restoranų tinklo plėtros valdymo procedūra

 

 

TURINYS

 

 

 

1.         PASKIRTIS  5

2.         TAIKYMO SRITIS  5

3.         PROCEDŪROS ESMĖ  5

4.         PAAIŠKINIMAI IR SANTRUMPOS  5

5.         PLĖTROS IR VYSTYMO PROCESO BENDRA SCHEMA. PROCESO PLANAVIMAS. 7

6.         NAUJO PADALINIO ATIDARYMO SPRENDIMO PRIĖMIMAS  11

7.         NAUJO PADALINIO ATIDARYMO PROJEKTO VALDYMAS  15

8.         NAUJO PADALINIO STATYBOS DARBŲ VYKDYMAS  20

9.         NAUJO PADALINIO PARUOŠIMAS ATIDARYMUI 27

10.           NAUJŲ FRANČIZĖS PADALINIŲ ATIDARYMAS  39

11.           NAUJO TINKLO UŽSIENIO ŠALYJE KŪRIMAS  43

12.           NUORODOS  48

13.           KEITIMAI 48

14.           PASKIRSTYMAS  48

15.           PRIEDAI 48

 


1.      PASKIRTIS

Procedūra skirtaveiklos plėtros proceso valdymui aprašyti. Dokumento paskirtis – aprašyti plėtros ir vystymo departamento  darbą ir apibrėžti departamento ryšius su kitais įmonės padaliniais, apibrėžti informacijos apsikeitimo ryšius tarp departamento darbuotojų.

 

2.      TAIKYMO SRITIS

Ši procedūra taikoma plėtros ir vystymo departamente ir padaliniuose, kurie dalyvauja naujų padalinių atidarymo procese.

3.      PROCEDŪROS ESMĖ

            Dokumente aprašomas plėtros proceso planavimas, naujų padalinių atidarymo projektų valdymas, patalpų įrengimas, naujų padalinių paruošimas atidarymui, frančizės padalinių plėtra. Už šios procedūros reikalavimų vykdymą atsako plėtros direktorius bei padalinių, dalyvaujančių plėtros procese, vadovai.

4.      PAAIŠKINIMAI IR SANTRUMPOS

 

Procesas – tarpusavyje susijusių funkcijų visuma, kuri gavinius paverčia produkcija.

Procedūra – nustatyta veiklos ar proceso vykdymo tvarka.

Projektas – unikalus procesas, apimantis koordinuojamųjų ir valdomųjų veiklų visumą, turintis pradžios ir baigties datas ir skirtas tikslui, atitinkančiam specifinius reikalavimus, pasiekti su laiko, kainos ir išteklių apribojimais

Paslauga - tiekėjo ir kliento tarpusavio sąveikoje atliekamų veiksmų bei tiekėjo vidaus veiklos, skirtos kliento poreikiams tenkinti, rezultatai (ISO 9000:2000 Pagrindai, terminai ir apibrėžimai).

Procesų schemos – grafinis proceso scenarijaus atvaizdavimas. Procesų schemos sudaromos tam, kad būtų galima vizualizuoti įmonės procesus. Tai sudaro galimybę įmonės darbuotojams vienodai pamatyti visas proceso dalis ir nustatyti, kiek šios proceso dalys suderintos viena su kita, leidžia pamatyti silpnas proceso dalis. Procesų schemos leidžia įmonės vadovams planuoti, kokias proceso dalis reikės gerinti.

Rolė (kompetencija)– kurią priskyrus darbuotojui, sistemos administratorius suteikia vartotojui teisę naudoti funkcijų rinkinį sistemoje.

 

Darbuotojų kompetencijų lentelių santrumpos:

VA – valdyba;

GD – generalinis direktorius;

VG – valdymo grupė;

PLD - Plėtros direktorius;

FK – Frančizės komitetas;

GDU - Generalinis direktorius užsienio šalyje;

UVV – Užsienio veiklos valdymo vadovė;

PPV- Plėtros projektų vadovas;

PRV - Projektų vadovas;

SSV - Statybų skyriaus vadovas;

SPV - Statybų projektų vadovas;

TPV- Technologinių projektų vadovas;

IT – IT skyriaus darbuotojas;

TV – tinklo vadovas;

BD – buhalterijos darbuotojas;

PD – personalo darbuotojas

MV –marketingo darbuotojas

TE – technologai;

TIE - tiekėjai;

DG - Darbo grupė;

BA – biuro administratorė;

P – darbų rangovas, patalpų nuomotojas, tyrimų agentūra;

K – frančizės kandidatas.

