PARDAVIMŲ VALDYMO PROCEDŪRA

 

TURINYS

 

 

1.       PASKIRTIS. 2

2.       TAIKYMO SRITIS. 2

3.       PAAIŠKINIMAI IR SANTRUMPOS. 2

4.       BENDRA PARDAVIMŲ PROCESO SCHEMA. PARDAVIMŲ PLANAVIMAS. 5

5.       SVEČIŲ APTARNAVIMAS RESTORANE. 10

6.       TURISTINIŲ GRUPIŲ APTARNAVIMAS. 20

7.       FRANČIZĖS TINKLO DARBO PROCESO APRAŠYMAS. 24

8.       VIEŠBUČIO DARBO APRAŠYMAS. 30

9.       KITŲ GAMINTOJŲ PRODUKCIJOS PARDAVIMO ŽENKLU APRAŠYMAS. 34

10.          ĮMONIŲ DARBUOTOJŲ MAITINIMO PAGAL SUTARTIS APRAŠYMAS. 38

11.          MAISTO UŽSAKYMO Į NAMUS INTERNETU IR TELEFONU APRAŠYMAS. 41

12.          IŠVAŽIUOJAMŲJŲ BANKETŲ ORGANIZAVIMO APRAŠYMAS. 49

13.          SVEČIŲ NUSISKUNDIMŲ REGISTRAVIMAS IR NAGRINĖJIMAS. 54

14.          NAUJO VALGIARAŠČIO GAMYBA.. 56

15.          DARBUOTOJŲ PROBLEMŲ REGISTRAVIMAS IR NAGRINĖJIMAS. 59

16.          NUORODOS. 59

17.          KEITIMAI 59

18.          PASKIRSTYMAS. 59

19.          PRIEDAI 59

 

 


1.      PASKIRTIS

Procedūros tikslas - koordinuoti pardavimo procesą, siekiant laiku ir kokybiškai patenkinti klientų poreikius. Procedūra reglamentuoja pardavimo padalinių darbo tvarką, apibrėžia pardavimo padalinių ryšius su kitais įmonės padaliniais.

Šioje procedūroje aprašomas pardavimo procesas, kuris apima visus UAB “Įmonėja“  naudojamus pardavimo būdus ir nustato bendrą pardavimų vykdymo tvarką.  Dokumente aprašyti šie pardavimo būdai:

§         svečių aptarnavimas restorane;

§         turistinių grupių aptarnavimas ir banketų „ patalpose organizavimas;

§         frančizės tinklo darbas;

§         viešbučio „Šachmatinė“ darbo aprašymas;

§         kitų gamintojų produkcijos pardavimas su  ženklu;

§         įmonių darbuotojų maitinimas pagal sutartis, naudojant kreditines - debetines korteles

§         maisto užsakymo į namus internetu arba telefonu paslauga;

§         japonų maisto užsakymas į namus paslauga;

§         išvažiuojamųjų banketų užsakymo paslauga.

 

2.      TAIKYMO SRITIS

          Ši procedūra taikoma su pardavimų procesu susijusiuose padaliniuose.

3.      PAAIŠKINIMAI IR SANTRUMPOS

 

Procesas – tarpusavyje susijusių funkcijų visuma, kuri gavinius paverčia produkcija.

Procedūra – nustatyta veiklos ar proceso vykdymo tvarka.

POS - kompiuterizuotas kasos aparatas turintis savo nuosavą kompiuterį ,spausdintuvus, magnetinių kortelių skaitytuvus, ryšį su kitais kompiuteriais, savo specializuotą programinę įrangą.

Kokybė - objekto savybių visuma, įgalinanti juos tenkinti išreikštus ir numanomus poreikius.

Produktas - veiklos ar procesų rezultatas (gali būti paslauga, gaminys, medžiagos, intelektualus kūrinys ar bet koks jų derinys)

Procesų schemos – grafinis proceso scenarijaus atvaizdavimas. Procesų schemos sudaromos tam, kad būtų galima vizualizuoti įmonės procesus. Tai sudaro galimybę įmonės darbuotojams vienodai pamatyti visas proceso dalis ir nustatyti, kiek šios proceso dalys suderintos viena su kita, leidžia pamatyti silpnas proceso dalis. Procesų schemos leidžia įmonės vadovams planuoti, kokias proceso dalis reikės gerinti.


 

Procedūros tikslas - koordinuoti paslaugų suteikimo procesą, siekiant laiku ir kokybiškai patenkinti klientų poreikius. Procedūra reglamentuoja padalinių darbo tvarką suteikiant paslaugas, apibrėžia padalinių tarpusavio ryšius.

Paslauga - tiekėjo ir kliento tarpusavio sąveikoje atliekamų veiksmų bei tiekėjo vidaus veiklos, skirtos kliento poreikiams tenkinti, rezultatai (ISO 9000:2000 Pagrindai, terminai ir apibrėžimai).

UAB „Įmonėjoje“ paslauga vadinamas maisto pristatymas į namus arba biurus, užsakant paslaugas internetu, telefonu ir išvažiuojamųjų banketų organizavimas.

Call Centras– padalinys, kuriame priimami svečių užsakymai visais ryšių kanalais: internetu, telefonu. Ateityje numatoma kontaktų centre registruoti ir klientų nusiskundimus.

Procesų schemos – grafinis proceso scenarijaus atvaizdavimas. Procesų schemos sudaromos tam, kad būtų galima vizualizuoti įmonės procesus. Tai sudaro galimybę įmonės darbuotojams vienodai pamatyti visas proceso dalis ir nustatyti, kiek šios proceso dalys suderintos viena su kita, leidžia pamatyti silpnas proceso dalis. Procesų schemos leidžia įmonės vadovams planuoti, kokias proceso dalis reikės gerinti.

 

 

 

PAAIŠKINIMAI IR SANTRUMPOS:

S – Svečias

VA – valdyba

VG –valdymo grupė

VAD –viešbučio administratorius

FD – finansų direktorius

GD – generalinis direktorius

PLD - plėtros direktorius;

FR – frančizės vadovas

F – frančizės kandidatas arba frančizės turėtojas

FK – frančizės komitetas

TV - tinklo vadovas

TIV – tiekimo vadovas

KD – komercijos direktorius

VVD – veikos valdymo direktorius

PV – padalinio vadovas

PAV – pamainos vadybininkas

AD - administratorė

PA – padavėja

P – partneriai, turizmo agentūros, tyrimų agentūros

ĮK – įmonė- klientė, kurios darbuotojai maitinami „Įmonėjos“ padaliniuose

MV –marketingo vadybininkas

B - barmenas

G – gamybos padalino darbuotojai.

RP – restorano personalas

BD – buhalterijos darbuotojas

TE - telefonistė

DI –dispečerė

V - vairuotojas

 

Įrašai darbuotojų kompetencijų lentelėse: T - tvirtina, A - atlieka , D - dalyvauja, Ig – informacija gauna, Ip – informaciją pateikia, Kn – kontroliuoja.

 


4.      BENDRA PARDAVIMŲ PROCESO SCHEMA. PARDAVIMŲ PLANAVIMAS.

 

 

PArdavimų planavimo KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

Eil.

Nr.


VYKDYTOJAI

 

VEIKSMAI

Naudojami dokumentai ir įrašai

VA

VG

GD

FD

VVD

TV

PV

4.1

Praeitų metų rodiklių analizavimas

 

 

 

 

A

A

A

 

4.2

Rinkos veiksnių analizavimas

 

 

 

A

A

A

Ig

 

4.3

Reikiamos informacijos planavimui iš padalinių gavimas.

 

 

 

 

 

Kn

Ig

Ip

4.4

Tinklų metinio plano sudarymas

 

 

 

 

 

D

A

 

4.5

Įmonės metinio plano sudarymas

 

 

 

 

A

 

 

 

4.6

Įmonės metinio plano derinimas

 

 

 

A

A

 

 

 

4.7

Įmonės metinio plano tvirtinimas

 

T

 

Ip

Ip

 

 

 

4.8

Valdymo grupės informavimas apie planų patvirtinimą

 

 

Ig

A

A

Ig

 

 

4.9

Informacijos apie planų patvirtinimą pateikimas tinklų vadovams

 

 

 

 

 

A

Ig

 

4.10

Ketvirtinių planų koregavimas

 

 

 

 

T

A

 

 

4.11

Informacijos apie planų koregavimą perdavimas tinklų ir padalinių vadovams

 

 

 

 

 

A

Ig

Ig

4.12

Pusmečio plano koregavimas

 

T

Ig

D

D,Ip

D

 

 

4.13

Informacijos apie planų koregavimą perdavimas tinklų ir padalinių vadovams

 

 

 

 

 

A

Ig

Ig

4.14

Metinės planų vykdymo ataskaitos sudarymas

 

 

 

A

A

A

Ip

 

4.15

Metinės planų vykdymo ataskaitos pateikimas valdybai

 

Ig

 

A

A

 

 

 

4.16

Rezultatų analizavimas valdyboje

 

A

 

 

 

 

 

 

4.17

Valdybos išvadų pateikimas

 

Ip

Ig

Ig

Ig

Ig

 

 

4.18

Darbuotojų motyvavimas

 

 

 

A

 

 

 

 

 

 

 


 

 

PARDAVIMŲ PROCESO PLANAVIMAS

 

4.1.       Praeitų metų rodiklių analizavimas.

4.1.1.                  Sudarant metinį pardavimų planą, tinklo vadovai, veiklos valdymo departamento direktorius, finansų direktorius, išanalizuoja praeitų metų įmonės padalinių rodiklius.

4.2.       Rinkos veiksnių analizavimas.

4.2.1.                  Veiklos valdymo departamento direktorius, finansų direktorius, generalinis direktorius vadovai išanalizuoja rinkos išorinis veiksnius, kurie įtakoja įmonės pardavimų rezultatus: elektros energijos pabrangimą, kuro pabrangimą, konkurentų viešojo maitinimo taškų įkūrimą ir kt.

4.3.       Reikiamos informacijos planavimui iš padalinių gavimas.

4.3.1.                  Tinklo vadovai gauną reikiamą informaciją planavimui iš padalinių vadovų. Tinklų vadovai sudaro tinklų planų projektus .

4.4.       Tinklų metinio pardavimo plano sudarymas.

4.4.1.                  Tinklų vadovai pristato tvirtinimui planus generaliniam direktoriui, finansų direktoriui ir veiklos valdymo direktorei susitikimo metu. Jei planas nepatvirtinamas, tinklo vadovas atlieka korekcijas ir dar kartą pristato.

4.4.2.                  Komercijos direktorė teikia finansų direktoriui ir generaliniam direktoriui, veiklos valdymo direktorei  metinius planus.

4.5.       Įmonės pardavimo metinio plano sudarymas

4.5.1.                  Suderinus tinklų pardavimo planus, veiklos finansų direktorius paruošia bendrą įmonės metinę “Pelno-nuostolio ataskaitą”.

4.6.       Įmonės metinio plano derinimas.

4.6.1.                  Finansų departamento direktorius, generalinis direktorius koreguoja ir suderina metinį planą.

4.7.       Įmonės metinio plano tvirtinimas.

4.7.1.                  Generalinis direktorius pateikia valdybai įmonės metinį planą. Valdybos pasitarimo metu yra tvirtinamas arba grąžinamas koregavimui ir tikslinimui.

4.8.       Valdymo grupės informavimas apie planų patvirtinimą.

4.8.1.                  Jeigu metinis yra patvirtinamas, apie tai susirinkimo metu yra informuojama valdymo grupė. Informuoja generalinis direktorius ir finansų direktorius.

4.9.       Informacijos apie planų patvirtinimą pateikimas tinklų.

4.9.1.                  Tinklų ir padalinių vadovai informuojami apie planų patvirtinimą. “Pelno-nuostolio ataskaitos” yra bendrame serveryje. Kiekvieno lygio vadovas mato jam pagal rolės suteiktą informacijos kiekį.

