VIDAUS KONTROLĖS PROCEDŪRA

 

 

TURINYS

 

 

 

1.         PASKIRTIS  5

2.         TAIKYMO SRITIS  5

3.         PROCEDŪROS ESMĖ  5

4.         PAAIŠKINIMAI IR SANTRUMPOS  5

5.         BENDRA VIDAUS KONTROLĖS SCHEMA. PROCESO PLANAVIMAS  8

6.         INSTRUKCIJŲ KŪRIMAS  11

7.         PLĖTROS PROJEKTŲ KONTROLĖ  15

8.         PADALINIO VEIKLOS KONTROLĖ  20

9.         DARBO DRAUSMĖS KONTROLĖ  25

10.           VADOVAUJANČIO BEI ADMINISTRACIJOS PERSONALO PATIKRA   28

11.           INFORMACIJOS SAUGUMO UŽTIKRINIMAS  31

12.           ĮMONĖS FIZINĖS APSAUGOS UŽTIKRINIMAS  34

13.           VIDEO KONTROLĖS ORGANIZAVIMAS  37

14.           NUORODOS  40

15.           KEITIMAI 40

16.           PASKIRSTYMAS  40

17.           PRIEDAI 40

 


1.      PASKIRTIS

Procedūros paskirtis yra aprašyti vidaus kontrolės procesą, užtikrinantį, kad esami materialiniai resursai būtų naudojami teisingai, pagal normas ir veiklą reglamentuojančius dokumentus. Procedūra skirta esamų ir galimų problemų, susijusių su kokybės, produktų ir paslaugų kokybės neatitikčių šalinimu, siekiant užkirsti kelią jų pasikartojimui.

2.      TAIKYMO SRITIS

Ši procedūra taikoma visuose UAB „Įmonė“ struktūriniuose padaliniuose. Už jos taikymą įmonėje atsakingas vidaus kontrolės skyriaus vadovas.

3.      PROCEDŪROS ESMĖ

Ši procedūra aprašo vidaus kontrolės procesą, kurio metu vykdomas instrukcijų, tvarkų ruošimas, jų įdiegimas bei vykdymo kontrolė. Taip pat vidaus kontrolės procedūroje aprašoma statybos / plėtros vykdymo kontrolė, vadovaujančio personalo patikra, įmonės padalinių veiklos norminių aktų kontrolė, įmonės informacijos saugumo užtikrinimas, darbo drausmės kontrolė, veiklos resursų tinkamas panaudojimas pagal patvirtintas normas, materialinių vertybių apsaugos organizavimas.

4.      PAAIŠKINIMAI IR SANTRUMPOS

Procesas – tai sisteminė veiklos atlikimo tvarka, funkcijų vykdymo seka, kuri gavinius paverčia produkcija (gaviniais gali būti informacija, žaliavos ir pan.).

Procedūra – nustatyta veiklos ar proceso vykdymo tvarka.

Kontrolė-tai vadovavimo funkcija, kuri susideda iš šių pagrindinių elementų: 1) atliekamo darbo standartų nustatymo; 2) darbo vertinimo; 3) jo palyginimo su nustatytais standartais; 4) kai randama nukrypimų nuo standartų, pasirinktų veiksmų keitimas. Kontrolės funkcija padeda vadovui išlaikyti organizaciją pasirinktame kelyje.

Problema – esama arba galima situacija, kai reali padėtis skiriasi nuo pageidaujamos, kai ši padėtis turi įtakos į veiklų ir procesų darbo ir produkto kokybę.

Neatitiktis – nustatyto reikalavimo neatitikimas, kai viena ar daugiau kokybės savybių arba nukrypę nuo nustatytų reikalavimų arba jų iš viso nėra.

Pažeidimas – tai toks darbuotojo veikimas / neveikimas, kai darbuotojas neįvykdė, netinkamai įvykdė savo tiesiogines pareigas arba vadovo duotus nurodymus, už ką jam bus taikomos drausminės atsakomybės sankcijos.

Prevencinis veiksmas – veiksmas, atliekamas siekiant pašalinti galimų neatitikties, defekto ar kito nepageidaujamo įvykio priežastis ir sutrukdyti joms atsirasti (prevenciniai veiksmai gali apimti pavyzdžiui nuobaudas).

Koregavimas – , reiškia „taisymą, perdarymą arba reguliavimą ir yra susijęs su esamos neatitikties pašalinimu. Koregavimo ir prevenciniai veiksmai turi atitikti iškilusios ar galimos problemos svarbą.

Efektyvumas – teisingai daryti dalykus; tai “išteklių ir rezultato” koncepcija. Sugebėjimas sumažinti išteklių, būtinų rezultatui pasiekti, sąnaudas.

Efektingumas-daryti teisingus dalykus, t.y. tinkamai pasirinkti tikslus. Efektingumas garantuoja organizacijos sėkmę. Prieš sutelkiant visą dėmesį į efektyvumą , reikia žinoti, ar tikrai  pasirinkti teisingi ir situaciją atitinkantys tikslai.

Matavimas-procesas, kai nustatomi tiriamojo objekto vertinimo požymiai bei skaitmeninės reikšmės.

Projektas – unikalus procesas, apimantis koordinuojamųjų ir valdomųjų veiklų visumą, turintis pradžios ir baigties datas ir skirtas tikslui, atitinkančiam specifinius reikalavimus, pasiekti su laiko, kainos ir išteklių apribojimais

Procesų administratorius -darbuotojas, analizuojantis problemas ir žinomas klaidas. Teikianti pasiūlymus vadovybei dėl pakeitimų procedūrose, taisyklėse, sistemoje.

Paslauga - tiekėjo ir kliento tarpusavio sąveikoje atliekamų veiksmų bei tiekėjo vidaus veiklos, skirtos kliento poreikiams tenkinti, rezultatai (ISO 9000:2000 Pagrindai, terminai ir apibrėžimai).

Procesų schemos – grafinis proceso scenarijaus atvaizdavimas. Procesų schemos sudaromos tam, kad būtų galima vizualizuoti įmonės procesus. Tai sudaro galimybę įmonės darbuotojams vienodai pamatyti visas proceso dalis ir nustatyti, kiek šios proceso dalys suderintos viena su kita, leidžia pamatyti silpnas proceso dalis. Procesų schemos leidžia įmonės vadovams planuoti, kokias proceso dalis reikės gerinti.

Rolė (kompetencija)– kurią priskyrus darbuotojui, sistemos administratorius suteikia vartotojui teisę naudoti funkcijų rinkinį sistemoje.

Darbuotojų kompetencijų lentelių santrumpos:

GD – generalinis direktorius;

VVD – veiklos valdymo direktorius;

FD – finansų departamento direktorius;

VKSV – vidaus kontrolės skyriaus vadovas;

VKSD – vidaus kontrolės skyriaus darbuotojas;

TE – technologas;

IT – IT konsultantas;

PPV- plėtros projektų vadovas;

BD – buhalterijos darbuotojas;

PD – personalo skyriaus darbuotojas;

BA – biuro administratorė;

SVV – struktūrinio padalinio vadovas;

D – darbuotojas;

AD - apsaugos darbuotojas;

P – darbų rangovas, IT partneris, saugos tarnybos;

K – kandidatas, pretendentas;

– valstybinė įmonė, atliekanti patikrinimą (valstybinė mokesčių inspekcija, valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba, valstybinė darbo inspekcija, finansų nusikaltimo tyrimo tarnyba, ekonominių nusikaltimų tyrimo tarnyba, priešgaisrinės saugos tarnyba bei kitos teisėsaugos institucijos);

SIS – sistema;

PAD – procesų administratorius;

Įrašai lentelėje: T - tvirtina, A - atlieka , D - dalyvauja, Ig – informacija gauna, Ip – informaciją pateikia, Kn – kontroliuoja.

 

5.       BENDRA VIDAUS KONTROLĖS SCHEMA. PROCESO PLANAVIMAS

 

 
 

 



VIDAUS KONTROLĖS PROCESO PLANAVIMO KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

Eil.

Nr.


Vykdytojai

 

Veiksmai

Dokumentai/ Įrašai

VKSV

VKSD

FD

GD

5.1.

Metinių planų sudarymas

Metinių planų forma

A

Ip

T

Ig

5.2.

Mėnesinių planų sudarymas

Mėnesinių planų forma

A

Ip

T

Ig

5.3.

Planų koregavimas

 

A

Ip

T

Ig

5.4.

Ataskaitų sudarymas

Ataskaitų formos Priedas 3

A

Ip

Ig

Ig

5.5.

Rezultatų analizavimas

 

A

Ip

Ig

Ig

 

VIDAUS KONTROLĖS PROCESO PLANAVIMO APRAŠYMAS

 

5.1.       Metinių planų sudarymas.

5.1.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas analizuoja ir vertina įmonės materialaus ir intelektualaus turto apsaugą. Įvertina išorinės aplinkos veiksnius, turinčius įtakos organizacijos saugumui. Įvardinus ir įvertinus išorinės aplinkos veiksnius, paruošiamas priemonių planas.