 

Įrašai lentelėje: T - tvirtina, A - atlieka , D - dalyvauja, Ig – informacija gauna, Ip – informaciją pateikia, Kn – kontroliuoja.

 


5.       PLĖTROS IR VYSTYMO PROCESO BENDRA SCHEMA. PROCESO PLANAVIMAS.

 
 

 



PLĖTROS IR VYSTYMO PROCESO PLANAVIMO KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

Eil.

Nr.


Vykdytojai

 

Veiksmai

Dokumentai/ Įrašai

VA

GD

PLD

P

MSV

5.1.

Nekilnojamo turto rinkos analizavimas

 

 

Ig

A, Ig

A, Ip

Ig

5.2.

Gautų pasiūlymų dėl patalpų nuomos analizavimas

 

 

Ig

A

 

 

5.3.

Praeito laikotarpio plėtros veiksmų  analizavimas

 

 

Ig

A

 

 

5.4.

Išvadų suformulavimas

 

 

Ig

A

 

 

5.5.

Plėtros ir vystymo plano sudarymas

 

 

 

A

 

 

5.6.

Plėtros ir vystymo  plano derinimas

 

 

A

A

 

 

5.7.

Plėtros ir vystymo plano tvirtinimas

 

 

T

Ig

 

 

5.8

Plėtros departamento darbuotojų informavimas apie plano patvirtinimą

 

 

 

A

 

 

5.9.

Metinių planų koregavimas

 

 

T

A

 

 

5.10

Metinio plano vykdymo ataskaitos sudarymas

 

 

Ig

A

 

 

5.11

Metinės ataskaitos analizavimas valdyboje

 

A, Ip

 

 

 

 

5.12

Valdybos išvadų pateikimas

 

A

Ig, Ip

Ig

 

 

 

PLĖTROS IR VYSTYMO PROCESO PLANAVIMO APRAŠYMAS

 

5.1.       Nekilnojamo turto rinkos analizavimas

5.1.1.                  Atlieka nekilnojamo turto rinkos analizę, nustato rinkos tendencijas. Inicijuoja maitinimo įstaigų rinkos analizę pagal taškų išsidėstymo vietą, pirkėjų srautus ir pirkimo galią.

5.1.2.                  Plėtros direktorius nustato reikalingos analizės poreikis. Pagrindžia tyrimų būtinumą. Plėtros direktorius suranda kompanijas, galinčios atlikti tyrimus. Tyrimų pasiūlymą plėtros direktorius suderina su marketingo vadovu ir pristato generaliniam direktoriui.

5.2.       Gautų pasiūlymų dėl patalpų nuomos analizavimas.

5.2.1.                  Plėtros direktorius planuoja, organizuoja ir vykdo naujų maitinimo taškų parinkimą Tam tikslui analizuoja gautus patalpų nuomos pasiūlymus. Atlieka siūlomų patalpų įvertinimą.

5.3.       Praeito laikotarpio plėtros veiksmų  analizavimas.

5.3.1.                  Plėtros direktorius sudarydamas sekančių metų planą, analizuoja praeito laikotarpio plėtros veiksmų rezultatus.

5.4.       Išvadų suformulavimas

5.4.1.                  Įvertinęs rinkos situaciją, apibendrinęs gautus patalpų nuomos pasiūlymus, plėtros direktorius numatyto galimybes plėtrai, paruošia analizės ataskaitą.

5.4.2.                  Paruošta ataskaita apie maitinimo įstaigų rinką, jos išsidėstymą ir galimybes plėtrai bei koncentracijai vietinėje rinkoje ir už jos ribų yra pateikiama generaliniam direktoriui kiekvieno ketvirčio pirmo mėnesio 10 dienai. Su ataskaita supažindinama veiklos valdymo grupė.

5.5.       Įmonės plėtros planų ruošimas.

5.5.1.                  Plėtros direktorius kuria įmonės plėtros strategiją. Plėtros direktorius paruošia ilgalaikį perspektyvinį planą (2-3 metams) ir metinį maitinimo įstaigų tinklo plėtros planą .

5.5.2.                  Plėtros plane taip pat numatomas frančizės sutarties pagrindu dirbančių naujų padalinių steigimas, bei naujų veiklos rūšių sukūrimas, t.y. – naujų tinklų sukūrimą.

5.5.3.                  Plėtros direktorius planą pateikia generaliniam direktoriui. Generalinis direktorius teikia plėtros planą valdybai.