4.9.2.                  Padalinių vadovai gauna pardavimo planus pirmam ketvirčiui.

4.10.   Ketvirčio planų koregavimas.

4.10.1.              Kiekvieną ketvirčio pabaigoje veiklos valdymo direktorė analizuoja tinklų ir padalinių pardavimų planų vykdymo ataskaitas, pardavimų tendencijas ir faktorius įtakojančius metinio pardavimų plano pakeitimus.

4.10.2.              Veiklos valdymo direktorė paruošia pardavimo plano koregavimo pasiūlymus ir teikia finansų direktoriui.

4.10.3.              Finansų direktorius tvirtina koreguotą ketvirčio pardavimų planą (lentelėje nurodoma pardavimo - išvežimų planas Lt /be PVM).

4.11.    Tinklų ir padalinių vadovų informavimas apie planų koregavimą.

4.11.1.              Veiklos valdymo direktorė informuoja tinklų vadovus el. paštu apie planų koregavimą (Word dokumente nurodyta kiekvieno padalinio pardavimų rodikliai). Tinklų vadovai informuoja padalinių vadovus.

4.12.   Pusmečio plano koregavimas.

4.12.1.              Analizuojamos padalinių pelno – nuostolio ataskaitos. Pusės metų pelno nuostolio ataskaitos lyginamos su pardavimų planu. Analizuojama padalinio vadovo „kontroliuojamos išlaidų“ ataskaita, Tai atlieka finansų, generalinis direktoriai ir veiklos valdymo direktorė.

4.12.2.              Tinklų vadovai pateikia, argumentus arba veiksnių, kurie įtakoja pusmečio pardavimo planų vykdymo nukrypimus, aprašymą. Taip pat tinklų vadovai siūlo veiksmus, kurių reikia imtis, norint išvengti pardavimo planų nevykdymą. Tinklų vadovai argumentus ir prevencinių veiksmų planus pateikia veiklos valdymo direktorei (pateikiama laisva forma ).

4.12.3.              Finansų departamento direktorius pateikia pardavimo planų vykdymo ataskaitą generaliniam direktoriui.

4.12.4.              Generalinis direktorius ataskaitą pateikia valdybai. Jeigu plano koregavimui trūksta duomenų, ataskaitos grąžinamos papildymui. Jeigu duomenų pakanka, valdybos išvadų pagrindu veiklos valdymo direktorė ir finansų direktorius koreguoja antro pusmečio planą.

4.13.   Informacijos apie pusmečio planų koregavimą perdavimas tinklų vadovams.

4.13.1.              Veiklos valdymo direktorė informuoja tinklų vadovus el. paštu apie ketvirtinių planų koregavimą (Word dokumente nurodyta kiekvieno padalinio pardavimų rodikliai). Tinklų vadovai informuoja padalinių vadovus.

4.14.   Metinės planų vykdymo ataskaitos sudarymas

4.14.1.              Metų pabaigoje analizuojama metinių pardavimų planų vykdymo ataskaitos. Pelno nuostolio ataskaitos lyginamos su pardavimų planu. Tai atlieka finansų ir generalinis direktoriai bei veiklos valdymo direktorė. Analizuojama padalinio vadovo „kontroliuojamų išlaidų“ ataskaita.

4.14.2.              Tinklų vadovai pateikia, argumentus arba veiksnių, kurie įtakoja pusmečio pardavimo planų vykdymo nukrypimus, aprašymą. Tinklų vadovai argumentus planus pateikia veiklos valdymo direktorei.

4.14.3.              Finansų departamento direktorius paruošia metinių pardavimo planų vykdymo ataskaitą ir pateikia generaliniam direktoriui.

4.15.   Metinės planų vykdymo ataskaitos pateikimas valdybai

4.15.1.              Generalinis direktorius pateikia metų pardavimo plano vykdymo ataskaitą valdybai.

4.16.   Rezultatų analizavimas valdyboje

4.16.1.              Metų pardavimo plano vykdymo ataskaita analizuojama valdybos susirinkimo metu. Analizės išvados registruojamos susirinkimo protokole.

4.17.   Valdybos išvadų pateikimas.

4.17.1.              Generalinis direktorius supažindina valdymo grupę su valdybos išvadomis, valdymo grupės susirinkimo metu.

4.18.   Darbuotojų motyvavimas

4.18.1.              Metinio pardavimo plano vykdymo išvadų pagrindu pateikiami pasiūlymai dėl darbuotojų motyvavimo. Pasiekę gerų rezultatų, darbuotojai yra vienu ar kitu būdu skatinami (suteikiamos piniginės premijos, organizuojami renginiai, kelionės ir kt.)

 


5.      SVEČIŲ APTARNAVIMAS RESTORANE

 
 

 


 


SVEČIŲ APTARNAVIMO RESTORANE DARBUOTOJŲ KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

Eil.

Nr.


VYKDYTOJAI

 

VEIKSMAI

Naudojami dokumentai ir įrašai

S

PAV

P

G/B

PV

5.1

Svečias atvyksta į restoraną

____

A

 

 

 

 

5.2.

Svečią pasitinka ir pasodina prie stalo

 

 

A

 

 

Kn

5.3

Svečias pats atsisėda prie staliuko

 

A

 

 

 

 

5.4.

Pateikiamas meniu svečiui

 

 

A

 

 

Kn

5.5.

Suteikiama pagalba, renkantis patiekalus

 

 

 

A

 

Kn

5.6.

Išsirenka ir užsisako patiekalus

 

A, Ip

 

Ig

 

 

5.7.

Padavėja suveda užsakymą į kasos programą.

 

 

 

A

 

Kn

5.8.

Pateikiami užsakymai barui ir virtuvės gamybos padaliniams

 

 

 

A

Ig

Kn

5.9.-5.10

Paruošiami patiekalai ir gėrimus

 

 

 

 

A

Kn

5.11

Pateikiami patiekalai ir gėrimus į „atleidimo“ zoną

 

 

 

Ig

A

 

5.12.

Pateikia patiekalus ir gėrimus svečiui

 

 

 

A

 

Kn

5.13

Pasiūlo papildomus patiekalus arba gėrimus svečiui

 

Ig

 

A

 

Kn

5.14

Pateikia papildomus patiekalus arba gėrimus svečiui

 

 

 

A

 

Kn

5.15.

Jeigu svečias teiraujasi dovanų kortelės

 

A

 

Ip

 

 

5.16.

Pateikia svečiui prie - čekį

 

 

 

 

A

 

Kn

5.17.

Paimami pinigai iš svečio

 

 

 

 

A

 

Kn

5.18

Padavėjas išmuša čekį

 

 

 

A

 

Kn

5.19

Padavėjas atiduoda svečiui čekį ir grąžą

 

Ig

 

A

 

 

5.20.

Padavėjas atsisveikina su svečiu

 

 

 

A

 

 

5.21.5.22

Pamainos vadybininkas surenka pinigus iš padavėjų ir sudeda į seifą

 

 

A

D

 

Kn

5.23.

Pamainos vadybininkas atspausdina kasos ataskaitas, užpildo kasos žurnalą

 

 

A, Ip

 

 

Ig

5.24.

Pamainos vadybininkas sudeda pinigus į inkasacijos maišelius

 

 

A

 

 

 

5.25.

Pamainos vadybininkas užpildom inkasacijos blankas

 

 

A

 

 

 

5.26.

Padalinio vadovas sutikrinama, kad nurodyta suma blanke sutampa su kasos žurnale

 

 

 

 

 

A

5.27.

Perduodami pinigai inkasatoriams

 

 

A

 

 

Kn

 

 

SVEČIŲ APTARNAVIMO RESTORANE APRAŠYMAS

 

5.1.       Svečias atvyksta į restoraną.

5.1.1.                  Pasiruošimas aptarnauti svečią. Padalinio vadovas darbo dienos pradžioje patikrinta, ar nepažeistos kasos aparato plombos .Pamainos vadybininkas darbo dienos pradžioje įregistruoja kasos aparate ir į kasos operacijų žurnalą įrašyti dienos pradžioje turima pinigų sumą, pasirašo į kasos aparatą įdedamų naujų kontrolinių juostų pradžioje ir baigtų spausdinti kontrolinių juostų pabaigoje.

5.2.       Svečias pasitinkamas ir pasodinamas prie stalo.

5.2.1.                  Jei numatyta aptarnavimo standarte, svečią pasitinka ir pasodina prie stalo pamainos vadybininkas arba salės administratorė (). Nesant pamainos vadybininkui svečius pasitinka padavėjas.

5.2.2.                  Prie vieno staliuko sodinant kelias skirtingas svečių grupes, atsiklausiama žmonių, ar jie dėl to neprieštarauja.

5.2.3.                  Didelio svečių srauto metu, prie didelio stalo sėdant 1-2 svečiams, juos perspėja apie galima pasodinimą kitų svečių ar pasiūlo palaukti mažesnio staliuko. Jei svečiai dėl to nepatenkinti, darbuotojai atsiprašo ir palieka juo sėdėti prie didelio stalo ir nesodina kitų svečių prie jų.

5.2.4.                  Paprastai pavieniai klientai sodinami prie pavienių, vyrai – prie vyrų, moterys – prie moterų, poros – prie porų.

5.2.5.                  Svečias sodinamas tik prie pilnai sutvarkyto stalo (nėra nešvarių ar tuščių indų, stalas nuvalytas, jei reikia papildoma: cukrinės, padažinės, kečupas, servetėles; tvarkingai pristumiamos kėdės).

5.2.6.                  Jeigu standarte nenumatyta, svečias pats atsisėda prie staliuko. Svečiui atsisėdus prie staliuko, iškart prie jų prieina ir pasiteirauja, ar jis norės užsakyti iš karto, ar dar rinksis.

5.3.       Svečias pats atsisėda prie staliuko, jei pagal aptarnavimo standartą nereikia jo pasitikti ir pasodinti.

5.4.       Pamainos vadybininkas pateikia svečiui meniu.

5.4.1.                  Kartu su meniu gali būti pateikiama skrajutė (partnerių akcijos) arba „Įmonė Plius“ leidinys.

5.4.2.                  Pasiteirauja svečio, ar užsisakys iš karto, ar rinksis. Pasiteirauja, kokius gėrimus norės užsakyti. Jei svečiai renkasi – prieina priimti užsakymo po trijų minučių.

5.5.       Jeigu svečiui reikalinga pagalba, renkantis patiekalus, padavėja suteikia informaciją.

5.5.1.                  Jei svečias abejoja, nežino, ką išsirinkti, aptarnaujantis personalas jam padeda išsirinkti, parekomenduoja, pasiūlo savo pagalbą .

5.5.2.                  Jei svečiui reikia daugiau laiko – atsiprašyti: “Jūs dar pagalvokite, aš po minutėlės prieisiu prie Jūsų”. Tokiu atveju svarbu greitai prie jo vėl prieiti. Svečiams atsisakius pagalbos, darbuotojas stebi svečius, kada jie bus pasiruošę užsisakyti, pasiūlyti patiekalus.

5.6.       Svečias išsirenka ir užsako patiekalus.

5.7.       Padavėjas priima užsakymą ir įveda į kasos programą

5.7.1.                  Priimant užsakymą, išklausoma svečiui ir pasiūlomi visi užsakymo niuansai. Tai padės sutaupyti laiko bei išvengti nesusipratimų su klientais aptarnavimo metu. Pasitikslinamos visos smulkmenos:

§         gal picą reikėtų supjaustyti;

§         ar gėrimą atnešti nešaltą / atšaldytą / su ledukais;

§         ar sumaišyti gėrimus vienoje taurėje / atnešti atskirai;

§         ar  karštus gėrimus atnešti prieš valgį / po valgio;

§         ar iš pradžių atnešti sriubą, ar salotas.

5.7.2.                  Jei užsakymas priimamas iš kelių vienos grupės asmenų, paklausia ar atsiskaitys bendrai, ar atskirai.