5.1.2.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas išsiaiškina vidines galimybes saugumui sukurti ir palaikyti. Analizuoja vidines  ir išorines rizikas, vertinamos ir numatomos prevencijos priemonės.

5.1.3.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas analizuoja ir vertina mokesčių sistemą ir valstybinių institucijų priimtus nutarimus. Nauji įstatymai ir potvarkiai nagrinėjami, įvertinami ir finansų departamento direktoriui pateikiama informacija apie kylančias grėsmes.

5.1.4.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas numato kelius ir priemones gresiantiems pavojams minimizuoti. Pasiūlymus pateikia finansų departamento direktoriui. Vidaus kontrolės skyriaus vadovas paruošia rizikų valdymo procedūras ir teikia generaliniam direktoriui tvirtinimui. Paruošia metodiką bendravimui su išore ir valstybinėmis institucijomis. Metodiką tvirtina generalinis direktorius.

5.1.5.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas metiniuose planuose planuoja taktinius uždavinius (pvz.: sukurti naujus kontrolės metodus). Metiniai planai sudaromi laisva forma.

5.1.6.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas sudaro įmonės veiklą reglamentuojančių norminių aktų kontrolės planą, kuriame nurodoma, kokie dokumentai bus tikrinami, kas atliks kontrolės veiksmus, kontrolės veiksmų atlikimo terminai ().

5.1.7.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas numato optimalias fizinės apsaugos priemones ir sudaro jų įgyvendinimo biudžetą. Paruošia įmonės turto apsaugos planą. Planas ir biudžetas pristatomas finansų departamento direktoriui tvirtinimui.

5.1.8.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas numato biudžetą.

5.1.9.                  Operatyviai veiksmai, t. y. padalinių kontrolės veiksmai planuojami mėnesiniuose planuose.

5.2.       Mėnesinių planų sudarymas.

5.2.1.                  Mėnesiniame plane numatomi operatyviniai padalinių tikrinimo veiksmai. Vidaus kontrolės skyriaus vadovas sudaryti visuomeninio maitinimo taškų ir gamybos cecho materialinių vertybių apskaitos patikrinimo planą. Planą tvirtina finansų departamento direktorius.

5.2.2.                  Įmonės norminių aktų, reglamentuojančių veiklą, kontrolė, priežiūra atliekama kartą per ketvirtį.

5.2.3.                  Metinius ir mėnesinius planus tvirtina finansų departamento direktorius.

5.3.       Planų koregavimas.

5.3.1.                  Neįvykdžius taktinių uždavinių, koreguojami metiniai skyriaus planai. Nurodomos priežastys, dėl kurių planai koreguojami.

5.4.       Ataskaitų sudarymas.

5.4.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas teikia finansų departamento direktoriui mėnesio ataskaitą, kurioje nurodoma, kiek buvo atlikta padalinių tikrinimų ir kokie tikrinimų rezultatai, kokie taktiniai uždaviniai buvo įgyvendinti.

5.4.2.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas teikia finansų departamento direktoriui metinę ataskaitą, kurioje nurodoma, kiek buvo atlikta tikrinimų ir kokie tikrinimų rezultatai, kokie taktiniai darbai per metus atlikti.

5.5.       Rezultatų analizavimas.

5.5.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas kontroliuoja standartų vykdymą, atliekama nukrypimų analizė, nustatomos nukrypimų priežastys, pateikiama finansų departamento direktoriui apibendrinta analizė.

5.5.2.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas kartą per pusmetį atlieka turto apsaugos analizę ir ataskaitą pateikia finansų departamento direktoriui. Rezultatai analizuojami kiekvieną ketvirtį.

 


6.      INSTRUKCIJŲ KŪRIMAS

 
 

 

 

 

 



INSTRUKCIJŲ KŪRIMO KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

Eil.

Nr.


Vykdytojai

 

Veiksmai

Dokumentai/ Įrašai

GD

VKSV

VKSD

FD

VVD

TE

BD

SVV

D

BA

6.1.

Poreikis naujai instrukcijai

Patikrinimo išvados

 

A

 

 

 

 

Ip

 

 

 

6.2.

Situacijos analizavimas

 

 

Kn

A

D

D

D

D

 

 

 

6.3.

Instrukcijos kūrimas ir derinimas

Instrukcijos projektas

 

A

 

D

D

D

D

 

 

 

6.4.

Instrukcijos tvirtinimas

Galutinė instrukcijos versija

T

Ip

 

 

 

 

 

 

 

 

6.5.

Instrukcijos registravimas ir originalo segimas į bylą

Instrukcijos originalas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A

6.6.

Instrukcijos publikavimas

Instrukcijos kopija

 

Ig

Ig

Ig

Ig

Ig

Ig

Ig

 

A

6.7.

Darbuotojų supažindinimas su instrukcija

Instrukcijos kopija

 

 

 

 

 

 

 

A

Ig

 

6.8.

Instrukcijos vykdymo kontroliavimas, instrukcijų koregavimas

Patikrinimo išvados

 

A

A

Ip

Ip

Ip

Ip

Ip

Ip

 

 

 

INSTRUKCIJŲ KŪRIMO APRAŠYMAS

 

6.1.       Poreikis naujai instrukcijai

6.1.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas paruošia darbo kokybės patikrinimo metodiką. Metodiką patvirtina generalinis direktorius.

6.1.2.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas nustato patikrinimo tvarką, paruošia patikrinimo pažymų ir aktų formas.

6.1.3.                  Poreikis naujai instrukcijai atsiranda, jeigu patikrinimų metu užfiksuojamos neadekvačios išlaidos, užfiksuojamas netinkamas veiklos resursų panaudojimas pagal patvirtintas normas, arba registruojami veiksmai, dėl kurių patiriami nuostoliai.

Neregistruojamos problemos:

-          kurių sprendimo kelias reglamentuotas kitose kokybės vadybos sistemos dokumentuotose procedūrose;

-          kurios nereikalauja koregavimo ir prevencinių veiksmų ar priemonių planavimo, neturi įtakos problemos sprendimo laikui ir gali būti išsprendžiamos darbo tvarka.

Instrukcijoje būtina aprašyti problemos sprendimo būdus:

- vidinis - problemos sprendimas organizuojamas struktūrinio padalinio viduje;

- išorinis - problemos sprendimas perduodamas organizuoti kitam bendrovės struktūriniam padaliniui. Sprendžiamas naudojant „Problemų sprendimo aktą“ (pavyzdys Priedas Nr. 2).

6.2.       Situacijos analizavimas

6.2.1.                  Jeigu analizuojant situaciją paaiškėja, kad neatitikimai normoms atsiranda dėl to, kad nėra aiškaus reglamento, vidaus kontrolės skyriaus vadovas inicijuoja instrukcijos sukūrimą.

6.2.2.                  Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai analizuoja duomenis, kokios turėtų būti nustatytos normos, arba kaip veiksmai turi būti vykdomi, kad kaštai ir nuostoliai būtų optimalūs. Užklausiama informacija pas technologus, finansų direktorių, buhalteriją.

6.3.       Instrukcijos kūrimas ir derinimas

6.3.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai atlieka skaičiavimus, analizuoja padalinių darbą. Sukuria intrukcijos projektą. Instrukcijoje nurodo kontrolinius taškus, pagal kuriuos matuojamas padalinio darbas ir instrukcijos teisingas vykdymas.

6.3.2.                  Instrukcijos projektas pateikiamas suderinimui suinteresuotiems asmenims: technologams, tinklų vadovams, veiklos valdymo direktoriui, finansų direktoriui. Suinteresuoti asmenys išreiškia savo pastabas.

6.3.3.                  Paruošiama instrukcijos galutinė instrukcijos versija.

6.4.       Instrukcijos tvirtinimas

6.4.1.                  Galutinė instrukcijos versija pateikiama suinteresuotiems asmenims suderinimo pasirašymui. Suinteresuoti asmenys pasirašo, kad instrukcija suderinta. Instrukcijos pabaigoje nurodomi instrukcijos vartotojai, t.y. darbuotojai arba padaliniai, kuriems galioja instrukcija.

6.4.2.                  Suderintą instrukciją tvirtina generalinis direktorius.

6.5.       Instrukcijos registravimas ir originalo segimas į bylą

6.5.1.                  Biuro administratorė užregistruoją naujai sukurtą instrukciją ir deda į instrukcijų originalų bylą.

6.6.       Instrukcijos publikavimas

6.6.1.                  Biuro administratorė instrukciją talpina dokumentų bazėje, instrukcijų kataloge. Biuro administratorė išsiunčia vadovams, kurių struktūriniuose padaliniuose galioja nauja instrukcija, pranešimą, apie naujos instrukcijos sukūrimą.