5.6.       Plėtros ir vystymo plano derinimas

5.6.1.                  Plėtros direktorius ilgalaikius perspektyvinius planus (2-3 metams) pateikia generaliniam direktoriui derinimui su patikslintu planu einamajam laikotarpiui lapkričio 15 dienai.

5.6.2.                  Plėtros direktorius metinį įmonės plėtros planą pristato generaliniam direktoriui derinimui gruodžio 1 dienai.

5.7.       Plėtros ir vystymo plano tvirtinimas

5.7.1.                  Jeigu plėtros ir vystymo planą generalinis direktorius patvirtina, plėtros direktorius su planu supažindinami plėtros departamento darbuotojus.

5.7.2.                  Jeigu plėtros ir vystymo planą generalinis direktorius nepatvirtina, tai planas grąžinamas plėtros direktoriui koreguoti.

5.8.       Plėtros departamento darbuotojų informavimas apie plano patvirtinimą

5.9.       Metinių planų koregavimas.

5.10.   Metinio plano vykdymo ataskaitos sudarymas

5.10.1.              Plėtros direktorius sudaro departamento veiklos ataskaitą ir pateikia generaliniam direktoriui. Generalinis direktorius analizuoja ataskaitą ir pateikia ataskaitą kartu su bendra įmonės veiklos ataskaita valdybai.

5.11.   Metinės ataskaitos analizavimas valdyboje.

5.11.1.              Valdyba analizuoja įmonės veiklos rezultatus ir pateikia išvadas generaliniam direktoriui.

5.12.   Valdybos išvadų pateikimas.

5.12.1.              Valdybos atliktą įmonės rezultatų įvertinimą generalinis direktorius perduoda plėtros direktoriui.


6.      NAUJO PADALINIO ATIDARYMO SPRENDIMO PRIĖMIMAS

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



NAUJO PADALINIO ATIDARYMO SPRENDIMO PRIĖMIMO KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

 

Eil.

Nr.


Vykdytojai

 

Veiksmai

Dokumentai/ Įrašai

VA

VG

GD

PLD

PPV

P

6.1.

Patalpų paieška

 

 

 

 

A

 

Ip

6.2.

Gautų patalpų nuomos pasiūlymų analizavimas

 

 

 

 

A

 

 

6.3.

Reikiamos patalpos suradimas

 

 

 

 

A

 

 

6.4.

Finansinio atsiperkamumo skaičiavimas

„Padalinio atsiperkamumo skaičiavimai“

 

 

 

A

 

 

6.5.

Naujo padalinio aprašymas

„Naujo padalinio situacijos aprašymas“

 

 

 

A

 

 

6.6.

Planuojamos pelno nuostolio ataskaitos paruošimas

„Planuojama pelno nuostolio ataskaita“

 

 

 

A

 

 

6.7.

Planuojamos atidarymo datos nustatymas

„Planuojama atidarymo data“

 

 

 

A

 

 

6.8.

Pasiūlymo valdymo grupei pateikimas

 

 

Ig

 

A

 

 

6.9.

Pasiūlymo tvirtinimas valdymo grupėje

 

 

A

 

Ig

 

 

6.10

Pasiūlymo tikslinimas

 

 

Ig

 

A

 

 

6.11

Pasiūlymo valdybai pateikimas

 

Ig

 

A

 

 

 

6.12

Pasiūlymo tvirtinimas valdyboje

 

A

 

 

 

 

 

6.13

Pasiūlymo atsisakymas

 

A

 

 

 

 

 

6.14

Sprendimo pateikimas plėtros direktoriui

 

Ip

 

 

 

 

 

6.15

Sutarties pasirašymas su patalpų nuomotoju

10IN01 „Įmonės sutarčių vykdymo užtikrinimo tvarka“

 

 

T

D

 

D

6.16

Informacijos perdavimas plėtros projekto vadovui

 

 

 

 

A

Ig

 

 

 


NAUJO PADALINIO ATIDARYMO SPRENDIMO PRIĖMIMO APRAŠYMAS

 

6.1.       Patalpų paieška rinkoje.

6.1.1.                  Plėtros direktorius analizuoja gauta informaciją apie naujų pastatų statybas, analizuoja rinkos tendencijas.

6.1.2.                  Plėtros direktorius atskirais atvejais (dažniausiai užsienio rinkose) užsako agentūroms patalpų paiešką

6.2.       Gautų patalpų nuomos pasiūlymų analizavimas.

6.2.1.                  Plėtros direktorius gauna siūlymus nuomoti patalpas. Išanalizuoja gautus pasiūlymus. Jeigu patalpos neatitinka naujo padalinio reikalavimų, plėtros direktorius atsisako siūlymo.