5.7.3.                  Padavėjas įvesdamas užsakymą į kasos aparato programą, perbraukia savo vardinę kortelę per POS kortelių skaitytuvą ir suveda užsakymą (naudojamas kodas ir pavadinimas). Kasoje nurodoma: staliuko numeris, patiekalas, kiekis, papildomi pageidavimai (su ledu, su sūriu, be svogūnų ir pan.),valgančiųjų skaičius. Vykdomas tik POS sistemoje įvestas užsakymas, žodiniai prašymai/užsakymai negalimi.

5.7.4.                  Formuojamas bendras staliuko arba atskiri svečių užsakymai. Bendras užsakymas gali būti išskaidomas prieš pateikiant sąskaitą. Aptarnavimo pradžioje gali būti įvedamas užsakymas gėrimams, vėliau jis papildomas kitais pageidavimais (maistas, alkoholis, rūkalai). Užsakymas gali būti papildomas bet kuriuo metu iki fiskalinio čekio atspausdinimo (pageidautina iki nefiskalinio pre čekio spausdinimo).

5.8.       Kasos programa spausdina užsakymus barui ir virtuves gamybos padaliniams. Sistema pagal produktų kodus pateikia užsakymus atskiriems gamybos padaliniams. Baras ir visi virtuvės padaliniai pateikia užsakytus patiekalus į atleidimo zoną. Atleidimo zona - tai atskira vieta, kurioje maistas paduodamas iš visų gamybos padalinių padavėjai.

Poreikis naujos sistemos funkcijoms:

  • Matyti/kontroliuoti ar laikas nuo užsakymo iki jo įvykdymo atitinka veiklos standarte numatytus rodiklius.
  • Galimybė gauti pranešimą apie pateikto užsakymo įvykdymą – maistas/gėrimas parengtas pateikimui.

Galimi būdai realizuoti išreikštą poreikį:

  • užsakymų valdymui naudoti PDA veikiančius per GPRS. Tokiu būdu užsakymas iškart formuojamas prie svečio stalelio. Darbuotojas gauna pranešimą apie užsakymo įvykdymą nekontroliuodamas „atleidimo zonos“.
  • įvairiose salės vietose / darbuotojų zonose įrengti monitorius, kuriuose būtų pateikiama „atleidimo zonos“ informacija apie įvykdytus užsakymus. Tokiu būdu darbuotojui nereikia eiti per visą salę tikrinti užsakymo. Galima registruoti laiką tarp užsakymo įvedimo ir pranešimo apie įvykdymą (statuso pasikeitimas, pan.)

5.9.       Baro darbuotojas paruošia gėrimus.

5.10.   Virtuvės darbuotojai pagamina patiekalus.

5.11.   Baro ir virtuvės darbuotojai pateikia užsakytus produktus padavėjai į „atleidimo“ zoną .

5.12.   Padavėja (arba salės darbuotoja, jeigu atstumas tarp atleidimo zonos ir staliukų didelis) pateikia patiekalus svečiui .

5.12.1.              Kiekvieną kartą atnešus patiekalą, palinkima „skanaus“. Stengiamasi patiekti tos pačios grupės valgius visiems vienu metu. Esant kitokiai situacijai – būtina svečių atsiprašyti.

5.12.2.              Svečiui pateikiama tik geros kokybės, neatšalusius ir tinkamo dydžio (kiekio) patiekalus ar gėrimus. Nekokybiški ar netinkamo dydžio patiekalai  tuoj pat grąžinami į virtuvę ar barą, apie tai informuojant pamainos vadybininką.

5.13.   Padavėja pasiūlo papildomus patiekalus.

5.13.1.              Kiekvieną kartą nuėmus tuščią indą, siūlo dar ko nors užsakyti pvz., dar vieną gėrimą, deserto, kavos. (žr. 04IN04. “Rekomendacijos darbui su svečiais”).

5.13.2.              Svečiui užsisakius papildomus patiekalus ar gėrimus, padavėja papildo užsakymą kasos programoje.

5.14.   Padavėja pateikia papildomus patiekalus ir gėrimus, jei to pageidauja svečias.

5.14.1.              Prieš atsiskaitant pasiteiraujama, ar svečias mokės grynais ar mokėjimo kortele.

5.15.   Jeigu svečias papildomai teiraujasi dovanų kortelės.

5.15.1.              ”Įmonė Piceria“, “Įmonė Kaimas“ ir „Įmonė Kinija“ tinklų padaliniuose gali būti parduodamos dovanų kortelės. Parduodant korteles, kasos programos lauke „Patiekalo pavadinimas“ įrašoma: "Dovanu kortele 10" ; "Dovanu kortele 20"; "Dovanu kortele 50"ir atsiskaitant už jas grynais arba kreditine kortele. Jeigu perkant korteles, lankytojas nori atsiskaityti pavedimu, tai žiūrėti instrukciją (instrukcija 04IN019 ”Atsiskaitymas pavedimu”)., o sąskaitoje-faktūroje parduodamos prekės pavadinimas rašomas .

5.15.2.              Parduodant kortele vadybininkas joje prie požymio (P) parašo galiojimo data (dovanu kortele galioja tris mėnesius nuo jos pardavimo datos, t.y. prie datos, kada yra parduodama kortele pridedami trys mėnesiai ) Pvz.: P 200203 19.

5.15.3.              Parduodant kortele būtina įspėti klientą, apie tai, kad "Įmonė" holograminis lipdukas turi būti saugomas (sveikas, vientisas, be ryškių dėmių, trūkumų ar įbrėžimų) ir, kad su ryškiais lipduko defektais dovanu kortele negalios.

5.16.   Padavėja, gavusi visą užsakymo informaciją, perbraukia savo vardinę kortelę per POS kortelių skaitytuvą, išmuša ir pateikia svečiui prečekį(t.y. nefiskalinis čekis su visu užsakymo turiniu ir kaina).

5.17.   Jeigu svečias sutinka su prečekio informacija, padavėja paima pinigus arba mokėjimo kortelę iš svečio, tam, kad atliktų atsiskaitymą už paslaugas. (žr. ).

5.18.   Padavėja registruoja atsiskaitymą su svečiu kasos programoje ir išmuša čekį.

5.18.1.              Padavėja kasos aparatu registruoja atsiskaitymą pagal mokėjimo būdą. Padavėja išspausdina čekį ir teisingai ji nuplėšia. Jei čekis sugadintas (plyšo juosta ar pan.), įforminti jį, kaip klaidingai išspausdintą čekį. O svečiui įteikti teisingai atspausdintą čekį. Jei baigėsi ar nutrūko kontrolinė juosta, pamainos vadybininkas (kasininkas) privalo pasirašyti ant jos nutrukusiu dalies arba ant jos pabaigos ir naujos juostos pradžios. Būtina nurodyti datą, laiką bei kontrolinės juostos eilės numerį. Nutrūkusią juostą klijuoti draudžiama.

5.18.2.              Jei išspausdintas klaidingas kvitas, pamainos vadybininkas (kasininkas) privalo surašyti laisvos formos pinigų grąžinimo aktą, kuriame turi nurodyta grąžinamos prekės pavadinimas, grąžinimo priežastis ir pirkėjui grąžinama pinigų suma. Aktą turi pasirašyti pamainos vadybininkas (padalinio vadovas) ir kasininkas. Svečiui grąžinami pinigai. Gražintas čekis ir aktas įklijuojami į kasos operacijų žurnalą. Kai su grąžinama preke pateiktame kvite užregistruotos ir kitos (negrąžinamos) prekes, svečiui pageidaujant turi išspausdinti naujas negrąžintu prekių pardavimo čekis ir jo numerį nurodyti pinigų grąžinimo akte.

5.18.3.              Jei svečias atsiskaito banko kortele (žr. 04IN24. “Atsiskaitymo banko kortelemis instrukcija”). Padavėjas paima svečio banko kortelę, ją registruoja banko terminale, įveda prie čekio sumą. Iš banko terminalo gavus pranešimą apie sėkmingą lėšų pervedimą, spausdina banko čekį apie pirkimą (2 egz). POS gavęs informaciją iš banko terminalo apie sėkmingą lėšų pervedimą spausdina kasos čekį. Padavėja kasos čekį ir banko čekius atiduoda svečiui. Svečias pasirašo vieną banko čekio 1 egz. ir grąžina jį padavėjui.

5.18.4.              Jeigu svečio kortelės nenuskaito kasos aparatas, naudotis instrukcija „žr. 04IN24. “Atsiskaitymo banko kortelėmis instrukcija”“. Administratorė gali skambinti į banką ir išsiaiškinti pagal kortelės numerį, ar suma buvo nuskaičiuota, ar ne. Šis būdas gali užimti nemažai laiko, o klientai laukti nemėgsta arba pabandyti atspausdinti čekio dublikatą (kopiją). Dublis – tai nėra papildomas sumos nuskaičiavimas, tai yra tiesiog čekio kopija. Dublį galima atspausdinti tik paskutinės atliktos operacijos.

5.18.5.              Jei svečiui reikia išrašyti sąskaitą faktūrą, paimama įmonės rekvizitų informacija. Kitoje kasos kvito pusėje užrašoma PVM sąskaitos - faktūros numeris bei data.

Siūlymas 2: naujoje verslo valdymo sistemoje PVM sąskaita - faktūra turi būti spausdinama sistemoje, kad sąskaitos informacija liktų sistemoje.

5.18.6.              Jei svečias yra vaišinamas nemokamai, administratorius arba pamainos vadybininkas savo asmenine magnetine kortele kasos aparate POS nukreipia užsakymą į atskirą skyrių, kur nespausdinamas fiskalinis kasos čekis, o žaliavos ir baro prekės bus nurašomos. Pamainos vadybininkas dienos pabaigoje gauna ataskaitą iš POS programos apie vaišinimus nemokamai ir suderina ataskaitą su padalinio vadovu.

Pastaba: interviu metu gautų dokumentų grupėje nėra gautas dokumentas, kada ir kokiom sąlygos svečias yra vaišinamas nemokamai. Reikalinga nuoroda į šį dokumentą.

5.18.7.              Jei svečias atsiskaito banko pavedimu, svečias pamainos vadybininkui arba padalinio vadovui pateikia garantinį raštą apmokėjimui arba sutartį su UAB „Įmonėja“ dėl atsiskaitymo pavedimu arba atidėto apmokėjimo.

Pastaba: reikalinga nuoroda į tvarkas atsiskaitant pavedimu. Pamainos vadybininkas ranka išrašo sąskaitą faktūrą (2 egz) ir pasirašo. Svečias pasirašo sąskaitą faktūrą ir vieną egzempliorių pasiima sau. Svečiams, kuriems sąskaita išrašoma kartą per mėnesį, jų mokėtini kasos čekiai saugomi ir kaupiami padalinyje mėnesio laikotarpyje.

5.18.8.              Jei svečias atsiskaito dovanų kortele, o mokama suma viršija nurodytą kortelėje tai skirtumas sumokamas grynais arba banko kortele. Jei svečio sąskaita yra mažesnė, nei dovanų kortelės nominalas, grąža neduodama (žr. 04IN23. “Dovanu ir VIP vardines korteles”).  Priimant dovanu kortele, būtina atkreipti dėmesį į lipdukus ir datą. Be užrašo "Dovana" ant lipduko kortele negalioja, taip pat negalioja su pasibaigusia dovanu kortelės galiojimo data arba kai jos visai nėra įrašyta.

5.18.9.              Priimant dovanų kortelę, jei kliento sąskaitos suma didesnė, nei yra dovanų kortelės nominalas, tai jam yra pritaikoma nuolaida "Dovanų kortelė XX" ,0 likusiai sumai išsimušamas fiskalinis čekis, už kuri yra atsiskaitoma grynais arba kreditine kortele. Jeigu kliento sąskaitos suma mažesnė, nei yra dovanų kortelės nominalas, tai skirtumą klientas praranda. Kad palengvinti darbą, kai klientas atsiskaito dovanų kortelėmis, R_Keeper programoje, įvestos papildomos "Dovanų kortelių" nuolaidų sumos: "Dov.kort.100 suma"; "Dov.kort.200 suma"; "Dov.kort.300 suma" ir "Dov.kort.500 suma" ( žr.04IN23. ”Dovanu ir VIP vardines korteles”). Visos dovanų kortelės yra surenkamos ir atsikaitoma už jas padalinio vadovui, kaip ir už grynus pinigus.

