Pagrindinis svetainės puslapis

 

 

Strateginio planavimo procedūra

 

 

TURINYS

 

 

1.          PASKIRTIS IR TAIKYMO SRITIS. 4

2.          PAAIŠKINIMAI IR SUTRUMPINIMAI 4

3.          STRATEGINIO PLANAVIMO PROCESAS. 5

7.          PRIEDAI 11

 

1.      PASKIRTIS IR TAIKYMO SRITIS

Dokumento paskirtis - strateginio ir metinio planavimo procesui įmonėje aprašyti, organizuoti strateginio planavimo darbo grupės darbą ir apibrėžti strateginio plano ryšius su metiniais finansiniais bei veiksmų planais.

Ši procedūra taikoma administracijos padalinyje. Už šios procedūros reikalavimų vykdymą atsako generalinis direktorius bei padalinių, dalyvaujančių strateginio planavimo procese, vadovai.

 

2.      PAAIŠKINIMAI IR SUTRUMPINIMAI

Veiklos planavimas - tai vadybos funkcija, skirta organizacijos ateities išteklių, veiklos bei jos rezultatų numatymui, siekiant organizacijos tikslų. Planavimo funkcija derina tarpusavyje ir nukreipia bendram tikslui skirtingų laiko perspektyvų tikslus, o taip pat skirtingų veiklų užduotis bei išteklius. Planavimas yra svarbiausia valdymo funkcija

Strateginis valdymas - tai ilgalaikių tikslų formavimo, siekimo, vertinimo procesas.

Strateginis Žemėlapis - priežastiniais ryšiais susieti tikslai, įmonės strategijos įgyvendinimo būdų atvaizdavimas viename puslapyje, parodantis, kaip integruoti ir suderinti tikslai pagal 4 perspektyvas sukuria vieningą strategiją. Priežastiniai ryšiai - tai ryšiai tarp strateginių tikslų, nustatyti principu “kas jeigu?“. Strateginis žemėlapis iliustruoja, kokiu būdu įmonė tikisi įgyvendinti strategiją. Tai vaizdinis strateginio plano supaprastinimas.

Strateginis planas - dokumentas, apibrėžiantis organizacijos ateities kryptį, ilgo laikotarpio darbo planus, organizacijos pasirinktiems tikslams siekti, tai dokumentas, leidžiantis pagrįsti veiklos idėją, atsižvelgiant į visas vykstančias aplinkoje permainas. Strateginiame plane nustatomi apibendrinti įmonės strateginiai tikslai, rodikliai, nuorodos į metinius planus.

Metinis planas - planai, kurie nurodo, ką reikia atlikti kasmet, norint įgyvendinti organizacijos strateginius tikslus. Planas , kuriame išdėstomos detalės, reikalingos strategijai įgyvendinti kasdienėje veikloje.

Vienkartinis planas - detali veiksmų eiga, panaudojama tik vieną kartą arba retai spręsti problemai, kuri neturėtų pasikartoti. Vienkartinis planas, aprėpiantis gana įvairių organizacinių veiklų ratą ir nurodantis pagrindinius etapus, jų eiliškumą, ir laiką bei padalinį, atsakingą už kiekvieno etapo atlikimą.

Pagrindiniai efektyvumo rodikliai (Key Performance Indicators, KPI) – pagrindiniai vertinimo rodikliai, kuriuos strateginio planavimo metu nutarta naudoti, matuojant procesų efektyvumą ir efektingumą bei sekti jų pasikeitimo tendencijas. Rodikliai parodo užduočių vykdymo progresą.

Subalansuotų Rodiklių Sistema (Balanced Scorecard) – strateginio valdymo sistema, užtikrinanti įmonės strategijos įgyvendinimą, suderintą per kasdieninius darbuotoju veiksmus.