6.3.       Reikiamos patalpos suradimas.

6.3.1.                  Jei plėtros direktorius išanalizavęs gautus pasiūlymus, bei rinkos informaciją išrenka patalpas, atitinkančias naujo padalinio reikalavimus, tada pradeda ruošti siūlymą naujo padalinio atidarymui.

6.4.       Finansinio atsiperkamumo skaičiavimas.

6.4.1.                  Plėtros direktorius apskaičiuoja, kiek reikės investuoti į naujo padalinio įkūrimą, per kiek laiko atsipirks naujas padalinys. Sumodeliuojamas finansinis atsiperkamumas ir palyginamas su kitais objektais („Padalinio atsiperkamumo skaičiavimai“).

6.5.       Patalpų aprašymo paruošimas

6.5.1.                  Plėtros direktorius atlieka detalų naujo padalinio įvertinimą ir vystymo perspektyvas. Aprašomos patalpų aprašymas, vietos patrauklumo įvertinimas, artimiausi konkurentai, privalumų ir trūkumų aprašymas („Naujo padalinio situacijos aprašymas“).

6.6.       Planuojamos pelno nuostolio ataskaitos paruošimas.

6.6.1.                  Plėtros direktorius paskaičiuoja objekto rentabilumą, sudaro „Planuojama pelno nuostolio ataskaita.“

6.7.       Planuojamos atidarymo datos nustatymas.

6.7.1.                  Plėtros direktorius nustato orientacinę planuojamą naujo padalinio atidarymo datą (”Planuojama atidarymo data“ Nr.)

6.8.       Pasiūlymo valdymo grupei pateikimas.

6.8.1.                  Plėtros direktorius pateikia naujo padalinio atidarymo pasiūlymą valdymo grupei el. paštu. Plėtros direktorius pateikia valdymo grupei numatomo objekto reikalingumą patvirtinančius duomenis, nurodo galimas įdiegimo sąnaudų, planuojamus objekto pelno / nuostolio duomenis („Planuojamas padalinio atsipirkimo skaičiavimai“, „Naujo padalinio aprašymas“ Nr., „Planuojama pelno nuostolio ataskaita“ Nr. , ”Planuojama atidarymo data“ Nr.). Valdymo grupė išnagrinėja pasiūlymą.

6.9.       Pasiūlymo tvirtinimas valdymo grupėje.

6.9.1.                  Valdymo grupės susirinkimo metu vyksta pasiūlymo svarstymas. Jeigu valdymo grupei trūksta duomenų priimti sprendimą, pasiūlymas grąžinamas plėtros direktoriui tikslinti.

6.9.2.                  Jeigu pasiūlymas nepriimtinas, valdymo grupė atsisako pasiūlymo kurti naują padalinį nurodytose patalpose.

6.9.3.                  Valdymo grupei patvirtinus objekto reikalingumą bei numatomus rezultatus, projektas pateikiamas tvirtinti įmonės valdybai.

6.10.   Pasiūlymo tikslinimas.

6.10.1.              Plėtros direktorius tikslina objekto reikalingumą patvirtinančius duomenis. Tikslinami dokumentai: „Planuojamas padalinio atsipirkimo skaičiavimai“, „Naujo padalinio vietos aprašymas“ Nr., „Planuojama pelno nuostolio ataskaita“ Nr. , Planuojamo atidaryti padalinio darbų grafikas Nr..

6.10.2.              Valdymo grupei įvertinusi objekto reikalingumą bei numatomus rezultatus, pateikia tvirtinti įmonės valdybai.

6.11.   Pasiūlymo valdybai pateikimas.

6.11.1.              Valdymo grupei pateikus naujo padalinio atidarymo projektą tvirtinti įmonės valdybai, valdyba nagrinėja numatomo objekto reikalingumą patvirtinančius duomenis.

6.11.2.              Jeigu valdybai trūksta duomenų priimti sprendimą, pasiūlymas grąžinamas plėtros direktoriui tikslinti (punktas 6.10).

6.12.   Pasiūlymo tvirtinimas valdyboje.

6.12.1.              Jeigu valdyba priima sprendimą, kad naujo padalinio atidarymas yra tikslingas ir ekonomiškai pagrįstas, valdyba tvirtina naujo padalinio atidarymą.

6.13.   Pasiūlymo atsisakymas.

6.13.1.              Jeigu valdyba priima sprendimą, kad naujo padalinio atidarymas yra netikslingas ir ekonomiškai nepagrįstas, valdyba atsisako pasiūlymo kurti naują padalinį nurodytose patalpose.