5.18.10.          Sugedus kasos aparatui padavėjas turi iškviesti pamainos vadybininką. Jei aparato sutrikimo priežasties negalima savarankiškai pašalinti, pamainos vadybininkas turi kreiptis į kasos aparato techninio aptarnavimo įmonę. Iki kasos aparato remonto pabaigos, atsiskaitymus forminti išrašant pinigų priėmimo kvitus. Sugedus kasos aparatui, naudotis instrukcija „KASOS GEDIMŲ PAŠALINIMO INSTRUKCIJA“ (žr

5.18.11.          Visi administracijos darbuotojai turi nemokėtojų korteles. Su nemokėtojų kortelėmis nuo restoranų darbo pradžios iki darbo pabaigos yra taikoma nuolaida „Administracija (instrukcija nr. 21) (žr. 04IN021 “Administracijos nuolaidos”).

5.19.   Padavėja atiduoda kasos kvitą, grąžą arba mokėjimo kortelę svečiui.

5.19.1.              Klientui atsiskaičius, tačiau toliau sėdint prie stalelio paskatinti klientą atlaisvinti vietą – praeinamumo skatinimas piko metu. (instrukcija „Rekomendacijos darbo su svečiais 2004 05 10).

5.20.   Padavėja atsisveikina su svečiu.

5.20.1.              Svečiui išeinant, padėkoja už apsilankymą, atsisveikina, palinki geros dienos ir pakviečia dar užeiti.

5.20.2.              Atsilaisvinus staliukui, jį kuo skubiau sutvarko – nuvalo vos drėgnu skudurėliu, jei reikia, papildo kečupus, cukrines, padažines, servetėles, reklaminę medžiagą, tvarkingai pristumia kėdes, esant poreikiui- pašluoja po stalu, nuvalo  kėdes ar minkštasuolius.

5.20.3.              Baigiantis padavėjo (-os) pamainai, darbuotojas atsisveikina  su salėje pasiliekančiais savo svečiais  ir pristato jį (-ją)  keičiančią  padavėją.

5.20.4.              Pamainos vadybininkas(-ė) pagal galimybes prieina prie kiekvieno svečio staliuko, ypač prie tų, kuriuos aptarnauja naujas padavėjas(-a), ir pasiteirauja svečių nuomonės apie patiekalų kokybę, aptarnavimą, bendrą įspūdį. Esant nusiskundimams, priima sprendimą kaip tai išspręsti ir informuoja padalinio direktorių. Informuoja taip pat ir apie gerus atsiliepimus.

5.20.5.              Kiekvienas darbuotojas, baigęs darbą dienos bėgyje, išeidamas palieka paruoštą darbo vietą kitam darbuotojui, t.y. sutvarkyti stalai, prinešta indų, paruošta įrankių.

5.21.   Pamainos vadybininkas periodiškai surenka pinigus iš padavėjų ir sudeda į seifą..

5.21.1.              Darbo dienos pradžioje kiekvienas padavėjas iš vyriausio padavėjo gauna 100 Lt. grynais. Išduota suma fiksuojama kasoje, o darbuotojas gavimą patvirtina parašu žiniaraštyje.

5.21.2.              Padavėjas atlieka tarpinį grynų pinigų atidavimą, t.y. atiduoda pinigus pamainos vadybininkui, kai surenka 500 Lt sumą, kad padavėjas nesinešiotų didelės grynųjų pinigų sumos (saugumas) Darbuotojas pinigų atidavimą patvirtina parašu žiniaraštyje.

5.21.3.              Pamainos vadybininkas gali atlikti padavėjo turimų sumų kontrolę. Arbatpinigiai negali būti laikomi bendroje piniginėje.

5.21.4.              Darbo dienos pabaigoje padavėjos „uždaro visus užsakymus“. (žr. 04IN36. “kasos operacijos”, 04IN33. “ismetimu instrukcija”, 04IN35. “kasos gedimu instrukcija1”, 04IN25. “Grynuju pinigu priemimo kvito F10 israsymo instrukcija”, 04IN50 “saskaitu - fakturu instrukcija”).

5.22.   Pamainos vadybininkas sudeda pinigus į seifą.

5.22.1.              Pamainos vadybininkas nustatyta tvarka gali iki inkasavimo dali grynųjų pinigų pagal kasos aparato pinigų išėmimą patvirtinantį kvitą perkelti į tam skirta vietą, kurioje šie pinigai kartu su jų išėmimų patvirtinančiu kasos aparato kvitu saugomi iki pinigų inkasavimo.

5.23.   Kasos žurnalo pildymas

5.23.1.              Gale darbo dienos pamainos vadybininkas iš Apskaita programoje atspausdina kasos ataskaitas pagal padavėjus, surenka grynuosius pinigus, suskaičiuoja sumas pagal kreditinių kortelių čekius, sutikrina gautas sumas su „Z“ ataskaita (atsiskaitymai grynais ir kreditinėmis kortelėmis), užpildo kasos žurnalą (žr. 04IN37. “Kasos žurnalo užpildymas” , 04IN54 „Vadybininkams mėnesio pabaigos ataskaita.”).

5.23.2.              Pasibaigus darbo dienai pamainos vadybininkas išima iš kasos aparato grynųjų pinigų sumą ir įregistruoja kasos aparatu. Pinigų saugojimas ir inkasavimas padalinyje atliekamas pagal instrukcija Nr.016.2 2003 liepos 22 d. Atspausdintą fiskalinę dienos ataskaitą ("Z") ir fiskalinę mėnesio suminę ataskaitą, turi pasirašyti padalinio vadovas ir pamainos vadybininkas  bei įklijuoti į kasos žurnalą. Atspausdintų kontrolinių juostų ritinėliai sunumeruojami spausdinimo eilės tvarka (nurodomi metai, menuo, dienos ir eiles numeris, pvz, Nr.2003.05.0I-05/5I) ir tvarkingai supakuojami.

5.23.3.              Pamainos vadybininkas užpildo kasos žurnalą, kuri pasirašo padalinio vadovas ir pamainos vadybininkas. Pamainos vadybininkas užpildo dienos kasos ataskaitą (forma priedas Nr.I, instrukciją „Apskaita kasinio protokolo tikrinimas“).

5.24.   Padalinio vadovas arba atsakingas asmuo suskaičiuoja pinigus.

5.24.1.              Apskaičiavimas turi būti atliekamas padalinio vadovo kabinete,. Apskaičiuojant pinigus kabinete neturi būti pašalinių asmenų.

5.24.2.              Padalinio vadovas arba atsakingas asmuo sudeda pinigus į inkasacijos maišelius, užplombuoja juos. Dalis sumos smulkiom kupiūrom ir monetom neinkasuojama, o lieka kasoje – išduodami padavėjams pradedant darbą, grąžai atiduoti.

5.25.   Pamainos vadybininkas užpildo „PINIGŲ INKASAVIMO MAIŠELIO NUORAŠĄ“ ir pasirašo (žr. 04IN30. “Instrukcija Nr016B inkasavimo”). Nurodyta suma turi sutapti su kasos žurnale nurodyta suma. Pamainos vadybininkas pasirašo blanke.

5.26.   Padalinio vadovas sutikrina, kad nurodyta suma blanke sutampa su kasos žurnale nurodyta suma ir pasirašo blanke.

5.27.   Pamainos vadybininkas perduoda pinigus inkasatoriams.

5.27.1.              Inkasavimas vykdomas pagal poreikį, susikaupus nustatytai sumai (žr. 04IN30. “Instrukcija Nr. 016B inkasavimo” ).

5.27.2.              Jei pinigai perduodami į centrinę kasą, Suskaičiuoti pinigai yra supakuojami į specialų maišelį (voką) ( žr. 07IN21 „Pinigų vidiniai pervežimai“).

5.27.3.              Atvykus išvežimo vadybininkui perduodama pinigų suma yra perskaičiuojam dalyvaujant išvežimo vadybininkui ir padalinio vadovui. Tai atlikus vokas antspauduojamas padalinio vadovo antspaudu. Voke yra įdedami pinigai bei padalinio vadovo parašu patvirtintas laisvos formas aktas, kuriame nurodoma kokia pinigų suma yra perduodama į administraciją;

5.27.4.              Įsitikinęs, kad maišelis/vokas nepraplėštas, išvežimų vadybininkas pasirašo padalinio vadovui, kad maišelis/vokas gautas.

5.27.5.              Pristačius voką pagal jo paskirties vietą, gavėjas priimdamas iš išvežimų vadybininko antspauduotą voką privalo įsitikinti, kad vokas nebuvo praplėštas. Įsitikinęs, kad vokas nepraplėštas, atsakingas asmuo kartu su išvežimų vadybininku perskaičiuoja tenai perduodamą pinigų sumą. Įsitikinę, kad suma atitinka laisvos formos aktą, patvirtintą padalinio vadovo parašu, išvežimų vadybininkas pasirašo, kad maišelis / vokas perduotas, o administracijos darbuotojas, kad priimtas.

5.27.6.              Jeigu perskaičiuojant maišelyje esančius pinigus randamas neatitikimas, atsakingas asmuo informuoja apie tai padalinio vadovą bei savo tiesioginį vadovą. Apie rastą pinigų neatitikimą yra surašomas aktas, kurį pasirašo atsakingas buhalterijos asmuo, išvežimų vadybininkas ir vyr. buhalteris.

5.27.7.              Išvežimų vadybininkas atsako už maišus (vokus) su pinigais nuo to momento kai jis gauna juos iš padalinio vadovo iki to momento, kai jis perduoda juos atsakingam asmeniui iš administracijos.

5.27.8.              Jeigu pervežant maišus (vokus) juose atsiranda mechaniniai pažeidimai, priduodant juos atsakingam asmeniui surašomas aktas bei pinigai yra perskaičiuojami dalyvaujant išvežimų vadybininkui, atsakingam administracijos asmeniui ir trečiajam asmeniui. Jeigu perskaičiuojant nustatomas neatitikimas tarp pristatytų pinigų atsakomybę už tai prisiima išvežimų vadybininkas.

5.27.9.              Apie visus neatitikimus pervežant pinigus nedelsiant informuojamas finansų departamento direktorių bei vidaus kontrolės skyriaus vadovą.


6.      TURISTINIŲ GRUPIŲ APTARNAVIMAS

 


TURISTINIŲ GRUPIŲ APTARNAVIMAS KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

 

Eil.

Nr.


VYKDYTOJAI

 

VEIKSMAI

Dokumentai ir įrašai

TV

PV

MV

P

6.1

Užmegsti ryšius su turizmo agentūromis

 

Ig

 

A

Ig

6.2

Išsiųsti priminimus turizmo agentūroms apie “ĮMONĖJA” paslaugas

 

Ig

 

A

Ig

6.3

Sudaryti sutartis su turizmo agentūromis

 

A

D

 

A

6.4

Suderinti turistų delegacijų pageidaujamą meniu

 

 

A

 

Ig

6.5

Rezervuoti salę arba vietą

Rezervavimo forma

 

A

 

Ig

6.6

Aptarnauti turistų delegaciją

 

 

A

 

D

6.7

Pateikti sąskaitą turizmo agentūrai už suteiktas paslaugas

 

 

A

 

Ig

 

6.1.       Užmegsti ryšius su turizmo agentūromis

6.1.1.               „Įmonė X“ marketingo vadybininkas sudaro turizmo agentūrų duomenų bazę. Tai yra nuolatinis sąrašas, kuris esant reikalui papildomas ar koreguojamas. Pateikiamas „Įmonė X“ direktoriui.