SWOT analizė - pagrindinis įmonės būklės jėgos, silpnumo, galimybių, pavojų vertinimo metodas, palyginimas su konkurentais. Jėga ir silpnumas – įmonės vidaus faktoriai: finansiniai ir techniniai ištekliai, marketingo ir organizaciniai įgūdžiai. Galimybės ir pavojai- išorinės jėgos nepalankūs veiksniai, kliudantys siekti strateginių tikslų: technologiniai, konkurenciniai, ekonominiai, politiniai pokyčiai.

 

Santrumpos darbuotojų kompetencijų lentelėje

T - tvirtina, A - atlieka, D - dalyvauja, Ig – informacija gauna, Ip – informaciją pateikia, Kn – kontroliuoja.

 

3.      STRATEGINIO PLANAVIMO PROCESAS

 

 

Darbuotojų kompetencijų lentelė

 

Eil.

Nr.


VYKDYTOJAI

 

 

VEIKSMAI

Dokumentai

Generalinis direktorius

Akcininkai

Vykdantysis direktorius

Strateginė planavimo grupė

Padalinio vadovas

Generalinio direktoriaus pavaduotojai

Verslo procesų analitikas

3.1

Strateginės planavimo grupės sukūrimas

 

T

 

Ig

 

Ig

Ig

Ig

3.2

SWOT analizės sudarymas ir išvadų panaudojimas

 

T

 

 

Ig

 

 

 

3.3

Įmonės misijos suformavimas ir aprašymas

 

T

 

 

A

 

 

 

3.4

Įmonės vizijos suformavimas ir aprašymas

 

T

 

 

A

 

 

 

3.5

Strateginių tikslų nustatymas

 

T

 

 

A

 

 

 

3.6

Strateginio žemėlapio sukūrimas

Strateginio Žemėlapio pavyzdys (Priedas 2).

T

 

 

A

 

 

 

3.7

Rodiklių sąvado sudarymas

 

T

 

 

A

 

 

 

3.8

Strateginio plano ruošimas

Planų dokumentų struktūra (Priedas 1).

Kn

 

 

A

 

 

 

3.9

Strateginio plano tvirtinimas

 

T, Kn

T

 

Ig

 

 

 

3.10

Metinio plano ruošimas

Planų dokumentų struktūra (Priedas 1).

T, Kn

 

 

A

A

 

 

3.11

Planų vykdymo kontrolė

 

 

 

 

 

 

 

 

3.12

Planų koregavimas

 

T, Kn

Ig

 

Ig, A

A

 

 

 

Santrumpos darbuotojų kompetencijų lentelėje

T - tvirtina, A - atlieka, D - dalyvauja, Ig – informaciją gauna, Ip – informaciją pateikia, Kn – kontroliuoja.

 

 

3.1.       Strateginės planavimo grupės sukūrimas.

3.1.1.                  Įmonės strateginiam planui sukurti sudaroma strateginio planavimo grupė.

3.1.2.                  Strateginio planavimo grupės sudėtis: generalinis direktorius, vykdantysis direktorius, padalinių vadovai, generalinis direktoriaus pavaduotojai, verslo procesų analitikas.

3.1.3.                  Strateginio planavimo grupės sudėtį tvirtina generalinis direktorius.

3.2.       Palyginamosios analizės (SWOT) sudarymas ir išvadų panaudojimas, kuriant strategiją.

3.2.1.                  Įmonės strateginiam planui parengti atsakingas marketingo darbuotojas atlieka SWOT analizę (SWOT analizė atliekama pagal procedūrą PR 09 „Marketingo valdymo procedūrą“).

3.2.2.                  SWOT analizės išvadas pateikia strateginio planavimo grupei.

3.3.       Misijos suformulavimas ir aprašymas.

3.3.1.                  Strateginio planavimo grupė suformuluoja misiją, atsakydama į klausimą: kodėl egzistuoja mūsų įmonė? Misija – tai įmonės socialinės paskirties formuluotė, kokių poreikių patenkinimo laukia iš įmonės visuomenė.