6.7.       Darbuotojų supažindinimas su instrukcija

6.7.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus vyr. specialistas aiškina instrukcijų vykdymo tvarką. Pagal poreikį aiškina įvairus norminius aktus.

6.7.2.                  Struktūrinių padalinių vadovai supažindina su instrukcija ir paaiškina jos vykdymo taisykles pavaldiniams.

6.7.3.                  Struktūrinių padalinių vadovai talpina instrukcijos kopiją į norminių aktų bylą.

6.8.       Insrukcijos vykdymo kontroliavimas

6.8.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai struktūrinių padalinių patikrinimo metu, tikrina ar yra padalinyje visi veiklą reglamentuojantys dokumentai, tame tarpe naujai išleistos instrukcijos.

6.8.2.                  Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai kontroliuoja, kaip laikomasi instrukcijos nurodymų. Padalinių vadovai pateikia nurodytu terminu ataskaitas vidaus kontrolės skyriui nagrinėjamu klausimu. Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai išnagrinėja ataskaitas ir nustato, ar buvo laikomasi instrukcijos nurodymu. Jeigu įvyksta nukrypimai nuo nustatytų normų, padalinių vadovai pateikia paaiškinimą, kodėl tai atsitiko. Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai išnagrinėja veiksmus, dėl kurių įvyko nukrypimai.

6.8.3.                  Jeigu instrukcijos reikalavimai nevykdomi, atliekami prevenciniai veiksmai. Koregavimo – prevenciniai veiksmų vykdymas aprašytas punktuose 7.8.3. – 7.8.5.

 

7.      PLĖTROS PROJEKTŲ KONTROLĖ

 
 

 

 

 



PLĖTROS PROJEKTŲ KONTROLĖS KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

 

il.

Nr.


Vykdytojai

 

Veiksmai

Dokumentai/ Įrašai

VKSV

VKSD

DG

P

PLD

FD

GD

PD

PV

7.1.

Projekto darbų plano ir sąmatos gavimas

Darbų grafikas ir planuojamas biudžetas

Kn

Ig

Ip

 

 

 

 

 

 

7.2.

Tiekimo konkurso laimėtojo patikimumo patikrinimas

Konkurso laimėtojo informacija

Kn

A

Ip

 

 

 

 

 

 

7.3.

Konkurso laimėtojo sąmatos patikrinimas

Sąmatos teisingumo pažyma

Kn

A

Ip

 

 

 

 

 

 

7.4.

Laimėtojo patvirtinimas arba nepatvirinimas

Rangovo patikimumo pažyma

A

Ip

Ig

 

 

 

 

 

 

7.5.

Sutarties su konkurso laimėtoju pasirašymas

Sutartis

 

 

Ip

D

 

 

T

 

 

7.6.

Darbų vykdymo terminų tikrinimas

Darbų grafikas Priedas 4

Kn

A

Ip

 

 

 

 

 

 

7.7.

Patikrinimo išvadų pateikimas

 

A

Ip

Ig

 

Ig

Ig

Ig

 

 

7.8.

Koregavimo - prevencinių veiksmų vykdymas

 

Ig

 

A

D

Kn

Ig

 

A

 

7.9

Medžiagų ir darbų kokybės tikrinimas

„Tarnybinio patikrinimo išvados“

Kn

A

 

Ip

 

 

 

 

 

7.10

Faktinio biudžeto tikrinimas

Faktinis biudžeto palyginimas su planu Priedas 7

Kn

A

Ip

 

 

 

 

 

 

7.11

Naujo padalinio dokumentacijos komplektavimo tikrimas 

„Tarnybinio patikrinimo išvados“

Kn

A

 

 

Ig

Ig

 

 

Ip

7.12

Rezultatų analizė

Priedas 3

Kn,A

A

 

 

 

Ig

Ig

 

 

 

PLĖTROS PROJEKTŲ KONTROLĖS APRAŠYMAS

 

7.1.       Projekto darbų plano ir projekto sąmatos gavimas

7.1.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai darbo grupės susirinkimo metu gauna projekto darbų planą ir sudarytus skyrių projekto biudžetus. Kiekvienas įmonės skyrius dalyvaujantis naujame plėtros projekte privalo pateikti numatomų išlaidų sąmatą pagal savo atliekamas funkcijas naujame projekte

7.2.       Tiekimo konkurso laimėtojo patikimumo patikrinimas

7.2.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai patikrina įmonės konkurso laimėtojo patikimumo duomenis (ar jis yra įtrauktas į skolininkų sąrašus, ar jo turtas areštuotas, ar iškeltos ieškininės bylos). Tikrinamas konkurso rengėjo nešališkumas konkurso laimėtojui. Konkursai organizuojami vadovaujantis instrukcija.

7.3.       Konkurso laimėtojo sąmatos tikrinimas ir pažymos generaliniam direktoriui pateikimas

7.3.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai patikrina konkurso laimėtojo sudarytą sąmata. Tikrinama kaina, t. y. darbų vertė, kurią nurodo rangovas, ar kaina atitinka rinkos kainas.

7.3.2.                  Vidaus kontrolės skyrius pateikia pažymą, generaliniam direktoriui, kad sąmata sudaryta teisingai, rangovas patikimas. Generalinis direktorius tvirtina tiekėjo sąmatą.

7.4.       Laimėtojo patvirtinimas arba nepatvirinimas

7.4.1.                  Jeigu tikrinimo metu paaiškėja, kad tiekėjas nepatikimas arba pateikta sąmata sudaryta neteisingai, konkurso laimėtojas nepatvirtinamas. Apie išvadas informuojamas konkurso laimėtojas. Nagrinėjamas žemesnę vietą užėmusio konkurso dalyvio pasiūlymas.

7.5.       Sutarties su konkurso laimėtoju pasirašymas

7.5.1.                    Patvirtinus konkurso laimėtoją su juo pasirašoma paslaugų arba medžiagų pirkimo sutartis. 07IN01 „Įmonės sutarčių vykdymo užtikrinimo tvarka

7.6.       Darbų vykdymo terminų tikrinimas

7.6.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai, remiantis kalendoriniu grafiku, tikrina ar rangovų darbai pradedami laiku ir baigiami laiku.

7.7.        Patikrinimo išvadų pateikimas.

7.7.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai, radę neatitikimus, sudaro „Tarnybinio patikrinimo išvadą“ ir siunčia atsakingam darbo grupės darbuotojui.

7.7.2.                   Patikrinimo išvada yra pateikiama pagal priklausomybę:

§         Skyriaus vadovui/ Veiklos valdymo vadovui – apie skyriaus darbuotojų veiksmus;

§         Departamento vadovui/ Veiklos valdymo vadovui – apie departamento darbuotojų veiksmus;

§         Veiklos valdymo vadovui – apie tinklo, skyriaus, departamento  vadovų veiksmus;

§         Visi pavedimai, užklausimai, išvados yra pateikiamos elektroniniu paštu, kopiją persiunčiant Finansų departamento vadovui.

7.8.       Koregavimo - prevencinių veiksmų vykdymas

7.8.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus pateiktą tarnybinę išvadą tvirtina atsakingas asmuo, kurio kompetencijoje yra teisė priimti sprendimą. Atsakingas asmuo, susipažinęs su gauta Tarnybinio patikrinimo išvada, sprendimą dėl jos patvirtinimo priima per 7 darbo dienas, nuo jos pateikimo datos.

7.8.2.                  Jeigu sprendimui priimti reikalingas papildomas tyrimas, tai atsakingas asmuo paveda vidaus kontrolės skyriui tai atlikti ir pateikti gautą informaciją.

7.8.3.                  Atsakingas asmuo priima sprendimo dėl koregavimo - prevencinių veiksmų. Jeigu per nurodytą terminą, atsakingas asmuo nepriima sprendimo dėl pateiktos tarnybinės išvados, vidaus kontrolės skyrius tarnybinio patikrinimo išvadą nagrinėjimui ir sprendimui priimti, pateikia įmonės generaliniam direktoriui ir įmonės Valdymo grupei. Vidaus kontrolės skyrius, kiekvieną savaitę Finansų departamento vadovui pateikia ataskaitą apie tarnybinių išvadų nagrinėjimo ir sprendimo būdus.

7.8.4.                  Įmonės generalinis direktorius bei įmonės Valdymo grupė nagrinėja ir sprendimus priima įmonės įstatuose patvirtinta tvarka. Koregavimo - prevenciniai veiksmai dėl pateiktos tarnybinės išvados įsigalioja nuo to momento, kai įmonės generalinis direktorius (jo įgaliotas asmuo) pasirašo įsakymą dėl pateiktos tarnybinės išvados.

7.8.5.                  Įmonės generalinio direktoriaus pasirašytas įsakymas pateikiamas susipažinimui suinteresuotiems asmenims ne vėliau kaip per tris darbo dienas nuo įsakymo pasirašymo datos. Susipažinimo su įsakymo turiniu faktas patvirtinamas suinteresuoto asmens parašu.