6.2.       Išsiųsti priminimus turizmo agentūroms apie “Įmonėja” paslaugas

6.2.1.               Marketingo skyrius paslaugų pardavimo tikslais, pagrindinėms turistinėms agentūroms kartą metuose rengia menių pristatymą, kurio metu pristatomos sezono naujienos. Įmonė X“ marketingo vadybininkas dalyviams siunčia pakvietimus, registruojama kas dalyvavo. Renginio dalyviams pateikiamas informacinis paketas (kompanijos istorija, paslaugos, meniu ir kt. reklaminė medžiaga – spausdinta ir CD formatu). Pristatymo metu domimasi agentūrų pageidavimais, pastabomis (Pastaba: dabar neregistruojama ir neanalizuojama).

6.2.2.               Visi kiti kreipimaisi į „Įmonėją“ vyksta turizmo agentūrų iniciatyva, kai jos konkrečiu atveju domisi svečių grupių maitinimu.

6.3.       Sudaryti sutartis su turizmo agentūromis

6.3.1.               Už sutarčių pasirašymą su turizmo agentūromis dėl turistų grupių maitinimo atsakingas ‚Įmonė Kaimas“ tinklo vadovas. Pateikiamas standartinis pasiūlymas. Gali būti siūlomi įvairios menių rūšys:

·         Svečiai renkasi iš standartinio meniu

·         Agentūroms skirtas meniu su rinktiniais patiekalai, kiek pigesnėmis kainomis nei standartiniame meniu. Agentūroms siūlomas degustacinis mini-meniu (rinkinys su įvairių lietuviškų patiekalų / gėrimų pavyzdžiais).

·         Kompleksinis meniu su standartiniais patiekalais iš paukštienos, veršienos ir t.t., kuris išsiuntinėjamas agentūros padaliniams.

6.3.2.               Turizmo agentūrų svečiai aptarnaujami 2 - juose „Įmonė Kaimas“ restoranuose Vilniuje (Gedimino pr. 14; Vokiečių g. 8). Už bendravimą su agentūromis atsakingas „Įmonė Kaimas“ tinklo vadovas. Apie visus meniu, rezervacijos pasikeitimus agentūros privalomai informuojamos iš anksto (darbo instrukcijos nėra). Agentūroms yra parengtas meniu Excel formate, kur nurodomas patiekalas ir kaina.

6.3.3.               Tinklo vadovas ruošia sutartis su turizmo agentūromis. Sutartis yra ruošiama naudojant tipinius sutarties elementus. Tinklo vadovas apskaičiuoja finansinę naudą ir galimas nuolaidas. Sutartys yra ilgalaikės (metams) ir trumpalaikės (vienkartiniai renginiai) arba trunkantys keletą dienų (seminarai ir pan.). Sutartys registruojamos “Sutarčių registracijos žurnale” (žr. 10IN01 Sutarties priėmimo saugojimo naudojimo instrukcija 1”).

6.3.4.               Esant poreikiui tinklo vadovas sutartis su turizmo agentūromis derina su veiklos valdymo departamento direktoriumi ir juristu.

6.3.5.               Vienkartinis rezervavimas gali būti vykdomas pagal vienkartinius garantinius raštus (įsipareigojimas apmokėti pagal pateiktą sąskaitą), pasirašytus svečio įmonės direktoriaus ir vyriausiojo finansininko. Taikoma tais atvejais, kai nėra žinomas tikslus dalyvaujančių skaičius, ar tikrai atvyks valgyti.

6.4.       Suderinti turistų delegacijų pageidaujamą meniu

6.4.1.               „Įmonė X“ padalinio vadovas suderina pageidaujamą delegacijos meniu, maitinimo laiką ir užsakymo kainą. Ilgalaikėse sutartyse nurodoma, prieš kiek laiko agentūra turi apie tai informuoti. Trumpalaikėse sutartyse nurodoma už kokią sumą bus maitinami svečiai. Visos sutartyje neaptartos nuolaidos derinamos su “Įmonė X” tinklo vadovu.

6.4.2.               Informacija apie rezervacijas pildoma Excel formoje.

Siūlymas 3: paruošti šabloną „Informacija apie rezervacijas“ ir įdėti į dokumentų formų elektroninę biblioteką bei procedūros priedus (data, kas rezervuoja, žmonių skaičius, rezervacijos laikas, salė, komentarai). Už informacijos pildymą atsakingas „Įmonė kaimas“ padalinio vadovas.

6.5.       Rezervuoti salę arba vietas

6.5.1.               Trys dienos prieš planuojamą rezervaciją padalinio vadovas skambina arba siunčia užklausimą el. paštu agentūrai. Galutinai tikslinamas laikas, dalyvių skaičius, derinamas meniu. Jei svečiai rinksis iš standartinio meniu, preliminariai pasakoma kiek laiko užtruks maisto pagaminimas. Jei renkamasi iš agentūroms skiriamo meniu, laukiama patvirtinimo (faksu, el. paštu) kiek kokių patiekalų gaminti, kad sąskaita už maitinimą bus apmokėta. Rezervacija neįvyksta negavus agentūros patvirtinimo. Atsakingas padalinio vadovas.

6.5.2.               „Įmonė“ padalinio vadovas arba pamainos vadybininkas rezervuoja salę arba reikiamą vietų skaičių.

6.6.       Aptarnauti turistų delegaciją

6.6.1.               Pasirengimas grupės priėmimui. Stalai pradedami rengti 30 min. iki atvykstant svečiams - parengiami stalai, išdėliojami indai, šalti patiekalai.

6.6.2.               „Įmonė X“ padalinio vadovas arba pamainos vadybininkas organizuoja turistų delegacijos priėmimą i maitinimą.

6.7.       Pateikti sąskaitą turizmo agentūrai už suteiktas paslaugas

6.7.1.               Pateikiama sąskaita turizmo agentūrai už suteiktas paslaugas. Sąskaitos išrašymas vyksta standartine tvarka programoje. Ilgalaikių sutarčių atveju išstatoma bendra sąskaita faktūra po 2-3 grupių apsilankymo. Sąskaita faktūra išrašoma pagal prečekius, ranka.

6.7.2.               Mėnesio gale „Įmonė Kaimas“ padalinio vadovas pateikia ataskaitą tinklo vadovui apie grupių maitinimą: grupės, data, laikas, žmonių skaičius, salė, sąskaitos dydis.

Išreikštas poreikis naujai verslo valdymo sistemai: analizuoti pagal padalinius, pinigų judėjimą. Veiklos pelningumo įvertinimas ir planavimo galimybė.

 


7.      FRANČIZĖS TINKLO DARBO PROCESO APRAŠYMAS

 

 
 


FRANČIZĖS TINKLO DARBO PROCESO KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Eil.

Nr.


VYKDYTOJAI

 

VEIKSMAI

Naudojami dokumentai ir įrašai

GD

PLD

FK

VKS

F

FR

AD

RP

7.1

Patalpų savininkams  frančizės siūlymas

 

 

A

 

 

Ig

 

 

 

7.2

Kandidatai patys kreipiasi dėl frančizės įsigijimo

 

 

Ig

 

 

A

 

 

 

7.3

Kandidatų registravimas žurnale

01ZR02 “REGISTRACIJOS ŽURNALAS”

 

 

 

 

Ip

 

A

 

7.4

Pirmo lygio klausimyno pateikimas kandidatui

01DF01 “Klausimynas Nr. 1 pat”

 

A

 

 

 

 

 

 

7.5

Atsakymų analizavimas

 

 

A

 

 

 

 

 

 

7.6

Kandidatūros atsisakymas

 

 

A

 

 

Ig

 

 

 

7.7

Antro lygio klausimyno pateikimas kandidatui

01DF02 “Klausimynas Nr. 2”

 

A

 

 

 

 

 

 

7.8

Kandidato bylos užvedimas

01IN01 “Frančizės nagrinėjimo tvarka”

 

 

 

 

 

 

A

 

7.9

Kandidato bylos perdavimas VK skyriui

 

 

 

 

Ig

 

 

A

 

7.10

Kandidato tikrinimas

 

 

 

 

A

 

 

 

 

7.11

Tikrinimo išvadų pateikimas

01PRO01 “PROTOKOLAS 2005-06-03 FRANČIZĖ”

 

 

Ig

A

 

 

 

 

7.12

Kandidato kvietimas pokalbiui

 

 

 

A

 

Ig

 

 

 

7.13

Kandidato išklausymas

Verso plano pateikimas

 

 

A

 

Ip

 

 

 

7.14-16

Preliminarios francizes sutarties derinimas ir sudarymas

01SU01 “PRELIMINARI SUTARTIS”

T

 

A

 

 

A

 

 

 

7.17

Vienkartinio mokesčio sumokėjimas

 

 

Kn

 

 

A

 

 

 

7.18-20

Pagrindinės frančizės sutarties sudarymas

Pagrindinė frančizės sutartis

T

A

 

 

A

 

 

 

7.21

"Įmonėjos" Know - how infomacijos pateikimas kandidatui

 

 

 

 

 

Ig

A

 

 

7.22

Vietos suderinimas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7.23

Interjero ir technologinio projekto tvirtinimas

 

 

 

 

 

A

FV

 

 

7.24

Statybos ir įrengimo darbai

 

 

 

 

 

A

Kn

 

 

7.25

Darbuotojų kiekio, programų suderinimas

 

 

 

 

 

D

A

 

 

7.26

Ataskaitų formų suderinimas

 

 

 

 

 

A

A

 

 

7.27

Vyr. personalo paieška

 

 

 

 

 

A

D

 

 

7.28

Vyr. personalo mokymas „Įmonėjoje“

 

 

 

 

 

D

Kn

 

A

7.29-30

Žemesnės grandies personalo paieška ir mokymai

 

 

 

 

 

D

Kn

 

A

7.31

Pardavimo kainų nustatymas ir tvirtinimas

 

T

 

 

 

D

A

 

 

7.32

Įmonėjos" specialistų pagalba pries frančizės taško atidarymą

 

 

 

 

 

D

In

 

A

7.33

Frančizės objekto atidarymas

 

 

 

 

 

A

D

 

 

7.34

"Įmonėjos" specialistų pagalba po frančizės taško atidarymo

 

 

 

 

 

A

Kn

 

D

7.35

Veiklos vykdymas

 

 

 

 

 

A

Ig

 

 

7.36

Ataskaitų pateikimas "Įmonėjai"

04AP02 “apyvartos pagal dienas)”

 

 

 

 

A

Kn

 

 

7.37

Frančizės mokesčio sumokėjimas "Įmonėjai"

 

 

 

 

 

A

Kn

 

 

7.38

Frančizės sąlygų laikymosi tikrinimas

10IN11 “KONTROLIUOTI FRANČIZĖS VEIKLĄ”; 04AP03 “Pelno - nuostolio ataskaita”; 10IN06 “APTARNAVIMAS”; 10IN08 “gamybos patalpos“, 10IN09 “Salės švaros tikrinimas“, 10IN07 “Buhalterinis vertinimas “, 10IN10 “vks “.

 

 

 

 

Ip

A

 

 

7.39

Rezultatų analizavimas

04AP02 “Apyvartos pagal dienas“;  04AP01 “Cili Pica“

Ig

Ig

 

 

 

A,Ip

 

 

 

Siūlymas 6: priimti sprendimą, kas nuo 7.1. iki 7.20. punkto atlieka funkcijas: ar plėtros departamento direktorius ar frančizės vadovas.

7.1.       Pateikiamas siūlymas kandidatams dirbti pagal “Įmonėja” frančizės sutartį. 

7.1.1.               Plėtros direktorius ruošia įmonės plėtros strategiją naudojant frančizė verslo plėtrą.

7.1.2.               Plėtros direktorius ieško potencialių verslo partnerių, galinčių atidaryti naujus maitinimo taškus, Lietuvos regionuose bei užsienio šalyse. Iš visų potencialių verslo partnerių atrenkami patikimiausi.