6.14.   Sprendimo dėl naujo padalinio atidarymo pateikimas plėtros direktoriui.

6.14.1.              Jeigu valdyba patvirtina objekto reikalingumą bei numatomus rezultatus, informacija apie patvirtinimą pateikiama plėtros direktoriui. Pradedamas naujo padalinio įkūrimo projekto vykdymas.

6.15.   Sutarties pasirašymas su patalpų nuomotoju.

6.15.1.              Deramasi su patalpų nuomotoju. Pasirašoma patalpų nuomos sutartis (10IN01 „Įmonės sutarčių registravimo, saugojimo, įsipareigojimo vykdymo užtikrinimo tvarka“).

6.16.   Informacijos perdavimas plėtros projekto vadovui

6.16.1.              Plėtros direktorius perduoda plėtros projekto vadovui nuomos sutarties sąlygas, patalpų brėžinius, atidarymo datą, pirminius skaičiavimus. Plėtros projekto vadovas pradeda ruošti  naujo padalinio atidarymo darbų grafiką (Priedas Nr.1 01PL03 „Naujo padalinio atidarymo darbų grafikas“),


7.      NAUJO PADALINIO ATIDARYMO PROJEKTO VALDYMAS

 
 



NAUJO PADALINIO ATIDARYMO PROJEKTO VALDYMO KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

 

Eil.

Nr.


Vykdytojai

 

Veiksmai

Dokumentai/ Įrašai

VG

DG

PLD

PPV

PRV

TPV

SSV

P

7.1.

Darbu paskirstymo dokumento paruosimas

01PL03 “big_atidarymas

 

 

Kn

A

 

 

 

 

7.2.

Darbo grupės sudarymas

 

 

Ig

Kn

A

 

 

 

 

7.3.

Darbo grupės informavimas

 

 

Ig

 

A

 

 

 

 

7.4.

Technologinio ir architekturinio projektu ruosimas

 

 

 

Kn

Ip

 

Ip

 

A

7.5.

Projekto plano sudarymas ir tvirtinimas plėtros departamento direktoriaus ir valdymo grupės

MS Project planas

T

Ig

T

A

 

 

 

 

7.6.

Biudzeto sudarymas ir tvirtinimas

01PL01 “Projekto biudžetas”

T

Ip

Ig

A

 

 

 

 

7.7.

Projekto vykdymas

 

 

A

Ig

Kn

A

A

A

A

7.8.

Plano koregavimas

 

T

Ip

Kn

A

 

 

 

 

7.9

Darbo grupes informavimas apie pakeitimus

 

 

Ig

Kn

A

 

 

 

 

7.10

Atidarymo datos pakeitimo derinimas

 

Ig, D

 

A

Ip

 

 

 

 

7.11

Siulymas koreguoti biudzeta

 

T

Ip

Ig

A

 

 

 

 

7.12

Projekto biudzeto koregavimas

 

T

Ig

D

A

 

 

 

 

7.13

Atidarymo datos keitimas

 

T

Ig

T

D

 

 

 

 

7.14

Naujo padalinio priėmimas - perdavimas

 

 

Ip

A

Ip, Ig

 

 

 

 

 


NAUJO PADALINIO ATIDARYMO PROJEKTO VALDYMO aprašymas

 

7.1.       Projekto darbų paskirstymo dokumento paruošimas.

7.1.1.                  Įmonės valdybai patvirtinus objekto reikalingumą bei numatomus rezultatus, pradedamas projekto plėtros vykdymas.

7.1.2.                  Plėtros projekto vadovė sudaro pradinį naujo padalinio atidarymo darbų grafiką (Priede Nr.1 01PL03 „Naujo padalinio atidarymo darbų grafikas), kuriame nurodo naujo padalinio atidarymo datą, darbų pavadinimus, darbų pradžios ir pabaigos datas, atsakingus asmenis.

7.2.       Darbo grupės sudarymas .

7.2.1.                  Plėtros projekto vadovas ssiūlo projektų darbo grupės narius iš atitinkamų skyrių ir departamentų.

7.2.2.                  Kiekvienas skyrius (vadovas, atsakingas asmuo) yra atsakingas už tam tikrą darbų etapą, kuris yra paskirtas plėtros vadovo nurodymu. Skyriaus atsakingas asmuo yra pilnai atsakingas už darbų organizavimą, vykdymą bei dokumentacijas tvarkymą ir išsaugojimą

7.2.3.                  Plėtros projekto vadovas derina su skyrių vadovais, kokie darbuotojai dalyvaus naujo padalinio paleidimo darbo grupėje. Plėtros projekto vadovė suformuoja darbo grupę iš skyrių darbuotojų.

