomas padaliniuose) ir dokumentams (saugomas padaliniuose).

7.3.                        Darbuotojai, kurie atsakingi už specialios paskirties antspaudus, registruojami specialiame žurnale, o nutraukus darbo sutartį, asmeninis spaudas turi būti grąžinamas vykdančiajai direktorei.

 

 

. NUORODOS

LST EN ISO 9001:2008 Kokybės vadybos sistemos. Reikalavimai (ISO 9001:2008).

LST EN ISO 9000:2007 Kokybės vadybos sistemos. Pagrindai ir aiškinamasis žodynas (ISO 9000:2007).

.

9. PRIEDAI

Priedas 1.

 

 

Priedas 3.

                                                           

Darbuotojų teisių suteikimas naudotis dokumentais el. dokumentų bibliotekoje

 

 

Kiekvienas darbuotojas yra užregistruotas įmonės tinkle kaip vartotojas. Kiekvienam vartotojui pagal pareigas priskiriamas vartotojų teisių lygis. Priskirtas lygis vartotojui garantuoja priėjimą prie jam skirtų dokumentų. Atsakingas darbuotojas suteikia darbuotojams teises naudotis dokumentais elektroninėje dokumentų bibliotekoje pagal žemiau lentelėje lygius.

 

Nr.

Dokumentų bibliotekos katalogų vartotojų teisių lygiai

Pareigos

Vartotojų teisės

Pastabos

Pilna kontrolė

 

Teisė skaityti

 

1.

Direktorių lygis (1 lygis)

Direktoriai,

Atsakingas darbuotojas

Visi įmonės katalogai

---------

 

2.

Padalinių vadovų lygis (2 lygis)

 

---------

Visi padalinio katalogai

 

5.

Darbuotojo lygis (3 lygis)

 

---------

Padalinio vadovo sudarytas katalogų sąrašas

 

 

 

Kiekviename  padalinyje sukurtas katalogas „Įvairūs dokumentai“. Šio katalogo pilnos kontrolės teisės suteikiamos padalinių vadovams bendro pobūdžio informacijai talpinti ir valdyti.

                       

 

 

                                                                                               

Priedas 4.

 

                                                                                bendrovės pilnas pavadinimas                                                         

 

PROTOKOLAS

                                   

(data)     Nr.       (reg. Nr.)

                                                                                                                                               

 

 

Posėdžio apibūdinimas

 

 

 

Dalyvavę asmenys:

 

Svarstyti klausimai (SVARSTYTA):

 

 Pranešėjai:

 Priimti nutarimai (NUTARTA):

 

Dalyvių parašai:

 

 

Posėdžio pirmininkas              (parašas)                                    (Vardas ir pavardė)

                                               

Posėdžio sekretorius                       (parašas)                                               (Vardas ir pavardė)

 


Priedas 5.

                                                                       

 

 

bendrovės pilnas pavadinimas

 

TARNYBINIS PRANEŠIMAS

Dėl ko parašytas TP

 

(data)     Nr.       (reg. Nr.)

 

 

Kam pateikiamas TP

 

 

          (Dokumento tekstas)

 

 

     (Pareigų pavadinimas)                 (parašas)                       (Vardas ir pavardė)

 

 

          SUDERINTA:

          V. Pavardė

          Pareigos

          parašas

 

 

 

 

Priedas 6.

 

 

UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „Įmonės“

 

BYLŲ IR ŽURNALŲ NOMENKLATŪRA

2010 METŲ

TVIRTINU:

 

 

Direktorius

 

                                               

            Bylų nomenklatūra parengta vadovaujantis ,,Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle” (patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie LR Vyriausybės 1997 08 15 įsakymo Nr. 38), (Žin. 1997, Nr. 78-2006), (Žin.1998, Nr.25-665).

 

Bylos

/žurnalo indeksas

Bylos/žurnalo pavadinimas

Saugojimo

Terminas

Atsakingas už bylos/žurnalo tvarkymą

Pastabos

Parašas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Priedas 7.

NEREGISTRUOTINI  DOKUMENTAI

 

1.      Gauti dokumentai:

1.1.   sveikinimai, telegramos,  atvirukai, kvietimai, padėkos;

1.2.   reklaminiai pranešimai;

1.3.   pranešimai apie renginius ir jų darbotvarkės;

1.4.   knygos ir periodiniai leidiniai (žurnalai, biuleteniai ir t.t.)

1.5.   buhalterinės apskaitos  dokumentai (ataskaitos, važtaraščiai, pavedimai, kvitai ir kt.)

1.6.   anoniminiai pranešimai – raštai, kuriuose nenurodytas dokumento gavėjas ar siuntėjas.

1.7.   privataus pobūdžio laiškai,

1.8.   kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitos sistemą

 

2.      Siunčiami dokumentai

2.1.  raštai nesusiję su bendrovės ūkine-komercine veikla (pranešimai apie renginius, kvietimai, darbotvarkės, reklaminiai pranešimai ir panašiai.),

3.      Kiti dokumentai:

3.1.   bylų nomenklatūra;

3.2.   bylų aprašai.

 

 

 

 

 

Priedas 11.

                                                                                                   

                                      

Faksimilinis pranešimas 

 

Kam:

Gavėjo vardas ir pavardė, pareigų pavadinimas

Faksas:

(8-37) XXXXXX

 

Įmonės pavadinimas (padalinio pavadinimas)

Telefonas:

(8-37) XX XX XX

Nuo:

Siuntėjo vardas ir pavardė, pareigų pavadinimas

Faksas:

(8-37) XX XX XX

 

 

Telefonas:

(8-37) XXXXXX

Kopijos:

Kopijų gavėjų vardai ir pavardės, pareigų pavadinimai

Reg. Nr.

 

Data:

XXXX XX XX

Lapų sk.:       

1+X

Turinys:

Trumpas dokumento apibūdinimas (pavadinimas)

 

 

 

 

 

Bendrovės rekvizitai (adresas, telefonai, faksas)

 

 

 

Jeigu naudojate savo veikloje dokumentuose pateiktą informaciją, prašau atsiųsti 5 Lt svetainės vystymui užtikrinti:

Sąskaita: LT657044000233610239

Gavėjas: Algirdas Svaravičius

Bankas: SEB bankas