7.1.3.               Kandidatams pasiūlymus pagal frančizės sutartį pateikia plėtros direktorius arba jo įgaliotas asmuo.

7.2.       Kandidatai kreipiasi del frančizės įsigijimo

7.2.1.               Informacija apie frančizės partnerių paiešką periodiškai skelbiama internete, reklaminiais pranešimais („baneriais“). Šį veiklos modelį kandidatams rekomenduoja kiti frančizės turėtojai Tokiu atveju patys pretendentai kreipiasi su prašymu sudaryti frančizės sutartį.

7.3.       Kandidatų registravimas

7.3.1.               Gauti pretendentų pageidavimai registruojami žurnale. Registruoja administratorė ir perduoda informacija plėtros direktoriui. Žurnale pildoma informacija: įmonės pavadinimas (vardas, pavardė), miestas, kontaktinis telefonas, kontaktinis asmuo, prašymo gavimo data (žr. priedą Nr. 5 forma 01ŽR02 “REGISTRACIJOS ŽURNALAS” ). Frančizės būdu tinklas plečiamas tuose miestuose, kuriuose nesteigiami “Įmonėjos” tinklų padaliniai.

7.4.       Plėtros direktorius atlieka pretendento galimybių įvertinimą, pateikdamas pirmo lygio klausimyną (žr. 01DF01 “Klausimynas Nr. 1 pat.”). Preliminaraus klausimyno informacija užpildoma telefoninio pokalbio metu arba  išsiunčiamas faksu, el. paštu.

7.5.       Plėtros vadovas išanalizuoja pirmo lygio atsakymus (miestas, galimos skirti sąnaudos).

7.6.       Jei pretendentas neatitinka keliamų reikalavimų, kandidatas informuojamas, kad frančizės sutartis nebus sudaroma. Išsiunčiamas pranešimas apie sutarties nesudarymą.

7.7.       Jeigu pretendentas tinka gauti frančizės sutartį, jam pateikiamas antro lygio klausimynas (01DF02 Klausimynas Nr. 2 pat.).

7.8.       Gavus prašymo formą, sukuriama potencialaus partnerio byla – susiję dokumentai kaupiami byloje. Biuro administratorė registruojama visus užpildytus klausimynus ir talpina juos kandidato byloje. Byloje kaupiama visa informacija, susijusi su kandidatu .

7.9.       Biuro administratorė kandidato byla atiduodama vidaus kontrolės skyriui kandidato pateiktos informacijos teisingumo patikrinimui (01IN01 “Frančizės nagrinėjimo tvarka”).

7.10.   Tikrinamas kandidato pateiktų duomenų teisingumas, kandidato patikimumas, ankstesnė veikla, artimųjų veikla. Tyrimui naudojama tiesioginė (juridinių/fizinių asmenų skolininkų sąrašai) ir netiesioginė (pažįstamų rekomendacijos ir pan.) informacija. Esant reikalui frančizės komitetas formuoja papildomus klausimus kandidatui.

7.11.   Vidaus kontrolės skyrius pateikia kandidato tinkamumo įvertinimą frančizės komitetui. Frančizės klausimams spręsti įmonėje yra suformuota darbo grupė - frančizės komitetas. Frančizės komitetą susideda iš generalinio direktoriaus, finansų direktoriaus, teisininko, veiklos direktoriaus, plėtros direktoriaus, sudaryta iš frančizės vadovo, generalinio direktoriaus, finansų direktoriaus, teisininko, veiklos direktoriaus, plėtros direktoriaus.

7.12.   Frančizės komiteto posėdžio metu išanalizuojami antro lygio atsakymai ir Vidaus kontrolės skyriaus tyrimo rezultatai. Surašomas susirinkimo protokolas (pvz. 01PRO01 “PROTOKOLAS 2005-06-03 FRANČIZĖ”). Jei kandidatas neatitinka keliamų reikalavimų, jam išsiunčiamas pranešimas,  kad sutartis nebus sudaroma. Esant teigiamam sprendimui, frančizės komitetas kviečia kandidatą į posėdį.  Kandidatas turi pateikti frančizės grupei preliminarų verslo planą.

7.13.   rančizės komitetas išklauso pretendento verslo plano pristatymą, rūpimus klausimus. Jei pretendento pateiktas planas ir jo įgyvendinimo galimybės atitinka komiteto keliamų reikalavimus, darbas tęsiamas toliau. Jeigu planas neatitinka keliamų reikalavimų, kandidatas informuojamas apie atsisakymą sudaryti frančizės sutartį.

7.14.   Pretendentui, kurio verslo planas įvertintas teigiamai, pateikiama preliminari sutartis (žr. 01SU01 “PRELIMINARI SUTARTIS”).

7.15.   Preliminarios sutarties derinimas.

7.16.   Suderinus sutarties sąlygas, pasirašoma preliminari frančizės sutartis.

7.17.   Pretendentas sumoka avansą. Avanso dydis ir iki kada sumokamas nurodoma preliminarioje sutartyje. Plėtros direktorius kontroliuoja avanso gavimą. Laiku nesumokėjus avanso su pretendentu darbas nebetesiamas.

7.18.   Su pretendentu, kuris sumokėjo avansinį mokestį, suderinamos pagrindinės frančizės sutarties sąlygos. Sutartyje nurodomi konkretūs reikalavimai, sąlygos, sankcijos, ko nebuvo preliminarioje sutartyje.

7.19.   Suderinus sutarties sąlygas, frančizės turėtojas ir “Įmonėjos” generalinis direktorius pasirašo frančizės sutartį. Plėtros direktorius patvirtina darbo grupę, konsultuojančią frančizės atidarymo ir veiklos klausimais

7.20.   Sudarius frančizės sutartį, sutarties vykdymo kontrolė perduodama į veiklos valdymo departamentą. Kontrolę ir priežiūra atlieka frančizės vadovas ).

7.21.   Frančizių vadovas pateikia „Įmonėjos“ „Know - how“ informaciją naujam frančizės gavėjui: technologiniai aprašymai, tiekėjai, pardavimo metodikos, gamybos metodikos, receptai, savikainos skaičiavimo metodika  ir kt.

7.22.   Maitinimo įstaigos vietos derinimas. Vietą pasiūlo partneris, „Įmonėja“ frančizės vadovas vertina klientų segmentus ir srautus. Jei tenkina, vieta patvirtinama.

7.23.   Interjero ir technologinių projektų rengimas ir tvirtinimas.

7.24.   Statybos, interjero įrengimo, technologinių linijų diegimo darbai.

7.25.   Derinami darbuotojų kiekiai, reikiama programinė įranga ir suderinamumas (jei turi įsigijęs).

7.26.   Veiklos ataskaitų formų suderinimas.

7.27.   Vyresniojo personalo atranka. Atranką atlieka frančizės kandidatas. „Įmonėjos“ darbuotojai atrankoje gali dalyvauti už papildomą mokestį. Atrenkamo personalo skaičius suderinimas bendrame darbų plane.

7.28.   Vyresniojo personalo apmokymas. Vyksta Vilniuje pagal nustatytus terminus , sutartyje numatytas sąlygas.

7.29.   Žemesnės grandies personalo paieška ir mokymai (padavėjai, barmenai, virėjai ir kt.).

7.30.   Personalo apmokymas. Moko frančizės turėtojas ir vadybininkai. „Įmonėja“ suteikia visą reikiamą informaciją. „Įmonėjos“ darbuotojai gali dalyvaut apmokymuose už papildomą mokestį.

7.31.   Pardavimo kainų nustatymas ir tvirtinimas. Kainos nustatomos remiantis kitų „Įmonė“ restoranų ir konkurentų kainodra.

Siūlymas 8: patvirtinti taisykles kainoms nustatyti, terminus, tvarkas, kas, kaip, su kuo derina .

7.32.   „Įmonėjos“ specialistų 7 dienų pagalba prieš atidarant objektą. Dalyvauja Frančizių vadovas ir 2 technologai. Vertinama ar galima objektą atidaryti, ar parengta reikiama technologinė ir programinė įranga, vykdoma bandyminė gamyba, vertinamas personalo parengimas (testai), tikrinama būtina dokumentacija (personalo bylos, higienos centro leidimai ir kt.)

7.33.   Frančizės objekto atidarymas. Reklamuojama, nurodant objekto pavadinimą ir pranešimą „Čia greitai bus Įmonė picerija“ ir pan. Už objekto atidarymo vėlavimą frančizės savininkui numatytos baudos.

7.34.   „Įmonėjos“ specialistų 7 dienų pagalba po objekto atidarymo. Dalyvauja technologai ir Frančizių vadovas (nebūtinai). Teikiama pagalba suderinant įrangą, santykius su tiekėjais. Didelio apkrovimo metu pagalba dirbant.

7.35.   Veiklos vykdymas.( žr. svečių aptarnavimas restorane punktas 5).

7.36.   Ataskaitų pateikimas „Įmonėjai“. Pirmoji ataskaita po 7 d.d., po to kas savaitę. Siunčiama el.paštu. Teikiami duomenys: apyvarta (su/be PVM), čekių skaičius, čekių vidurkis (žr. 04AP02 “Apyvartos pagal dienas”). Frančizės turėtojas pateikia frančizės vadovui.

7.37.   Frančizės mokesčio sumokėjimas „Įmonėjai“. Kas mėnesį mokamas procentinis mokestis nuo apyvartos.

7.38.   Frančizės vadovas kiekvieną mėnesį tikrina, kaip laikomasi frančizės sutarties sąlygų (žr. 10IN11 “KONTROLIUOTI FRANČIZĖS VEIKLA”):

  • frančizės turėtojas deklaruoja pajamas (žr. 04AP03 “Pelno - nuostolio ataskaita”);
  • frančizės vadovas tikrina, ar sumokėti frančizės mokesčiai nuo pajamų.

Siūlymas 9: reikia sukurti frančizės pajamų kontrolės tvarkas ir formas;

  • atliekamas frančizes turėtojų svečių nuomonės tyrimas (dabar prašoma darbuotojų, pažįstamų – žr. „10IN06 APTARNAVIMAS“);
  • tikrinama frančizes turėtojų gamybos (žr. 10IN08 “Gamybos patalpos“) ir aptarnavimo salių būklė (žr. 10IN09 “sales svaros tikrinimas“), dokumentacija (žr. 10IN07 “Buhalterinis vertinimas “, 10IN10 “VKS kontroles išvados “), atliekami kontroliniai maisto užsakymai (maistas telefonu, užsakymo teikimas telefonu).

7.38.1.           Jeigu yra neatitikimai, informacija perduodama vidaus kontrolės skyriui.

7.39.   Rezultatų analizavimas. Iš frančizės turėtojo gaunama mėnesio ataskaita (žr. 04AP02 “Apyvartos pagal dienas“, 04AP01 “Įmonė Pica“). Ji lyginama su suminiais kiekvienos savaitės rezultatais – įvedami į Excel. Jei yra skirtumai, aiškinamasi. Frančizės vadovas pateikia frančizės veiklos analizės rezultatus veiklos valdymo direktorei.

 


8.      VIEŠBUČIO DARBO APRAŠYMAS

 


VIEŠBUČIO „ŠACHMATINĖ“ DARBO PROCESO KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

 

Eil.

Nr.