7.2.4.                  Plėtros projekto vadovas skelbia pranešimą arbo grupės nariams, kada organizuojamas darbo grupės pirmasis susirinkimas. Pranešimas skelbiamas Otlook‘o kalendoriuje.

7.3.       Projekto informacijos pateikimas darbo grupės nariams.

7.3.1.                  Susirinkimo metu plėtros projekto vadovas pateikia darbo grupės nariams projekto darbų grafiką (Priede Nr.1 01PL03 „Naujo padalinio atidarymo darbų grafikas“). Plėtros projekto vadovas ssuformuoja ir paskirsto individualias užduotis darbo grupės nariams.

7.3.2.                  Plėtros direktorius tvirtina „Projekto darbų grafiką“. Jeigu patalpų nuomos sutartyje nėra nustatytos atidarymo datos, tada darbo grupė siūlo padalinio atidarymo datą. Plėtros direktorius pateikia padalinio atidarymo datos siūlymą valdymo grupei. Valdymo grupė tvirtina naujo padalinio atidarymo datą.

7.3.3.                  Plėtros projektų vadovas organizuoja projektinės darbo grupės darbą, vadovauja jai ir koordinuoti grupės narių veiklą. Organizuoja savaitinius susirinkimus darbinių klausimų aptarimui ir problemų sprendimui.

7.4.       Padalinio technologinio ir architektūrinio projekų ruošimas.

7.4.1.                  Plėtros projektų vadovas pateikia patalpų planą technologinių projektų vadovui. Technologinio projekto paruošimą organizuoja technologinių projektų vadovas (patalpų ir įrangos inžinierinių dalių: vandens, vėdinimas, elektra , nuotykiniai vandenys) Rangovui pateikiamas patalpų planas, plotas, padalino koncepcija ir užduotis įrangos bei reikalavimų patalpoms poreikį, projekto paruošimo terminas (laisva forma, el. paštu).

7.4.2.                  Technologinio projekto vadovas technologinį projektą derina, su technologu, tinklo vadovu ir plėtros projektų vadovu, valdymo grupe (atskirais atvejais tvirtina su plėtros direktorius ir gen. direktorius). Tvirtinamas technologinis plotas. Pasirašo technologas, tinklo vadovas ir plėtros projektų vadovas, plėtros direktorius ant technologinio brėžinio. Technologinis projektas pateikiamas architektui ir statybos skyriaus darbuotojams

7.4.3.                  Technologinio projekto vadovas derina konkurso sąlygas su plėtros projekto vadovu ir organizuoja konkursą įmonėms, ruošiančioms technologinius projektus. Parenka nugalėtojus ir informaciją apie konkurso laimėtojus pateikia plėtros projekto vadovui. Plėtros projekto vadovas tvirtina konkurso laimėtoją.

7.4.4.                  Architektūrinio projekto paruošimą organizuoja (užduotis architektui ir terminus) pateikia plėtros projekto vadovas. Plėtros projektų vadovas pateikia užsakymą architektui dėl interjero projekto paruošimo. Technologinio projekto informaciją architektui pateikia technologinių projektų vadovas. Plėtros projektų vadovas koordinuoja interjero projekto ruošimą pagal technologinio projekto reikalavimus. Architektūrinio projektas derinamas su plėtros direktoriumi ir valdymo grupe. Architektas atskirais atvejais (prekybos centrams) derina architektūrinį projektą su patalpų savininkais ir pateikia jiems detalųjį projektą

7.4.5.                  Paruoštas architektūrinis projektas yra patvirtinamas ir pateikiamas plėtros projekto vadovui. Plėtros projekto vadovas pateikia reikiamą projekto informaciją darbo grupės nariams. Darbo grupės nariai ir rangovai bendrauja su architektais, tikslindami informaciją projekto eigoje.

7.5.       Projekto detalaus darbų plano sudarymas ir tvirtinimas

7.5.1.                  Darbo grupės susirinkimo metu plėtros projekto vadovas suderina su darbo grupės nariais darbų vykdymo eiliškumą, koreguoja „Projekto darbų paskirstymo dokumentą“ (žr „big_atidarymas.xls“). Šio dokumento pagrindu plėtros projekto vadovas sudaro detalųjį projekto planą MS Project serveryje.