3.3.2.                  Misiją tvirtina generalinis direktorius.

3.4.       Vizijos suformulavimas ir aprašymas.

3.4.1.                  Strateginio planavimo grupė suformuluoja viziją. Formuluojant viziją, atsakoma į klausimą: kokie mes norime būti? Vizija aiškiai atsako į klausimą, kaip įmonė nori atrodyti išoriniam pasauliui, kaip siekia, kad išorinis pasaulis vertintų įmonę. Vizija – formuluotė, kuri nusako ilgalaikius įmonės tikslus (nuo 3 iki 10 metų). Orientuojama į išorę ir turi būti sufokusuota į rinką. Formuluojama 1 – 3 lengvai atsimenamais sakiniais.

3.4.2.                  Viziją tvirtina generalinis direktorius.

3.5.       Strateginių tikslų nustatymas.

3.5.1.                  Strateginio planavimo grupė suformuluoja pagrindinę įmonės strategiją, t. y. aprašo tinkamiausią būdą, kuris padės įmonei pasiekti norimų rezultatų ir sukurti konkurencinius pranašumus rinkoje. Bendroji strategija turi atsakyti į klausimą: koks mūsų verslo žaidimo planas, kokiu keliu eiti?  

3.5.2.                  Pagrindinę įmonės strategiją tvirtina generalinis direktorius.

3.5.3.                  Sudaromas pagrindinių tikslų sąrašas. Strateginiai tikslai – tai pagrindinės užduotys, kurias reikia įvykdyti, norint įgyvendinti bendrąją strategiją, kurie atsako ką ir kada reikia daryti, kad įgyvendinti viziją.

3.5.4.                  Strateginio planavimo grupė atlieka tikslų suskirstymą į 4 grupes (užpildoma 1 lentelė).

 

1 lentelė. Tikslų suskirstymas į 4 grupes (perspektyvas).

Finansai

 

 

Klientai

 

 

Procesai

 

 

Personalas

 

 

 

·         Finansų perspektyvos tikslai nurodo, ką reikia daryti, kad būtų patenkinti investuotojai. Apibrėžia investuotojų poziciją organizacijos atžvilgiu.

·         Klientų perspektyvos tikslai nurodo, ką organizacijai reikia daryti, kad klientai būtų patenkinti įmonės veikla. Konkurentinėje aplinkoje šios perspektyvos ignoravimas priartina.

·         Procesų perspektyvos tikslai nurodo, ką reikia daryti, kad įmonės procesai būtų efektyvūs, patenkintų klientų ir akcininkų lūkesčius. Tam tikslui atliekamas pastovus procesų vykdymo kokybės monitoringas ir tikrinamas procesų struktūros efektyvumas.

·         Darbuotojų ir įmonės potencialo perspektyvos tikslai nurodo, ką reikia daryti, kad būtų gerai parengta ir motyvuota darbo jėga, kokiu būdu užtikrinama organizacijos galimybė greitai keistis, vystytis, koks yra įmonės IT potencialas. Sugebėjimas palaikyti reikiamą darbuotojų paruošimo lygį ir tinkamą IT potencialą, sudaro galimybę įmonei išgyventi ir vystytis.

3.6.       Strateginio Žemėlapio sudarymas.

3.6.1.                  Strateginio planavimo grupė, naudodama 1 lentelę, sukuria Strateginį Žemėlapį (Strateginio Žemėlapio pavyzdys, Priedas 2).

3.6.2.                  Generalinis direktorius patvirtina suderintą Strateginį Žemėlapį.

3.7.       Pagrindinių rodiklių sąvado sudarymas.

3.7.1.                  Strateginio planavimo grupė formuoja Metinių rodiklių sąvadą, pildydama 2 lentelės stulpelius: tikslai, rodikliai, rodiklių dydžiai.

3.7.2.                  Rodiklių dydžiai yra kiekybinė kiekvieno tikslo pasiekimo išraiška. Tokiu būdu rodiklių sąvadas tampa visos įmonės pamatuotais tikslais.