VYKDYTOJAI

 

VEIKSMAI

Naudojami dokumentai ir įrašai

S

VAD

VVD

PA

PAV

BD

8.1

Svečias užsako kambarį telefonu

 

A

Ig

 

 

 

 

8.2

Registruojamas užsakymas kambariui

 

 

A

Kn

 

 

 

8.3

Suderinamas užsakymas su svečiu raštu

 

Ip

A

 

 

 

 

8.4

Gaunamas avansas už paslaugas arba garantins mokėjima raštas

 

Ip

A

 

 

 

 

8.5

Svečias atvyksta į viešbutį

 

A

Ig

 

 

 

 

8.6

Registruojamas svečias

 

Ig

A

 

 

 

 

8.7

Suteikiamos apgyvendinimo paslaugos

 

 

A

Kn

 

 

 

8.8

Suteikiamos maitinimo paslaugos

04IN062 “Viešbučio “Šachmantinė” gyventojų maitinimas”;

Ig, Ip

 

 

A

A

 

8.9

Atsiskaitoma už suteiktas paslaugas

 

A

Ig

 

 

Ip

 

8.10

Iš anksto gautas garantinis raštas

 

A

Kn

 

 

Ip

 

8.11

Gaunami pinigai pavedimu

 

A

Kn

 

 

 

Ig

8.12

Sumokami pinigai  į kasą

 

A

D

 

 

 

 

8.13

Analizuojami rezultatai

 

 

A

A

 

 

 

 

 

8.1.       Svečias užsako kambarį viešbutyje telefonu.

8.2.       Viešbučio administratorė (viešbučio direktorė) registruoja užsakymą į „Užsakymų registravimo žurnale“.

8.2.1.               Žurnale registruojama ir mokėjimo forma: grynais, pavedimu.

Siūlymas 10: įdėti į elektroninę biblioteką svečių registravimo žurnalo formą.

8.3.       Viešbučio administratorė suderina užsakymą ir gauna iš svečio raštą: kelioms paroms užsakomas kambarys, koks kambario dydis, kiek avanso mokėti. Jeigu mokama pavedimu, gaunamas iš kliento garantinis mokėjimo raštas.

8.4.       Viešbučio administratorė (arba viešbučio direktorė) gauna sutartą avansą už kambario nuomą arba garantinį mokėjimo raštą.

8.5.       Atvykus svečiui viešbučio administratorė sutinka atvažiavusį svečią.

8.6.       Viešbučio administratorė (arba viešbučio direktorė) užregistruoja svečio atvykimą „Užsakymų registravimo žurnale“ ir išduoda kambario raktą.

8.7.       Suteikiamos svečio apgyvendinimo paslaugos. Svečio pragyvenimo metu atliekamas kambarių tvarkymas. Kambarinių darbą prižiūri viešbučio direktorė. Patalpos valomos pagal „Patalpų valymo instrukciją“.

8.8.       Viešbučio "Šachmatinė" gyventojų maitinimas atliekamas pagal instrukcija (žr. 04IN062 “Viešbučio “Šachmantinė” gyventojų maitinimas”). Pusryčiai į kambarius pristatomi iš “Įmonė Picerijos“.

8.8.1.               Viešbučio gyventojui priklauso pusryčiai, pinigų sumai, kuri aptarta priimant užsakymą kambariui, priklausomai pagal gyvenamo kambario tipo.

8.8.2.               Picerijos vadybininkė priimdama užsakymą maitinimui, turi sužinoti, koks yra viešbučio gyventojo numeris, vardą, pavardę, o pateikus čekį atsiskaitymui, paprašyti klientą pasirašyti ant čekio.

8.8.3.               Jeigu gyventojas viršija nustatyta pusryčiu limitą, jis turi atsiskaityti iš karto grynais pinigais, padengdamas susidariusį skirtumą. Siūlymas: įdiegtoje sistemoje įvedus, kad svečias sumokėjo už maitinimą viešbučio direktorė matytų šitą informaciją pas save ir nereikalautų iš svečio pinigų.

Siūlymas 11:  naujoje verslo valdymo sistemoje svečio mokėjimus už maitinimą arba svečio skolas turi matyti viešbučio administratorė sistemoje. Picerijoje irgi turi matyti, kad viešbučio direktorė gavo pinigus iš svečio už maitinimą.

8.8.4.               Viešbučio gyventojui pageidaujant, viršyta pusryčių suma jam gali būti priskaičiuota ir atsiskaitymui pateikta išvykstant iš viešbučio, kartu su viešbučio paslaugų atsiskaitymu.

8.8.5.               Viešbučio gyventojai, buvimo viešbutyje metu, gali maitintis viešbučio picerijoje ir paprašyti picerijos pamainos vadybininko, kad atsiskaitymą perkeltų į viešbučio paslaugų bendrą paketą. Prieš suteikdama tokia paslaugą, vadybininkė privalo įspėti klientą, kad jai bus reikalinga sužinoti kliento vardą, pavardę, kambario numerį ir kad klientas pasirašytų ant prečekio.

8.8.6.               Jeigu klientas nesutinka suteikti tokios informacijos, jam yra privalu atsiskaityti iš karto, kai buvo pasinaudota picerijos paslaugomis. Klientui sutikus pateikti nurodytą informaciją, picerijos vadybininkei yra leidžiama priimti užsakymą ir pridėti jį prie bendros viešbučio gyventojo paslaugų kainos sumos.

8.8.7.               Klientui pasinaudojus paslaugomis ir paprašius atsiskaityti, picerijos vadybininkė pateikia klientui prečekį. Ant prečekio vadybininkė pažymi viešbučio kambario numerį, kliento vardą pavardę ir pateikia klientui pasirašyti. Minėtą čeki įtraukia į apskaitą, nurodant pinigų sumą ir priskiria viešbučiui, uždarant sąskaita pažymi išmetimą "viešbutis". Grynų pinigų iš kliento neima.

8.9.       Pasibaigus kambario užsakymo laikotarpiui, svečias atsiskaito už suteiktas paslaugas.

8.9.1.               Picerijos pamainos vadybininkė, gavusi prečekį už maitinimą, nedelsdama perduoda viešbučio direktorei (tai reikalinga todėl, kad viešbučio gyventojas, pasinaudojęs picerijos paslaugomis, gali dienos eigoje išvykti iš viešbučio pilnai neatsiskaitęs su picerijos darbuotojais, o viešbučio administracija neturės informacijos apie paslaugas, suteiktas picerijoje ir jų nepriskaičiuos). Vadybininkė, pasibaigus picerijos darbo laikui pateikia, viešbučio direktorei ataskaitą pagal čekio išmetimus, priskirtus viešbučio kategorijai.

8.9.2.               Viešbučio direktorė pagal gautą iš picerijos informaciją sutikrina ar pateikti čekiai atitinka gyvenančiu asmenų skaičių, nurodytą kambario numerį, vardą pavardę ar jie yra pasirašyti viešbučio gyventojo. Gautos pinigų sumos už maitinimą pridedamos prie bendros viešbučio paslaugų sumos ir pateikiamos gyventojui išvykstant iš viešbučio.

8.9.3.               Jeigu viešbučio gyventojas, atsiskaitant už viešbučio paslaugas ir pateikus jam atsiskaityti picerijos čekius (su jo parašais) pareiškia, kad jis nesinaudojo picerijos paslaugoms (arba pasinaudojęs atsiskaitė iš karto), viešbučio direktore privalo nedelsdama išsiaiškinti ar tikrai klientas naudojosi picerijos paslaugomis, kas ji aptarnavo, ar yra kliento parašas ant prečekio. Jeigu viskas pasitvirtina, direktore patvirtina, kad klientas tikrai naudojosi picerijos paslaugomis ir jam reikia sumokėti.

8.9.4.               Visus gautus čekius, viešbučio direktore klijuoja į specialiai tam skirtą žurnalą kiekvieną dieną. Taip pat tenai yra klijuojama ir saugoma picerijos dienos ataskaita su čekio išmetimo priežastimi – viešbutis.

8.10.   Norint atsiskaityti pavedimu, patikrinama, ar iš anksto yra gautas iš svečio garantinis apmokėjimo raštas (punkte 8.4.).

8.11.   Viešbučio administratorė patikrina „Įmonėjos“ buhalterijoje, ar gautas apmokėjimas pagal garantiniame rašte numatytas sąlygas.

8.12.   Atsiskaitant grynais už gyvenimo paslaugas, svečias pinigus sumoka į viešbučio kasą.

8.13.   Naudojantis turimais duomenimis, periodiškai atliekama viešbučio veiklos analizė.

8.13.1.           Pasibaigus mėnesiui, viešbučio direktore žurnalą su čekiais, dienos ataskaitomis perduoda į veiklos kontrolės skyriui kartu su kitais privalomais pateikti ataskaitiniais dokumentais.

Siūlymas 12: Reikia sudaryti analizės metodiką, kas ir kokiais pjūviais analizuoja viešbučio veiklą, kam pateikiamos ataskaitos.

8.14.   Svečiai, kurie atvyko su pakvietimais, aptarnaujami pagal instrukciją „Gyvenimo su pakvietimais viešbutyje „Šachmatinėje“ paslaugos suteikimo taisyklės“.

 


9.      KITŲ GAMINTOJŲ PRODUKCIJOS PARDAVIMO ŽENKLU APRAŠYMAS

 
 

 

 



KITŲ GAMINTOJŲ PRODUKCIJOS PARDAVIMO „ĮMONĖJOS“ ŽENKLU PROCESO KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

 

 

Eil.

Nr.


VYKDYTOJAI

 

VEIKSMAI

Naudojami dokumentai ir įrašai

GD

VVD

TIV

TIE

BD

9.1

Tiekėjai siūlo gaminti produkciją su „Įmonėjos“ ženklu

 

 

 

Ig

A

 

9.2

Analizuojami gauti pasiūlymai. Pareikiamas mini verslo planas

 

 

Ig

A, Ip

 

 

9.3

Atsisakoma pasiūlymo, jei nebus ekonominio efekto

 

 

 

 

 

 

9.4

Sudaroma sutartis su gamintoju dėl produkcijos su Įmonėjos vardu gaminimo ir naudojimo.

 

T

Ip

Ip

A

 

9.5

Kontroliuojamas sutarties salygų vykdymas

 

 

T

Kn,A

Ip

Ig

9.6

Gaunamas mokestis už “ĮMONĖJOS” ženklo naudojimą

 

 

Ig

Kn

Ip

Ip

9.7

Rezultatų analizavimas

Priedas Nr.6 arba 04DF01 “CILI ledu pardavimai ”; “04DF02 ĮMONĖ koldūnų pardavimai RIMI tinkle

Ig

Ig

A

 

Ip

 

 

9.1.       Tiekėjai siūlo tiekimo vadovei gaminti produkciją su „Įmonėjos“ ženklu arba tiekimo vadovė ieško galimybių gaminti pas tiekėjus produktus su „Įmonėjos“ ženklu. Tiekimo vadovė analizuoja gautus  iš tiekėjų pasiūlymus..

9.2.       Tiekimo vadovė pateikia informaciją apie gautus pasiūlymus veiklos valdymo direktorei. Sudaromas mini verslo planas, kad suskaičiuoti investicijas (pvz. į dizainą) ir planuojamą gauti ekonominį efektą.

Siūlymas 13:  sudaryti taisykles, kas daro planą, kokia forma, kaip apskaičiuojami projekto tikslai ir nauda „Įmonėjai), per kiek laiko įvertinami skaičiavimai. Numatoma, kokiuose tinkluose bus prekiaujama produkcija.

9.2.1.               Tiekimo vadovė surašo tiekėjo siūlomas sąlygas ir „Įmonėjos“ numatomas išlaidas. Dabar tai surašoma laisvos formos dokumentu ir el. paštu atsiunčia veikos valdymo direktorei. Turi būti pateikiama informacija:

§          produktas;

§          gamintojas;

§          išlaidų pasidalinimas;

§          produkto pirkimo kaina;

§          produkto planuojami pardavimai;

§          paskaičiavimas, kokia planuojama produkto apyvarta/pelnas per laikotarpį (mėn., ketv., m.)

§          preliminarūs terminai.

9.3.       Jeigu ekonominis efektas nenumatomas, atsisakoma pasiūlymo. Laikotarpis, per kurį pateikiamas atsakymas, turėtų būti aptariamas atskirai kiekvienu atveju. Atsakymas pateikiamas el. paštu ir telefonu.

9.4.       Jeigu pagal planą numatomas gauti ekonominis efektas, tiekimo direktorė sudaro sutartis su tiekėjais. Sutartis tvirtina generalinis direktorius.