7.9.       Medžiagų ir darbų kokybės tikrinimas

7.9.1.                  Projekto eigoje vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai tikrina, ar statybos darbuose naudojamos tos kokybės medžiagos, kurios numatytos sąmatoje. Jeigu yra būtinybė, medžiagų kokybei tikrinti kviečiamas ekspertas.

7.9.2.                  Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai, radę neatitikimus, sudaro patikrinimo aktą ir siunčia atsakingam darbo grupės darbuotojui. Koregavimo – prevenciniai veiksmų vykdymas aprašytas punktuose 7.8.3. – 7.8.5.

7.10.   Faktinio biudžeto tikrinimas

7.10.1.              Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai tikrina ar surašyti darbų aktai atitinka atliktus darbus, patikrinamos sąskaitos. Jeigu faktinis biudžetas viršytas, atsakingi darbo grupės nariai pateikia pagrįstus paaiškinimus, kodėl biudžetas viršytas.

7.10.2.              Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai, radę neatitikimus, sudaro patikrinimo aktą ir siunčia atsakingam darbo grupės darbuotojui. Koregavimo – prevenciniai veiksmų vykdymas aprašytas punktuose 7.8.3. – 7.8.5

7.11.   Naujo padalinio dokumentacijos komplektavimo tikrimas. 

7.11.1.              Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai tikrina, kad atidarant naują padalinį, padalinyje būtų visa reikiama norminė dokumentacija, reikalinga padalinio veiklai (licenzijos, instrukcijos ir kt.).

7.11.2.              Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai, radę neatitikimus, sudaro patikrinimo aktą ir siunčia atsakingam darbo grupės darbuotojui. Koregavimo – prevenciniai veiksmų vykdymas aprašytas punktuose 7.8.3. – 7.8.5.

7.12.   Rezultatų analizė

7.12.1.              Užfiksuojami pažeidėjai duomenų bazėje (CRM darbuotojų kortelėse), siekiant turėti išsamią informaciją, kurią būtų galima panaudoti vertinant darbuotojų lojalumą įmonei, vertinant darbuotojų galimybę siekti karjeros įmonėje.

7.12.2.              Duomenų bazėje (CRM tiekėjų kortelėse) užfiksuojami tiekėjų brokas, darbuotojų problemos, klientų skundai, siekiant sukurti koregavimo – prevencinius veiksmus, sumažinančius įmonės kaštus ir nuostolius.

 


8.      PADALINIO VEIKLOS KONTROLĖ

 
 

 



PADALINIO VEIKLOS KONTROLĖS KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

Eil.

Nr.


Vykdytojai

 

Veiksmai

Dokumentai/ Įrašai

VKSV

VKSD

PV

TV

VVD

FD

PD

GD

8.1.

Padalinio veiklos patikrinimas

 

Kn

A

 

 

 

 

 

 

A

8.2

Padalinių ataskaitų analizavimas

Padalinių ataskaitos

Kn, Ig

A

 

 

 

Ig

 

Ig

Ip

8.3

Apskaitos programų duomenų analizavimas

Programų ataskaitos

Kn

A

 

 

 

 

 

 

 

8.4

Padalino vadovo informavimas

Priedas 5

Kn

A

Ig

Ig

 

 

 

 

 

8.5.

Patikrinimo ataskaitos pateikimas

„

Kn

A

Ig

Ig

Ig

Ig

 

 

 

8.6.

Prevencinių veiksmų siūlymas

 

Kn

D

A

 

 

 

Ig

 

 

8.7

Prevencinių veiksmų vykdymas

 

Ig

kn

D

D

Kn

 

A

 

 

8.8.

Vidaus kontrolės skyriaus mėnesio ataskaitos pateikimas

Mėnesio ataskaitos forma

Priedas 3

Kn, Ig

A

 

 

 

Ig

 

Ig

 

8.9.

Vidaus kontrolės skyriaus metinės ataskaitos pateikimas

Metinės ataskaitos forma

A

Ip

 

 

 

Ig

 

Ig

 

 

PADALINIO VEIKLOS KONTROLĖS APRAŠYMAS

 

8.1.       Planiniai padalinių patikrinimai

8.1.1.                  Vidaus kontrolės skyrius atlieka atlieka kontrolinius veiklos tarnybinius patikrinimus pagal sudarytą padalinių mėnesinį tikrinimo grafiką. Vidaus kontrolės skyrius atlieka kontrolinius veiklos tarnybinius patikrinimus tais atvejais, kai nustatomas / įtariamas pažeidimo atvejis, kuriuo galimai padaroma įmonei materialinė žala dėl įmonės atsakingų / vadovaujančių darbuotojų veiksmų .

8.1.2.                  Vidaus kontrolės skyrius tarnybinį patikrinimą gali atlikti ir pagal specialų įmonės vadovų pavedimą.

8.1.3.                  Patikrinimai vyksta pagal nustatytą tvarką, metodiškai. Kiekvienas patikrinimas aktuojamas ir ataskaita pateikiama kontrolės vadovui. Patikrinimo metu užpildoma lentelė “ Patikrinimo rezultatas įvertinamas procentais.  

8.1.4.                  Tarnybinio patikrinimo metu tikrinama: tarnybinio patikrinimo objektai apibrėžti tarnybinio patikrinimo išvados tvirtinimo instrukcijoje, ir tenai pateikta sąrašas yra ne galutinis, paliekama pozicija pagal atskirą generalinio. direktoriaus ar finansų departamento vadovo pavedimą. Griežtai apibrėžti yra tik veiklos kontrolės objektai:

§         darbų saugos, priešgaisrinės saugos, civilinės saugos taisyklių vykdymas;

§         pareiginių nuostatų vykdymas;

§         darbo drausmės taisyklių vykdymas;

§         darbo su grynais pinigais taisyklių laikymosi užtikrinimas.

8.1.5.                  Vidaus kontrolės skyriaus vyr. specialistas kontroliuoja padalinių baro darbą: prekių priėmimą, pardavimą, likučius, reguliariai tikrinas barmenų bei barmenų-kasininkų darbą.

8.1.6.                  Vidaus kontrolės skyriaus vyr. specialistas vykdo kontrolinių bandymų, patiekalų nurašymo kontrolę, reguliariai tikrina kontroliniai patiekalų gamybos bandymai, tikrinami padaliniuose patiekalų nurašymai.

8.1.7.                  Vidaus kontrolės skyriaus vyr. specialistas vykdo reguliariai vykdo atlyginimų mokėjimo kontrolę visuose padaliniuose.

8.1.8.                  Vidaus kontrolės skyriaus specialistas vykdo maisto išvežimų paslaugų vykdymo kontrolę. Reguliariai stebi ir tikrina dispečerių ir vairuotojų darbo vykdymą.

8.1.9.                  Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai reguliariai vykdo padalinių inventorizaciją, reguliariai tikrina dovanų kortelių išdavimą ir atsiskaitymo dovanų kortelėmis tvarką, organizuoja ir vykdo kontrolinius pirkimus įmonės padaliniuose, veda jų apskaitą. Tikrina piniginių lėšų vidinio perdavimo į centrinę kasą taisyklių laikymąsi (žr.“).

8.1.10.              Vidaus kontrolės skyriaus specialistas tikrina, ar yra padalinyje visi norminiai aktai reglamentuojantys padalinio veiklą ir kontroliuoja kaip jie saugomi. Galiojantys dokumentai turi būti saugomi atskiruose segtuvuose pagal reguliuojamas sritis. Norminių aktų sąrašas ir jų saugojimo taisyklės pateiktos instrukcijoje „“. Už padalinio dokumentacijos saugojimą yra atsakingas padalinio vadovas arba jį pavaduojantis asmuo.

8.1.11.              Vidaus kontrolės skyriaus vyr. specialistas vykdo reklaminių akcijų kontrolę, reguliariai tikrinama kaip vyksta reklaminių akcijų įgyvendinimas.

8.1.12.              Padalinių patikrinamą taip pat atlieka Valstybinė mokesčių inspekcija, valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba, valstybinė darbo inspekcija, finansų nusikaltimo tyrimo tarnyba, ekonominių nusikaltimų tyrimo tarnyba, priešgaisrinės saugos tarnyba bei kitos teisėsaugos institucijos. Darbuotojams patikrinimo metus rekomenduojama instrukcijoje „“.

8.2.       Padalinių ataskaitų analizavimas.

8.2.1.                  Padaliniai pateikia vidaus kontrolės skyriui ataskaitas, kurių pagalba vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai atlieka kontrolinių rodiklių patikrinimą. Ataskaitos pateikiamos kiekvieną mėnesį iki nurodytos datos.

8.3.       Apskaitos programų duomenų analizavimas.

8.3.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus vyr. specialistas kontroliuoja darbo su programa tvarką. Reguliariai tikrina padavėjų, vyr. padavėjų ir pamainos vadybininkų darbą su R-Keeper programa.