7.5.2.                  Plėtros projekto vadovas pateikia plėtros direktoriui tvirtinti detalųjį projekto planą. Jei Plėtros projekto vadovas nepatvirtina plano, jis grąžinamas plėtros projekto vadovui koreguoti.

7.5.3.                  Plėtros direktorius po koregavimo tvirtina detalųjį projekto planą - pasirašo popierinę plano kopiją ir sega į bylą.

7.5.4.                  Darbo grupės nariai, kurie dirba su MS Project programa, gauna pranešimą, kad projekto planas patvirtintas. Darbo grupės nariams, kurie nedirba su MS Project programa plėtros projekto vadovas projekto planą pateikia spausdintoje formoje.

7.6.       Naujo padalinio biudžeto sudarymas ir tvirtinimas

7.6.1.                  Darbo grupei yra pateikiamas technologinis ir interjero projektai bei padalinio koncepcija. Pagal juos darbo grupės nariai skaičiuoja savo darbų biudžeto dalį.

7.6.2.                  Darbo grupės nariai pateikia planuojamų išlaidų sąrašą, susijusių su naujai atidaromu padaliniu

7.6.3.                  Plėtros projektų vadovas, gavęs kiekvieno skyriaus planuojamų išlaidų sąrašus, sudaro bendrą  padalinio atidarymo biudžetą (Priedas Nr. 3 „Numatomos projekto vykdymo išlaidos“). Palygina bendrą padalinio atidarymo biudžetą su pirminiais „Planuojamo padalinio atsipirkimo skaičiavimais“.

7.6.4.                  Plėtros projektų vadovas bendrą biudžetą pateikia plėtros direktoriui. Biudžetą tvirtina valdymo grupė. Jei valdymo grupė nepatvirtina biudžeto, darbo grupė duoda naujus siūlymus (kurias dalis sumažinti) ir koreguoja biudžetą. Koreguotas biudžetas vėl pateikiamas tvirtinimui valdymo grupei.

7.6.5.                  Patvirtintas biudžetas pateikiamas plėtros direktoriui ir plėtros projekto vadovui. Plėtros projekto vadovas informuoja darbo grupės narius, kad biudžetas patvirtintas ir jie gali sudarinėti sutartis.

7.7.       Projekto vykdymas atliekamas pagal procedūros PR01 punktus 8 ir 9.

7.7.1.                  Plėtros projektų vadovas koordinuoja ir kontroliuoja visų darbo grupės narių darbą, vykdant naujo padalinio atidarymo projektą.

7.8.       Plano koregavimas.

7.8.1.                  Jeigu darbo grupės narys pateikia paaiškinamąjį  raštą ir informuoja, kad darbai vėluoja, plėtros projekto vadovas koreguoja planą.

7.9.       Darbo grupės informavimas apie pakeitimus.

7.9.1.                  Darbo grupės nariai susirinkimo metu informuojami apie visus pasikeitimus, susijusius su projekto planais, ir kitus projekto plano pakeitimus

7.10.   Atidarymo datos koregavimo derinimas

7.10.1.              Jeigu plano pakeitimai įtakoja padalinio atidarymo datą, plėtros projektų vadovas informuoja apie pakeitimus su plėtros direktoriumi. Plėtros direktorius derina padalinio atidarymo datos pakeitimą su valdymo grupe.

7.10.2.              Jeigu valdymo grupė atmeta padalinio atidarymo datos pakeitimą, plėtos projekto vadovė  ir darbo grupė ieško sprendimų, situacijai ištaisyti.

7.11.   Siūlymas koreguoti biudžetą

7.11.1.              Plėtos projekto vadovė  ir darbo grupė siūlo skirti papildomas lėšas bei pritraukti papildomus rangovus, kad laiku atidaryti padalinį.

7.12.   Projekto biudžeto koregavimas.

7.12.1.              Jeigu papildomos lėšos užtikrins padalinio atidarymą suplanuotu laiku, tai valdymo grupė sutinka dėl papildomų lėšų skyrimo,. Plėtros projektų vadovė koreguoja biudžetą, pateikia popierinę biudžeto formą plėtros direktorei. Plėtros direktorė teikia  koreguotą biudžetą valdymo grupei.

7.12.2.              Koreguotą biudžetą pasirašo plėtros direktorius ir valdymo grupės nariai.

7.12.3.              Koreguotas biudžetas perduodamas plėtros projektų vadovui. Plėtros projektų vadovas pateikia darbo grupės nariams koreguotą biudžetą.