9.4.1.               Pateikiamas ekonominis pagrindimas generaliniam direktoriui:

§          pelnas, kokį planuojame gauti;

§          produkto platinimo vietos (daugiau gal marketinginė pusė).

9.4.2.               Ekonominis pagrindimas generaliniam direktoriui pateikiamas detaliai aprašant šiuos punktus (prieš tai gavus veiklos valdymo direktorės patvirtinimą):

§          produktas;

§          gamintojas;

§          išlaidų pasidalinimas;

§          produkto pirkimo kaina;

§          produkto planuojami pardavimai;

§          paskaičiavimas, kokia planuojama produkto apyvarta/pelnas per laikotarpį (mėn., ketv., m.)

§          preliminarūs terminai.

9.5.       Tiekimo vadovė tikrina ir kontroliuoja sutarčių sąlygų vykdymą.

9.5.1.               Tiekimo vadovė tikrina ir kontroliuoja sutarčių sąlygų vykdymą, gauna ataskaitas už parduotus kiekius.

9.5.2.               Kontroliuojami rodikliai apibrėžiami pasirašant sutartį. Įmonėjos padaliniai informuojami apie produkto kainą ir pardavimo sąlygas, jeigu produktas platinamas ir per padalinius. Gamybos kiekius ir kitas sąlygas tvirtina veiklos valdymo direktorė.

9.5.3.               Gamintojai deklaruoja gautas pajamas už parduotą produkciją su „Įmonėjos“ ženklu.

9.5.4.               Tiekėjas pateikia ataskaitas, kurioje matosi, koks kiekis produkto parduotas. Atskaitų forma gali būti apibrėžiama sutartyje su sankcijomis už neteisingos ar nesavalaikės informacijos pateikimą. 

Siūlymas 14: reikalinga sukurti metodiką, kaip kontroliuoti sutarties vykdymo sąlygas. Dabar netobulas kontrolės mechanizmas, ar tikrai pinigai į kasą pervesti).

9.6.       Gamintojai perveda numatytą mokestį į buhalteriją už „Įmonėjos“ ženklo naudojimą.

9.6.1.               Ant ataskaitos pasirašo partnerio įmonės vadovas ir vyr. finansininkas / vyr. buhalteris. Sąskaitas už Įmonėjos ženklo naudojimą išrašo Įmonėjos buhalterija. Geriausia sutartyje įsirašyti kiekį, kurį partneris per sutarties galiojimo laikotarpį planuoja parduoti – taip apsidraudžiant, kad Įmonėjos išlaidos bus padengtos pajamomis už produkto pardavimą.

9.7.       Rezultatų analizavimas.

9.7.1.               Tiekimo vadovas gauna informacija ir analizuoja rezultatus. Veiklos valdymo direktorė gauna ataskaitas iš tiekimo vadovės su informacija, kiek parduota ir kiek uždirbta už konkretų produktą. Naudojamos formos priede 6. (žr. priedą Nr.6 arba 04DF01 “CILI ledu pardavimai 2005 m.”; “04DF02 CILI koldunu pardavimai RIMI tinkle 2004-2005m.”)

Siūlymas 15:  reikalinga sukurti rezultatų analizavimo metodiką, atsakančią į klausimus: kokia tvarka ir kam pateikiama informacija toliau? Kiek uždirbama, kiek išleidžiama ar tęsiamas projektas.

 


10.  ĮMONIŲ DARBUOTOJŲ MAITINIMO PAGAL SUTARTIS APRAŠYMAS

 

 


ĮMONIŲ DARBUOTOJŲ MAITINIMO PAGAL SUTARTIS PROCESO KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

 

Eil.

Nr.


VYKDYTOJAI

 

VEIKSMAI

Naudojami dokumentai ir įrašai

GD

FD

VVD

PV

ĮK

S

RP

BD

10.1

Įmonė - klientė kreipiasi dėl savo darbuotojų maitinimo

 

 

Ig

Ig

Ig

A

 

 

 

10.2

Atsisakoma pasiūlymo, jei pasiūlymas nėra ekonomiškai efektyvus

 

 

 

A

A

Ig

 

 

 

10.3

Parenkamas svečių maitinimo taškas

 

 

 

A

A

Ig

 

 

 

10.4

Sudaroma sutartis su įmone užsakove

 

T

 

Ig

Ig

A

 

 

Ig

10.5

Sudaromas maitinamų darbuotojų sąrašas

 

T

 

 

Ig

 

Ig

Įg

 

10.6

Suteikimos maitinimo paslaugos

 

 

 

 

 

 

Ig

A

 

10.7

Svečias pasirašo ant prečekio

 

 

 

 

 

 

A

Ig

 

10.8

Sąskaitos uždarymas per mokėjimo pavedimu direktorija

04IN019 “Atsiskaitymai pavedimu”

 

 

 

Kn

 

 

A

 

10.9

Sąskaitos išrašymas pagal surinktų čekių sumą

 

 

 

 

Kn

Ig

 

A

Ig

10.10

Svečiams įteikiamos kortelės

 

 

 

 

 

 

Ig

 

 

10.11

Suteikimos maitinimo paslaugos

 

 

 

 

 

 

Ig

A

 

10.12

Atsiskaitoma su įmone užsakove

 

 

 

 

 

A

 

 

Ig

10.13

Analizuojami rezultatai

 

 

Ig

Ig

Ig

Kn

 

 

 

Ip

 

 

10.1.   Įmonė kreipiasi į „Įmonėją“ dėl savo darbuotojų maitinimo arba marketingo skyriaus darbuotojai marketingo akcijos metu suranda naujas įmones.

10.1.1.              Veiklos valdymo direktorė apskaičiuoja su finansų direktoriumi  galimybes sudaryti ilgalaikę sutartį su įmone - kliente.

10.2.   Jeigu nėra sąlygų suteikti paslaugas arba tai ekonomiškai neefektyvu, atsisakoma pasiūlymo.

10.3.   Jei priimamas teigiamas sprendimas, pasirenkamas maitinimo taškas, kuris patogiausias įmonei – klientei pagal darbo vietą.

10.4.   Sudaroma sutartis su įmone užsakove.

10.4.1.              Sutartyje nurodomos mokėjimo paslaugos, priede, nurodomi asmenys, galintys valgyti padalinyje.

Dabar galimi 2 atsiskaitymo būdai.

Pirmas atsiskaitymo būdas:

10.5.   Sudaromas darbuotojų sąrašas, kurie bus maitinami „Įmonėja“ padalinyje.

10.6.    Asmuo atėjęs pateikia padavėjai dokumentą (pasą, teises ar pan.), padavėja sutikrina su sąrašu ir aptarnauja svečią. Sąrašas padalinyje yra popieriniame variante.

Siūlymas 16: naudojant naują verslo valdymo sistemą arba modifikuojant esamą sistemą, reikėtų suvedinėti maitinamų darbuotojų informaciją, arba identifikacijai naudoti specialias korteles.

10.7.   Gavęs maitinimo paslaugas, svečias pasirašo ant prie čekio, kurie kaupiami padalinyje.

Siūlymas 17: reikalinga sukurti instrukcijas, kaip fiksuojami rekvizitai ir kitos atsiskaitymo detalės.

10.8.   Padavėja uždaro sąskaitą kasoje per atsiskaitymo pavedimu direktoriją (žr. 04IN019 “Atsiskaitymai pavedimu”).

10.9.   Gale mėnesio padalinio vadovas išrašo bendrą sąskaitą - faktūrą pagal surinktų čekių sumą.

Siūlymas 18: naudojant naują verslo valdymo sistemą, sudaryti instrukciją, kaip tikrinama kas dieną. Kaip išvengti piktnaudžiavimų?

Antras atsiskaitymo būdas:

10.10.                          Įmonė - klientė naudoja vienkartines „Įmonėja“ dovanų korteles, už kurių dalinimą ir kontrolę prisiima atsakomybę pati (pagal sutartį).

10.11.         Darbuotojai atėję valgyti pateikia šias korteles. Svečiams suteikiamos maitinimo paslaugos. Jei užsakymo suma didesnė nei kortelės nominalas, darbuotojas sumoka skirtumą grynais pinigais, jei mažesnė – grąža neatiduodama. Kortelės apskaitomos kasoje, kaip „Įmonėja“ dovanų kortelės.

10.12.         Mėnesio gale padalinio vadovas išrašo PVM sąskaitą faktūrą pagal surinktų kortelių sumą.
Siūlymas 19: įdiegus naują verslo valdymo sistemą sukurti 2 kortelių rūšis - debetines  ir kreditines, kad galima būtų padidinti pardavimus, maitinant įmonių darbuotojus pagal sutartis ir turėti patogų atsiskaitymo būdą.

10.13.         Mėnesio pabaigoje ir kas ketvirtį analizuojami rezultatai.

Siūlymas 20: reikalinga sukurti rezultatų analizavimo metodiką, atsakančią į klausimus: kokia tvarka ir kam pateikiama informacija toliau? Kiek uždirbama, kiek išleidžiama ar tęsiamas projektas.

 

 


 

11.  MAISTO UŽSAKYMO Į NAMUS INTERNETU IR TELEFONU APRAŠYMAS

 

 
 


 


MAISTO UŽSAKYMO Į NAMUS INTERNETU  KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

 

Eil.

Nr.


VYKDYTOJAI

 

VEIKSMAI

Dokumentai / įrašai

S

DI

TE

G

V

BD

KD

11.1

Svečias išsirenka norimą meniu Internete

 

A

 

 

 

 

 

 

11.2

Svečias išsirenka patiekalą iš meniu Internete

 

A

 

 

 

 

 

 

11.3

Svečias suformuoja užsakymo

krepšelį

 

A

 

 

 

 

 

 

11.4

Užpildo registracijos forma

 

A

 

 

 

 

 

 

11.5

Užpildo pristatymo informaciją

 

A

 

 

 

 

 

 

11.6

Patvirtina užsakymą mygtuku "Pristatyti"

 

A

Ig

 

 

 

 

 

11.7

Dispečeris patikrina užsakymo teisingumą

 

 

A

 

 

 

 

 

11.8

Patvirtina svečiui užsakymą Internetu arba telefonu

04IN44 “Dispeceriu darbo aprasymas”; 04IN55 “vairuotojas-dispec-telefoniste”

Ig

A

 

 

 

 

Kn

11.9

Svečias pateikia užsakymą telefonu

04IN44 “Dispeceriu darbo aprasymas”; 04IN53 “Uzsakymo priemimas telefonu”; 04IN55 “vairuotojas-dispec-telefoniste”

A

Ig

 

 

 

 

Kn

11.10.

Programa identifikuoja miestą iš kurio skambina

 

 

A

 

 

 

 

 

11.11

Programa nukreipia skambutį į skambinačio miesto call centrą

 

Ip

A

 

 

 

 

 

11.12.

Dispečeris užpildo užsakymo formą, tikslina adresą

 

Ip, Ig

A

 

 

 

 

 

11.13

Dispečeris atsisveikina

 

Ig

A

 

 

 

 

 

11.14

Dispečeris siunčia užsakymą į padalinį

 

 

A

 

 

 

 

Kn

11.15

Telefonistė gauna užsakymo lapą

 

 

 

Ig

 

 

 

Kn

11.16

Atiduoda užsakymus gamintojams

 

 

 

A

Ig

 

 

Kn

11.17

Pagamina užsakytus patiekalus

 

 

 

 

A

 

 

 

11.18

Pateikia patiekalus telefonistei

 

 

 

Ig

 

 

 

 

11.19

Telefonistė sukomplektuoja

užsakymą

 

 

 

A

 

 

 

 

11.20.

Telefoniste užsako vairuotojus

 

 

 

A

 

Ig

 

 

11.21

Vairuotojas paima užsakytus patiekalus

 

 

 

Ip

 

A

 

 

11.22

Vairuotojas veža patiekalus svečiui

 

 

 

 

 

A