8.3.2.                  Vidaus kontrolės skyriaus vyr. specialistas kontroliuoja darbo su programa tvarką. Reguliariai tikrina padalinių vadovų, apskaitininkų padaliniuose ir buhalterių darbą su S-House programa.

8.3.3.                  Matuojami kontroliniai rodikliai, pagal sudarytą kontrolinių rodiklių sąrašą. ()

8.3.4.                  Vidaus kontrolės skyriaus vyr. specialistas kontroliuoja teisingą kasos operacijų atlikimą. Reguliariai tikrina, kaip vykdomos kasos operacijos padaliniuose.

8.3.5.                  Pastebėti nesklandumai, neaiškumai bei nusižengimai yra fiksuojami ir apie juos pranešama padalinio vadovui bei vidaus kontrolės skyriaus vadovui

8.4.       Padalino vadovo informavimas.

8.4.1.                  Jeigu pažeidimų nėra, vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai nusiunčia patikrinimo ataskaitą tinklo vadovui. Tinklo vadovas siunčia pranešimą padalinio vadovui, kad buvo atliktas patikrinimas padalinyje ir gauti patikrinimo rezultatai. Patikrinimo ataskaitą sudaro patikrinimą atlikęs vidaus kontrolės skyriaus darbuotojas.

8.4.2.                  Patikrinimo ataskaitą vidaus kontrolės skyriaus darbuotojas nusiunčia vidaus kontrolės skyriaus vadovui. Vidaus kontrolės skyriaus vadovas atlieka darbo įvertinimą.

8.5.       Specialistas pateikia ataskaitą (patvirtinta forma) apie nustatytus pažeidimus tinklo vadovui, finansų departamento direktoriui, vadovui, veiklos valdymo departamento direktoriui.

8.5.1.                  Padalinio vadovas išsiaiškina neatitikties priežastis ir pateikia paaiškinimus vidaus kontrolės skyriui ir tinklo vadovui. Padalinio vadovas pateikia sprendimą, neatitikties panaikinimui.

8.5.2.                  Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai išnagrinėja siūlomus prevencinius veiksmu. Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai patvirtina sprendimo teisingumą, arba praneša, kad tyrimas ir prevenciniai veiksmai netinkami. Šiuo atveju vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai siūlo savo variantus prevencinių veiksmų.

8.5.3.                  Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai siunčia pranešimą tinklo vadovui ir veiklos valdymo direktoriui. VKS specialistas pateikia registracijos žurnalo duomenis veiklos valdymo direktoriui. Sprendimą dėl prevencinių veiksmų priima veiklos valdymo direktorius. Pažeidimų registracijos žurnalas yra elektroniniame variante.

Siūlymas3. Pažeidimų registracijos žurnalas turi būti registruojamas bendrame įmonės dokumentų registravimo žurnale. Nustatyti kas „Pažeidimų registracijos žurnalo“ duomenimis  gali naudotis

8.6.       Prevencinių veiksmų siūlymas.

8.6.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas arba atsakingi asmenys siūlo prevenciius veiksmus. Jeigu sprendimui priimti reikalingas papildomas tyrimas, tai atsakingas asmuo paveda vidaus kontrolės skyriui atlikti papildomą tyrimą ir pateikti gautą informaciją.

8.7.       Prevencinių veiksmų vykdymas.

8.7.1.                  Veiklos valdymo direktorius tvirtindamas padalinio mėnesio atlyginimus atžymi neatitikimus su VKS pateikta informacija. Po padalinių mėnesio atlyginimo patvirtinimo, gautą informaciją veiklos valdymo direktorė perduoda kontrolės skyriaus analizei. Koregavimo – prevenciniai veiksmų vykdymas aprašytas punktuose 7.8.3. – 7.8.5.

8.8.       Vidaus kontrolės skyriaus mėnesio ataskaitos pateikimas.

8.8.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas teikia finansų departamento direktoriui mėnesio ataskaitą, kurioje nurodoma, kiek buvo atlikta tikrinimų ir kokie tikrinimų rezultatai.

8.9.       Vidaus kontrolės skyriaus metinės ataskaitos pateikimas.

8.9.1.                  Užfiksuojami pažeidėjai duomenų bazėje, siekiant turėti išsamią informaciją, kurią būtų galima panaudoti vertinant darbuotojų lojalumą įmonei, vertinant darbuotojų galimybę siekti karjeros įmonėje.

8.9.2.                  CRM duomenų bazėje užfiksuojami tiekėjų brokas, darbuotojų problemos, klientų skundai, siekiant sukurti koregavimo – prevencinius veiksmus, sumažinančius įmonės kaštus ir nuostolius.

8.9.3.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas analizuoja esamą situaciją ir atliktus kontrolinius patikrinimus dėl atsiradusių darbinių nesklandumų. Nustačius kaltus asmenis, ataskaitą pateikiama veiklos valdymo direktoriui.

8.9.4.                  Vidaus kontrolės skyriaus vadovas teikia finansų departamento direktoriui metinę ataskaitą, kurioje nurodoma, kiek buvo atlikta tikrinimų ir kokie tikrinimų rezultatai, kokie taktiniai darbai per metus atlikti.

 

9.      DARBO DRAUSMĖS KONTROLĖ

 
 

 

 

 



DARBO DRAUSMĖS KONTROLĖS KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

Eil.

Nr.


Vykdytojai

 

Veiksmai

Dokumentai/ Įrašai

VKSV

VKSD

D

GD

AD

PD

FD

VVD

9.1.

Darbo drausmės pažeidimas

„07IN14 Darbuotojų apžiūra“.

Ig

Kn

A

 

Kn

Kn

9.2..

Vidaus kontrolės skyriaus tyrimas

 

Kn

A

 

 

 

 

9.3.

Vidaus kontrolės skyriaus išvadų suformulavimas

Tyrimų išvadų forma. VKS pažeidimų registracijos žurnalas. „07IN18 Pažeidimų registravimas“Priedas 6

Kn

A

 

Ig

 

 

9.4

Vidaus kontrolės skyriaus išvadų tvirtinimas

 

Tyrimų išvadų forma. Priedas 4

 

 

 

T

 

 

9.5.

Išvadų perdavimas personalo skyriui

Tyrimų išvadų forma Priedas 4

 

A

 

 

 

Ig

9.6

Prevencinių veiksmų įvykdymas

 

 

 

Ig

 

 

A

 

DARBO DRAUSMĖS KONTROLĖS APRAŠYMAS

 

9.1.       Darbo drausmės pažeidimas

9.1.1.                  Bendrovėje patvirtintos vidaus tvarkos taisyklės, instrukcijos. Įmonėje kontroliuojama, kaip laikomasi vidaus tvarkos taisyklių.

9.1.2.                  Padalinio vadovui nustačius pažeidimą savarankiškai, padalinio vadovas registruoja šį pažeidimą pas save padalinyje, paima iš darbuotojo paaiškinimą dėl padaryto pažeidimo. Iki mėnesio paskutinės dienos, padalinio vadovas priima sprendimą bausti ar nebausti pažeidėją.

9.1.3.                  Apie visus nubaustus padalinio pažeidėjus, padalinio vadovas informuoja VKS. Informacija pateikiama, e-mail arba raštu už praėjusį mėnesį. Informacija pateikiamai: pažeidėjo pareigos. V. pavardė; pažeidimo data, pažeidimo pobūdis, sankcija.

Siūlymas 4: reikia paruošti informacijos pateikimo formą.

9.1.4.                  Padalinio vadovas privalo nedelsiant informuoti VKS apie nustatytus pažeidimus bei taikomas sankcijas pažeidėjams kai pažeidimo pobūdis gali sukelti darbuotojų/klientų sveikatos sutrikimų, didelių materialinių nuostolių (virš 500,-Lt), rezonansinį atgarsį visuomenėje.

9.1.5.                  Vienas iš kontrolės būdų – darbuotojų apžiūra, siekiant apsaugoti įmonės turtą nuo vagysčių). Padalinio vadovas privalo užtikrinti, kad visi darbuotojai būtų susipažinę su apžiūros taisyklėmis ir jų laikytųsi. Pamainos darbuotojų rankinių, persirengimo spintelių, asmeninių daiktų apžiūra atliekama tik pačiam darbuotojus sutikus.

9.1.6.                  Apsaugos darbuotojas privalo užtikrinti, kad restorano darbuotojai pabaigę darbo pamainą nepasisavintų įmonės turto. Įmonės turtas, tai maisto produktai, pusgaminiai, alkoholis, pramoninės prekės kurios yra naudojamos įmonės veikloje. Apsaugos darbuotojas savo darbo registracijos žurnale, pažymi kiek laiko jis užtruko atlikdamas apžiūrą.;

9.1.7.                  Paaiškėjus faktui, kad darbuotojas pažeidė vidaus tvarkos taisykles, informacija perduodama vidaus kontrolės skyriui.