 

2 lentelė. Metinių rodiklių sąvadas.

Perspektyvos

Tikslai

Rodikliai

Rodiklių dydis

Veiksmai

Finansai

 

 

 

 

 

 

 

 

Klientai

 

 

 

 

 

 

 

 

Procesai

 

 

 

 

 

 

 

 

Personalas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.7.3.                  Strateginio planavimo grupė paskiria darbuotojus, atsakingus už nustatytų rodiklių įvykdymą (3 lentelė).

 

3 lentelė. Metinių rodiklių sąvadas su atsakingais darbuotojais.

Perspektyvos

Tikslai

Rodikliai

Rodiklių dydis

Veiksmai

Atsakingi darbuotojai

Finansai

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Klientai

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Procesai

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Personalas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.7.4.                  3 lentelės pagrindu, atsakingi darbuotojai sukuria veiksmų planus rodikliams įvykdyti. Užpildoma 3 lentelės grafa Veiksmai, nurodant nuorodas į veiksmų planus.

3.7.5.                  Sudarius Metų rodiklių sąvadą, strateginio planavimo grupė sudaro 3 metų rodiklių rinkinį, vadinamą Strateginiu rodiklių sąvadu (4 lentelė), kuris yra Įmonės strateginio plano pagrindas.

 

 

4 lentelė. Strateginis rodiklių sąvadas 3 metams.

Perspektyvos

Tikslai

Rodikliai

Rodiklių dydis

Veiksmai

2011 m.

2012 m.

2013 m.

Finansai

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Klientai

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Procesai

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Personalas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.7.6.                  Metinių rodiklių ir Strateginių rodiklių sąvadus tvirtina generalinis direktorius.

3.8.       Strateginio plano ruošimas.

3.8.1.                  Strateginė planavimo grupė ruošia Įmonės strateginį planą, pagal šabloną.

3.8.2.                  Įmonės strateginio plano dokumento struktūra pateikta 1 priede.

3.9.       Strateginio plano tvirtinimas.

3.9.1.                  Generalinis direktorius inicijuoja akcininkų susirinkimą, kurio metu yra patvirtinamas Įmonės strateginis planas.

3.10.   Įmonės metinio plano ruošimas.

3.10.1.              Strateginio planavimo grupė Įmonės strateginio plano pagrindu, parengia Įmonės metinį planą pagal šabloną. Įmonės metinio plano dokumento struktūra pateikta 1 priede.

3.10.2.              Įmonės metinį planą tvirtina generalinis direktorius.

3.10.3.              Strateginio planavimo grupė naudodama Metinių rodiklių sąvadą (3 lentelė), įmonės tikslus transformuoja iki padalinių ir darbuotojų lygio (5 lentelė).

 

5 lentelė. Metiniai įmonės visų lygių strateginiai tikslai ir rodiklių sąvadas.

 

Perspektyvos

Tikslai

Rodikliai

Rodiklių dydis

Veiksmai

Atsakingi darbuotojai

Įmonė

Finansai

 

 

 

 

 

Klientai

 

 

 

 

 

Procesai

 

 

 

 

 

Personalas

 

 

 

 

 

Padalinys

Finansai

 

 

 

 

 

Klientai

 

 

 

 

 

Procesai

 

 

 

 

 

Personalas

 

 

 

 

 

Darbuotojas

Finansai

 

 

 

 

 

Klientai

 

 

 

 

 

Procesai

 

 

 

 

 

Personalas

 

 

 

 

 

 

3.10.4.              Remiantis įmonės struktūrine schema, susiformuoja tokia įmonės planų hierarchinė struktūra:

·         Įmonės strateginis planas (3 metams).

·         Įmonės metinis planas (išskaidyta 12 mėn.):

o        Biuro įrangos metinis planas (išskaidyta 12 mėn.);

o        Techninio centro metinis planas (išskaidyta 12 mėn.);

o        Leidybos paslaugų metinis planas (išskaidyta 12 mėn.);

o        regioninio padalinio metinis planas (išskaidyta 12 mėn.).