9.2.       Vidaus kontrolės skyriaus tyrimo atlikimas

9.2.1.                  Tyrimą dėl vidaus tvarkos taisyklių pažeidimą atlieka paskirtas vidaus kontrolės skyriaus darbuotojas.

9.3.       Vidaus kontrolės skyriaus išvadų suformulavimas

9.3.1.                  VKS specialistas, užfiksavęs pažeidimą, įtraukia pažeidėjo duomenis bei jam paskirtą  padalinio vadovo drausminę nuobaudą į VKS pažeidimų registracijos žurnalą (žr. „Pažeidimų registravimas“)

9.3.2.                  Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojas pateikia tyrimo išvadas ir siūlo prevencinius veiksmus

9.4.       VKS išvadų tvirtinimas

9.4.1.                  Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojas pateikia prevencinių veiksmų siūlymus finansų departamento direktoriui.

9.4.2.                  Generalinis direktorius tvirtina prevencinius veiksmus.

9.5.       Išvadų perdavimas personalo skyriui

9.5.1.                  Pasiūlymas dėl nuobaudų pateikiamas personalo skyriui. Personalo skyrius paruošia įsakymą dėl nuobaudų. Generalinis direktorius tvirtina įsakymą.

9.6.       Prevencinių veiksmų įvykdymas

9.6.1.                  Nubaudžiamas darbuotojas, pažeidęs vidaus tvarkos taisykles.

9.6.2.                  Užfiksuojami pažeidėjai CRM sistemoje, siekiant turėti išsamią informaciją, kurią būtų galima panaudoti vertinant darbuotojų lojalumą įmonei, vertinant darbuotojų galimybę siekti karjeros įmonėje.

9.6.3.                  CRM sistemoje užfiksuojami darbuotojų problemos, klientų skundai, siekiant sukurti koregavimo – prevencinius veiksmus, sumažinančius įmonės kaštus ir nuostolius.

 


10.  VADOVAUJANČIO BEI ADMINISTRACIJOS PERSONALO PATIKRA

 
 

 

 

 

 



VADOVAUJANČIO PERSONALO PATIKROS KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

Eil.

Nr.


Vykdytojai

 

Veiksmai

Dokumentai/ Įrašai

VKSV

VKSD

PD

K

10.1

Naujo vadovo atranka

Kandidato anketa

 

 

Ig

Ip

10.2

Informacijos pateikimas vidaus kontrolės skyriui

Kandidato anketa. „07IN15 Darbuotojų atrankos kontrolė“.

Ig

 

Ip

 

10.3

Informacijos patikrinimas

„07IN15 Darbuotojų atrankos kontrolė“

Kn

A

 

 

10.4

Pretendento atsisakymas

Kandidato anketa

Kn

A

 

 

10.5

Pretendento tvirtinimas

Kandidato anketa

T

 

 

 

10.6

Informacijos perdavimas personalo skyriui

Kandidato anketa

 

A

Ig

 

10.7

Pretendento informavimas

 

 

 

Ip

Ig

 

VADOVAUJANČIO BEI ADMINISTRACIJOS PERSONALO PATIKROS APRAŠYMAS

 

10.1.   Naujo vadovo atranka.

10.1.1.              Vidaus kontrolės skyriaus vadovas paruošia sąrašą pareigybių, kurių patikrą privalu atlikti , priimant darbuotoją į darbą. Sąrašą patvirtinta generalinis direktorius. Kartą metuose sąrašas peržiūrimas ir koreguojamas.

10.1.2.              Atliekama pretendento veiklos patikra personalo vadovo arba generalinio direktoriaus užsakymu

10.1.3.              Personalo skyrius atliekant vadovaujančio personalo atranką, būtinas kandidato pateiktos informacijos teisingumo ir kandidato patikimumo patikrinimas. Tam tikslui personalo skyriaus darbuotojas paruošia vidaus kontrolės skyriui reikiamus kandidato duomenis.

10.2.   Informacijos pateikimas vidaus kontrolės skyriui.

10.2.1.              Realaus kandidato, kuris parėjo pirminę atranką, duomenys pateikiami vidaus kontrolės skyriaus vadovui. VKS dalyvauja tik baigiamajame etape po pirminės personalo skyriaus atrankos. Personalo skyrius, ne vėliau kaip tris dienas iki susitikimo, e-mal informuoja VKS vadovą apie numatomą pokalbio datą, bei nurodo kandidato vardą pavardę.

10.3.   Informacijos patikrinimas vidaus kontrolės skyriuje.

10.3.1.              Darbuotojų patikros tikslas yra nustatyti, tinkamumą pretenduojamoms pareigoms, galimos rizikos faktorius.

10.3.2.              Darbuotojų patikrą sudaro 3 lygiai. Pirmą patikros lygį, kurio metu patikrinami pretendentai į įmonės administracijos darbuotojų, MR administracijos darbuotojų, padalinio direktoriaus, vadybininko, vyr. kepėjo, vyr. virėjo pareigas, atlieka VKS vadovas ir specialistas. Antrą patikros lygį, kurio metu patikrinami pretendentai į padalinio darbuotojų, vyr. padavėjų, padavėjų, barmenų – kasininkų; MR darbuotojų pareigas, atlieka VKS  specialistas. Trečią patikros lygį, kurio metu patikrinami pretendentai į padalinio pagalbinius darbuotojus, indų plovėjus pareigas, atlieka VKS  specialistas (žr. „07IN15 Darbuotojų atrankos kontrolė“). Pastaba: patikrinti, ar  numatytas pasikartojimas bandant įsidarbinti?

10.3.3.              Patikrinimo metu atliekamas pilnas arba dalinis informacijos surinkimas, dalyvavimas pokalbyje, informacijos analizavimas, patikrinimas, rekomendacijos. Vidaus kontrolės skyriaus vadovas atlieka patikrinimą: dėl kokios priežasties išėjo iš buvusio darbo, ar jo pateikta informacija gyvenimo aprašyme yra teisinga (bendravimas su buvusiais darbdaviais). Kontroliuojami pretendentai ketinantys dirbti įmonėje pagal nustatytą ir patvirtintą tikrinamų pareigybių sąrašą.

10.4.   Pretendento atsisakymas.

10.4.1.              Jeigu tyrimo metu nustatoma, kad pretendentas į vadovus netinka užimti siūlomas pareigas, pateikiama informacija personalo skyriui, kodėl nerekomenduojama kandidato priimti,  nurodo šio prieštaravimo priežastis. Informacija pateikiama laisva forma.

10.5.   Pretendento tvirtinimas.

10.5.1.              Jeigu patikrinimo nustatoma, kad pretendentas atitinka nustatytus reikalavimu, vidaus kontrolės skyriaus vadovas neprieštarauja  kandidato priėmimui. Tvirtina antspaudu ir parašu.

10.6.   Informacijos perdavimas personalo skyriui.

10.6.1.              Pretendento anketa su vidaus kontrolės skyriaus vadovo patvitinimu perduodama personalo skyriui. VKS išvada pateikiama personalo skyriui kartu su kandidato asmens anketa svarstymui.

10.7.   Pretendento informavimas.

10.7.1.              Personalo skyriaus darbuotojas informuoja pretendentą apie priimtą sprendimą dėl priėmimo į darbą.


11.  INFORMACIJOS SAUGUMO UŽTIKRINIMAS

Pastaba: ši tvarka reglamentuoja veiksmus, kuriuos atlieka IT skyriaus konsultantas.

 
 

 

 

 

 



INFORMACIJOS SAUGUMO UŽTIKRINIMO KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

Eil.

Nr.


Vykdytojai

 

Veiksmai

Dokumentai/ Įrašai

VKSV

IT

FD

D

BD

PD

P

11.1

Informacijos naudojimo instrukcijos sukūrimas ir darbuotojams pateikimas

 

A

Ig

T

Ig

 

 

 

11.2

Informacijos naudojimo kontrolė

 

 

A

 

 

 

 

 

11.3

Patikrinimo išvadų pateikimas

 

 

Ip

Ig

 

 

 

 

11.4

Prevencinių veiksmų atlikimas

 

 

 

 

Ig

 

A

 

11.5

Mokėjimų tinklo tiekėjui kontroliavimas

 

 

A, Ig

 

 

Ig

 

Ip

11.6

Rezultatų analizavimas

Priedas 3

 

 

Ig

 

 

 

 

 

INFORMACIJOS SAUGUMO UŽTIKRINIMO APRAŠYMAS

 

11.1.   Informacijos naudojimo instrukcijos sukūrimas ir darbuotojams pateikimas.

11.1.1.              Vidaus kontrolės skyriaus vadovas paruošia ir įgyvendina komercinių paslapčių saugojimo tvarkos taisykles (žr. „07IN20 Komercinių paslapčių apsauga“).

11.1.2.              Vidaus kontrolės skyriaus vadovas sudaro ir atnaujina komercinių paslapčių sąrašą. Sąrašą tvirtina generalinis direktorius. Įmonės komercinę paslaptį sudaro įmonės paslapčių  darbuotojų disponuojami dokumentai arba atliekami darbai, kuriuose esanti informacija nurodyta įmonės komercinių paslapčių sąraše.

11.1.3.              Už bendrą įmonės komercinių paslapčių, kuriomis disponuoja įmonės paslapčių darbuotojas,  apsaugą yra atsakingi įmonės skyrių vadovų paskirti asmenys, kurie užtikrina:

               kad  įmonės komercinių paslapčių nesužinotų asmenys, neturintys  teisės dirbti  ar susipažinti su tokiomis

                kad asmuo  būtų  supažindinamas tik  su tokia įmonės komercinių paslapčių apimtimi,  kuri būtina  jo tarnybinėms pareigoms atlikti.

11.1.4.              Užfiksavus nesankcionuotą informacijos panaudojimo faktą, vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai sprendžia problemą, kodėl atsirado galimybė informacijos „nutekėjimui“, kas informacija pasinaudojo. Sukuriamos papildomos vidaus tvarkos taisyklės.

11.2.   Informacijos naudojimo kontrolė.

11.2.1.              Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai kontroliuoja, ar laikomasi kompiuterinės informacijos naudojimo taisyklių.

11.2.2.              IT konsultantas kontroliuoja, kad įmonės suteikiančios informacinių technologijų paslaugas „outsourcing“ būdu laikytusi konfidencialumo ir informacijos saugumo taisyklių.

11.2.3.              IT konsultantas atlieka tinklo monitoringą, analizuoja, koks duomenų kiekis per internetą buvo perkeltas padaliniuose, kur ji buvo siųsta..

11.3.   Patikrinimo išvadų pateikimas

11.3.1.              Jeigu perduotas duomenų kiekis būna didesnis, negu nurodyta taisyklėse, IT konsultantas informuoja finansų departamento direktorių. Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai atlieka tyrimą, kokius duomenis ir kas perkėlė.

11.4.   Prevencinių veiksmų atlikimas.

11.4.1.              Jeigu prevencinių veiksmų siūlymas patvirtinamas, tai atliekami prevenciniai veiksmai įgyvendinami.

11.4.2.              Už įmonės paslapčių saugojimo reikalavimų pažeidimus įmonės generalinis direktorius kaltiems asmenims  skiria drausmines nuobaudas, taip pat su šiais asmenims  gali būti nutraukta darbo sutartis. Taip pat tokiems asmenims taikoma atsakomybė, numatyta sutartyje dėl viešai neskelbiamos konfidencialios informacijos, kuri yra pasirašoma su visais įmonės darbuotojais.

11.4.3.              Įmonės paslapčių atskleidimo ar praradimo faktams pasitvirtinus, sprendžiamas klausimas dėl  civilinės bylos iškėlimo Lietuvos Respublikos civilinio proceso kodekso nustatyta tvarka.

11.5.   IT konsultantas kontroliuoja, kad nebūtų viršyti mokėjimai tinklo tiekėjui.

11.5.1.              Su tinklo tiekėju sudaryta sutartis, pagal kuri mokamas mokestis už tinklo naudojimą. Sutartyje nurodyti tinklo naudojimo resursai, kurie suteikiami už fiksuotą mokestį. Jeigu tinklo naudojimo resursai yra viršijami, tada tinklo tiekėjui mokamas papildomas mokestis.

11.5.2.              IT konsultantas kontroliuoja mokėjimus tinklo tiekėjui ir, nustatęs, kad už tinklo naudojimo paslaugas reikia mokėti papildomai, informuoja apie tai finansų departamento direktorių.  Padidėję mokėjimai už tinklo paslaugas gali rodyti nesankcionuotą duomenų naudojimą padaliniuose. Finansų departamento direktorius duoda nurodymą vidaus kontrolės skyriaus vadovui atlikti tyrimus.

11.6.   Rezultatų analizavimas

11.6.1.              CRM sistemoje užfiksuojami pažeidėjai, siekiant turėti išsamią informaciją, kurią būtų galima panaudoti vertinant darbuotojų lojalumą įmonei, vertinant darbuotojų galimybę siekti karjeros įmonėje.

 

 


12.  ĮMONĖS FIZINĖS APSAUGOS UŽTIKRINIMAS

 
 

 



ĮMONĖS FIZINĖS APSAUGOS UŽTIKRINIMO KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

Eil.

Nr.


Vykdytojai

 

Veiksmai

Dokumentai/ Įrašai

VKSV

VKSD

PPV

FD

GD

P

D

PD

IT

12.1

Padalinio signalizacijos įrengimo konkurso organizavimas

 

Kn

A

Ig

 

 

Ig

 

 

 

12.2

Signalizacijos tiekėjų parinkimas ir siganalizacijos įrengimas

 

Kn

A

Ig

 

 

Ip

 

 

 

12.3

Sutarčių su apsaugos įmonėmis sudarymas ir įrengimas

 

 

A

 

 

T

D

 

 

 

12.4

Apsaugos darbuotojų darbo taisyklių sudarymas

 

Kn

A

 

Ig

I

Ig

 

 

 

12.5

Apsaugos darbuotojų darbo tikrinimas

 

Kn

A

 

Ig

 

Ip

 

 

 

12.6

Koregavimo, prevencinių veiksmų atlikimas

 

 

D

 

Ig

T

 

Ig

A

 

12.7

Mokėjimų už paslaugas kontroliavimas

 

Ig

Ig

 

Ig

 

 

 

 

A

12.8

Rezultatų analizavimas

Priedas 3

A

Ip

 

Ig

Ig

 

 

 

 

 

ĮMONĖS FIZINĖS APSAUGOS UŽTIKRINIMO APRAŠYMAS

 

12.1.   Padalinio signalizacijos įrengimo konkurso organizavimas (aprašyta “Veiklos plėtros procedūroje PR-01”).

12.2.   Signalizacijos tiekėjų parinkimas ir siganalizacijos įrengimas (aprašyta “Veiklos plėtros procedūroje PR-01”).

12.3.   Sutarčių su apsaugos įmonėmis sudarymas

12.3.1.              Vidaus kontrolės skyriaus vadovas parenka saugos kompanijas ir sudaro paslaugų pirkimo sutartis (žr. “07IN01 Sutarties paruošimo instrukcija”).

12.4.   Apsaugos darbuotojų darbo taisyklių sudarymas

12.4.1.              Fizinės apsauga yra skirta užtikrinti viešąją tvarką padalinio veikloje ( kad nebūtų konfliktų, kad klientas jaustųsi saugus). Tam tikslui vidaus kontrolės skyrius paruošia apsaugos darbuotojo darbo reglamentą.

12.4.2.              Vidaus kontrolės skyriaus specialistas suderina apsaugos darbuotojo darbo taisykles su apsaugos įmone, su kuria sudaryta sutartis. Apsaugos darbuotojai susipažįsta su darbo taisyklėmis, įsipareigoja vykdyti, užtikrindamas viešąją tvarką padalinio darbo metu.

12.5.   Apsaugos darbuotojų darbo tikrinimas

12.5.1.              Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai periodiškai tikrina saugos darbuotojų darbą. Pamainos vadybininkai išreiškia pastabas apie saugos darbuotojų darbą.

12.5.2.              Kai padalinyje įvyksta incidentas, pamainos vadybininkas informuoja padalinio vadovą apie įvykusį incidentą.

12.5.3.              Jeigu pamainos vadybininkas ar padalinio vadovas nusprendžia, kad apsaugos darbuotojas pažeidė darbo taisykles arba neįvykdė savo funkcijų, vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai kartu su apsaugos įmone atlieka tyrimą.

12.5.4.              Jeigu tyrimo metu nustatoma, kad apsaugos darbuotojas pažeidė darbo taisykles, apsaugos įmonei taikomos sankcijos. Sankcijos numatomos sutartyse su apsaugos įmonėmis.

12.6.   Koregavimo, prevencinių veiksmų atlikimas

12.6.1.              Jeigu įvyksta vagystė arba kiti incidentai, vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai suskaičiuoja kas dingo, nustato nuostolius, nustato, kas kaltas dėl incidento.

12.6.2.              Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai atlieka koregavimo – prevencinius veiksmus, kurie užtikrina, kad daugiau incidentai nepasikartotų.

12.6.3.              Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai paruošia instrukcijas, sumažinančias incidentų tikimybes padaliniuose bei rekomendacijas, kaip išvengti vagysčių .

12.7.   Mokėjimų už paslaugas kontroliavimas.

12.7.1.              Vidaus kontrolės skyriaus specialistas kontroliuoja mokėjimus apsaugos įmonei pagal suteiktų pasalaugų kiekį.