 

3.10.5.              Strateginio planavimo grupė padalinių vadovams pateikia pirminę informaciją, reikalingą rengiant padalinių metiniams planams.

3.10.6.              Padalinių vadovai pagal gautą informaciją parengia padalinio metinius planus. Padalinių metinių planų struktūra pateikta 1 priede.

3.10.7.              Padalinių metiniai planai derinami su strategine planavimo grupe. Suderintus padalinių metinius planus tvirtina generalinis direktorius.

3.10.8.              Padalinių metinių planų pagrindu padalinių vadovai sukuria mėnesinius planus.

3.11.   Planų vykdymo kontrolė.

3.11.1.              Įmonės planų vykdymo kontrolė atliekama pagal procedūrą PR 07 „Kontrolės ir kokybės vidaus audito procedūra“.

3.12.   Planų koregavimas.

3.12.1.              Jeigu planų vykdymo kontrolės išvados parodo nukrypimus nuo suplanuotų padalinių metinių planų rezultatų, padalinių vadovai pateikia argumentus, kurie įtakojo nukrypimus nuo metinio plano. Padalinių vadovai ruošia planų koregavimo siūlymus, kuriuose nurodomo koregavimo priežastis, veiksmus, kuriuos reikia atlikti, kad planai būtų įvykdyti. Jeigu reikalinga, sudaromas prevencinių veiksmų planas, panaikinantis veiksnius, įtakojusius nukrypimus nuo suplanuotų rezultatų.

3.12.2.              Jeigu planų vykdymo kontrolės išvados parodo nukrypimus nuo suplanuoto Įmonės metinio plano rezultato, strateginė planavimo grupė paruošia Įmonės metinio plano  koregavimo siūlymą kitiems metams. Jeigu generalinis direktorius patvirtina Įmonės metinio plano koregavimo siūlymus, koreguojamas Įmonės metinis planas ir pagal poreikį Įmonės strateginis planas.

3.12.3.              Koreguoti planai yra pateikiami generaliniam direktoriui tvirtinti.

 

4. PRIEDAI

 

Priedas 1. Planų dokumentų struktūra

 

Įmonės strateginis planas (3 metams)

1.

Trumpas įmonės ir verslo aprašymas

2.

Įmonės misiją.

3.

Įmonės viziją.

4.

Pagrindinė strategija.

5.

Rodiklių sąvadas.

6.

Strateginis žemėlapis.

7.

Veiksmų planai.

8.

Finansinė dalis.

 

Įmonės metinis planas (išskaidyta 12 mėn.)

1.

Metinis rodiklių sąvadas

2.

Veiksmų planai.

3.

Žmogiškieji resursai.

4.

Finansinė dalis (pavyzdys Priedas 3).

 

Biuro įrangos metinis planas (išskaidyta 12 mėn.)

1.

Metinis rodiklių sąvadas

2.

Veiksmų planai.

3.

Žmogiškieji resursai.

4.

Finansinė dalis (pavyzdys Priedas 3).

 

Techninio centro metinis planas (išskaidyta 12 mėn.)

1.

Metinis rodiklių sąvadas

2.

Veiksmų planai.

3.

Žmogiškieji resursai.

4.

Finansinė dalis (pavyzdys Priedas 3).

 

 

Regioninio padalinio metinis planas (išskaidyta 12 mėn.)

1.

Metinis rodiklių sąvadas

2.

Veiksmų planai.

3.

Žmogiškieji resursai.

4.

Finansinė dalis (pavyzdys Priedas 3).

 

 

 

 

 

Priedas 3. Metinio finansinio plano pavyzdys

 

 

                                

 

 

 

Jeigu naudojate savo veikloje dokumentuose pateiktą informaciją, prašau atsiųsti 5 Lt svetainės vystymui užtikrinti:

Sąskaita: LT657044000233610239

Gavėjas: Algirdas Svaravičius

Bankas: SEB bankas