12.8.   Rezultatų analizavimas

12.8.1.              CRM sistemoje užfiksuojami pažeidėjai, siekiant turėti išsamią informaciją, kurią būtų galima panaudoti vertinant darbuotojų lojalumą įmonei, vertinant darbuotojų galimybę siekti karjeros įmonėje.

 


13.  VIDEO KONTROLĖS ORGANIZAVIMAS

 
 

 



VIDEO KONTROLĖS ĮRENGIMO KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

Eil.

Nr.


Vykdytojai

 

Veiksmai

Dokumentai/ Įrašai

VKSV

VKSD

P

PPV

D

PV

PD

FD

13.1

Video kontrolės sistemų diegimo konkurso organizavimas

 

Kn

A

Ip

Ig

 

 

 

 

13.2

Video kontrolės diegėjo parinkimas

 

Kn

A

Ig

 

 

 

 

 

13.3

Video sistemos montavimas

 

Kn

D

A

Ig

 

 

 

 

13.4

Video kontrolės instrukcijos darbuotojams pateikimas

 

Kn

A

 

 

Ig

 

 

 

13.5

Video duomenų analizavimas

 

Kn

A

 

 

Ip

 

 

 

13.6

Patikrinimo išvadų pateikimas

 

Kn

A

 

 

 

Ig

 

 

13.7

Prevencinių veiksmų atlikimas

 

 

D

 

 

Ig

 

A

 

13.8

Rezultatų analizavimas

Priedas 3

A

Ip

 

Ip

 

 

 

Ig

 

VIDEO KONTROLĖS ĮRENGIMO APRAŠYMAS

 

13.1.   Video kontrolės sistemų diegimo konkurso organizavimas (aprašyta “Veiklos plėtros procedūroje PR-01”).

13.2.   Video kontrolės diegėjo parinkimas (aprašyta “Veiklos plėtros procedūroje PR-01”).

13.3.   Video sistemos montavimas (aprašyta “Veiklos plėtros procedūroje PR-01”).

13.3.1.              Vidaus kontrolės specialistas aptarnauja stebėjimo sistemas. Organizuoja stebėjimo sistemos gedimų šalinimus ir trūkumus, organizuoja garantinį ir pogarantinį remontą.

13.3.2.              Jeigu pastebima, kad videomagnetofonas negali atlikti savo funkcijų nedelsiant apie tai informuoti vidaus kontrolės skyriaus vadovą. Jeigu nustatoma, kad videomagnetofonas nefiksuoja video juostoje valandų, minučių, dienų - padalinio vadovas nedelsiant apie tai informuoja VKS vadovą bei padalinį aptarnaujančios įmonės paskirta atsakingą asmenį

13.4.   Video kontrolės instrukcijos darbuotojams pateikimas

13.4.1.              Darbuotojai supažindinami su video kontrolės užtikrinimo taisyklėmis (žr. „07IN16 Dėl video kontrolės tvarkos”). Taisyklės skirtos užtikrinti padaliniuose turimos video stebėjimo įrangos efektyvų panaudojimą pagal paskirtį bei video stebėjimo metu gaunamos informacijos saugumą.

13.4.2.              Su video kontrolės užtikrinimo taisyklėmis padalinio vadovai supažindinami pasirašytinai. Padalinio vadovus supažindina Tinklo vadovas bendro susirinkimo metu. Pasirašytų Taisyklių egzempliorius saugomos įmonės administracinėse patalpose.

13.4.3.              Padalinio vadovas pamainos vadybininkus supažindina su šiomis Taisyklėmis padalinio susirinkimo metu pasirašytinai. Pasirašymui pateikiama Taisyklių kopija. Pasirašytos taisyklės saugomos kiekviename  padalinyje.

13.5.   Video duomenų analizavimas

13.5.1.              Video juostoje fiksuojama: filmuojamos dienos data, filmuojamos dienos laikas (valandos, minutė), veiksmai kontroliuojamoje zonoje.

13.5.2.              Prieš priduodant signalizaciją atsakingas asmuo pakeičia video juostą bei užtikrina, kad videomagnetofonas atliktų įrašymo funkciją. Kasetes keičia padalinio vadovas arba jo įgaliotas darbuotojas.

13.5.3.              Video juosta turi teisę peržiūrėti įmonės vadovas, padalinio vadovas, VKS specialistai bei kiti įmonės atsakingi asmenys patvirtinti įmonės vadovo įsakymu.

13.5.4.              Peržiūrima video juosta iš padalinio paimama sudarant video uostos paėmimo aktą, kurį pasirašo paėmimą atliekantis asmuo ir padalinio vadovas;

13.5.5.              Vidaus kontrolės darbuotojas pasirenka padalinį ir analizuoja nustatytos dienos video duomenis. Padalinio vadovas pateikia kasos ataskaitas. Vidaus kontrolės darbuotojas sulygina video duomenis su kasos duomenimis. Jeigu skaičiai nesutampa, fiksuojamas neatitikimas.

13.5.6.              Video juosta paimta peržiūrai privalo būti grąžinta ne vėliau kaip penkias dienos nuo paėmimo datos;

13.5.7.              Įrašytą video juostą perduoti ne įmonės įgaliotiems asmenims griežtai draudžiama.

13.6.   Patikrinimo išvadų pateikimas

13.6.1.              Vidaus kontrolės skyriaus darbuotojai, radę neatitikimus, pateikia patikrinimo ataskaitą finansų departamento direktoriui, veiklos valdymo direktoriui.

13.7.   Prevencinių veiksmų atlikimas

13.7.1.              Koregavimo – prevenciniai veiksmų vykdymas aprašytas punktuose 7.8.3. – 7.8.5.

13.8.   Rezultatų analizavimas

13.8.1.              CRM sistemoje užfiksuojami pažeidėjai, siekiant turėti išsamią informaciją, kurią būtų galima panaudoti vertinant darbuotojų lojalumą įmonei, vertinant darbuotojų galimybę siekti karjeros įmonėje.


 

14.  NUORODOS

LST EN ISO 9000:2000 Kokybės vadybos sistemos. Pagrindai, terminai ir apibrėžimai.

LST EN ISO 9001:2000 Kokybės vadybos sistemos. Reikalavimai.

LST EN ISO 9004:2000 Kokybės vadybos sistemos. Veiklos gerinimas. Rekomendacijos

15.  KEITIMAI

Keitimai šioje procedūroje atliekami pagal procedūrą Nr.________.

 

16.  PASKIRSTYMAS

Procedūros tikraraštis (1egz.) laikomas pas ________________ .

Procedūrų kopijos patalpintos į bendrą dokumentų bazę informacinėje sistemoje.

17.  PRIEDAI

 

Priedas 1 DARBUOTOJŲ PROBLEMŲ REGISTRACIJOS ŽURNALAS

Priedas 2 PROBLEMOS SPRENDIMO AKTAS

Priedas 3 Vidaus kontrolės mėnesio ataskaita

Priedas 4 Statybos darbų vykdymo grafiko kontrolės forma

Priedas 5 Padalinio patikrinimo ataskaita

Priedas 6 Metinis pažeidimų registravimo žurnalas

Priedas 7 Projekto faktinių išlaidų palyginimas su planuotom išlaidom

 

 


Priedas 1

DARBUOTOJŲ PROBLEMŲ REGISTRACIJOS ŽURNALAS

 

 

 

Nr.

Data

Problemos pateikėjas

Esama situacija

Pageidaujama situacija

Svarbos įvertinimas

Problemos sprendėjas

Sprendimo terminas

Padalinio vadovo parašas

Rezultatas/ išvados

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 Priedas 2                                                                             

 

PROBLEMOS SPRENDIMO AKTAS

 

 

I

 

PROBLEMOS SPRENDIMO AKTAS Nr.: ________________ Data: ______________

Struktūrinio vieneto, kuris užfiksavo problemą pavadinimas: __________________________

Problemos turinys (esama situacija): ______________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Pageidaujama situacija, išsprendus problemą: _______________________________________

____________________________________________________________________________________ Pageidaujamas sprendimo terminas: ____________________________________________________________________

 

II

 

Struktūrinio padalinio, kuriam perduodamas problemos sprendimas, pavadinimas: ____________

Suderintas sprendimo terminas: _________________________________________________

Sprendėjo V. Pavardė: _________________________________________________________

Struktūrinio padalinio vadovo, kuriam perduodamas problemos sprendimas, parašas : _________

 

III

 

Sprendimo veiksmai: ______________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Problema išanalizuota ir koregavimo veiksmai atlikti:

 

Problemos registruotojas_______________________________________________________________

Struktūrinio padalinio vadovas (V. Pavardė, parašas, data)

Problemos sprendėjas_________________________________________________________________

Struktūrinio padalinio vadovas (V. Pavardė, parašas, data)

 

 

 


Priedas 3

 

                        Vidaus kontrolės mėnesio ataskaita

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TINKLAS

Pozicija

 

 

 

 

 

 

Bistro

 60003 Akcijos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cechas