7.13.   Naujo padalinio atidarymo datos keitimas.

7.13.1.              Jeigu biudžeto koregavimas neištaisys susidariusios situacijos, tai valdymo grupė keičia padalinio atidarymo datą.

7.13.2.              Plėtros projektų vadovė koreguoja planą, keičia atidarymo datą. Koreguotą planą pasirašo plėtros direktorius ir generalinis direktorius.

7.13.3.              Darbo grupės nariai informuojami apie atidarymo datos pakeitimą.

7.14.   Naujo padalinio priėmimas – perdavimas (pagal porcedūros PR01 punktą 9.21.).


8.      NAUJO PADALINIO STATYBOS DARBŲ VYKDYMAS

 

 
 



NAUJO PADALINIO STATYBOS DARBŲ VYKDYMO KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

 

Eil.

Nr.


Vykdytojai

 

Veiksmai

Dokumentai/ Įrašai

DG

PLD

PPV

SSV

TPV

P

TIE

VKS

8.1.

Naujo padalinio projektavimo darbų koordinavimas

 

 

Kn

A

 

A,Ip

D

 

 

8.2.

Statybos darbų plano paruošimas

 

 

 

Kn

A

 

 

 

 

8.3.

Statybos darbų biudžeto sudarymas

 

 

T

Kn

A

 

 

 

 

8.4.

Rangovų paieška

 

 

 

Kn

A

 

 

Ip

 

8.5.

Medžiagų pirkimas

 

 

 

Kn

A

 

 

Ip

 

8.6.

Statybos projekto eigos kontroliavimas

 

 

 

 

Kn

 

D, Ip

 

 

8.7.

Su projektu susijusios dokumentacijos tvarkymas

 

 

 

 

A

 

 

 

 

8.8.

Rangovų darbų priėmimas

 

 

 

 

A

 

Ip

 

 

8.9.

Broko taisymas

 

 

 

 

Kn

 

A

 

Ig

8.10.

Grafiko derinimas ir koregavimas

 

T

A

A

Ig

Ig

Ig

 

Ig

8.11.

Priduoda objektą ekspluatacijai

 

 

 

Kn

Ig

 

A

 

 

8.13.

Patalpų paskirties keitimas

 

Ig

 

 

Ip

Ip

 

 

A

8.14.

Kadastriniai matavimai

 

 

 

 

A

 

 

 

 

8.15

Registravimas kadastrų tranyboje

 

 

 

 

A

 

 

 

 

8.16

Komisijos pripažinimas, kad patalpos tnkamos naudoti

 

 

 

 

A

 

 

 

 

8.12.

Rezultatų analizavimas ir kontrolė

”

 

A

 

A

 

 

 

 

 

 

 

NAUJO PADALINIO STATYBOS DARBŲ VYKDYMO APRAŠYMAS

 

8.1.       Statybos darbų plano paruošimas

8.1.1.                  Darbo grupės susirinkimo metu statybos projektų vadovas gauna informaciją, kuri reikalinga projekto vykdymui.

8.1.2.                  Plėtros projekto vadovas pateikia statybos projektų vadovui, kada turi būti paruoštas projektas.

8.1.3.                  Jeigu reikalingas leidimas statyboms, statybos projektų vadovas gauna iš savivaldybės, projektavimo sąlygų sąvadą, technines sąlygas dujų ir elektros tiekėjams.

8.1.4.                  Technologinių projektų vadovas pateikia statybos projektų vadovui informaciją, kiek elektros bus naudojama padalinyje (galingumas) ar bus naudojamos dujos, bei technologinės įrangos specifikaciją. Pateikia informaciją apie medžiagas, kurios bus naudojamos grindų, lubų įrengimui Ši informacija gaunama iš technologinių projektų rengėjų.

8.1.5.                  Statybos projektų vadovas kreipiasi į inžinierinių dalių projektavimo įmones (dujų, elektros tiekimo). Statybos projektų vadovas pateikia reikiamus dokumentus inžinierinių dalių projektuotojui, architektui ir technologinių projektų vadovui. Paruošiami inžineriniai projektai, suderinami su Lietuvos dujomis, Lietuvos energija, su aplinkosauga. Suderinus inžinierinius projektus, gaunamas leidimas statyboms iš savivaldybės.

8.1.6.                  Pagal turimą projektą  plėtros projekto vadovas derina su statybos skyriaus vadovu statybos darbų grafiką. Paruoštas statybos darbų kalendorinis grafikas pateikiamas suderinimui su rangovais ir plėtros skyriaus vadovui. Kalendorinį statybos darbų grafiką tvirtina įmonės gen. direktorius. Planas sudaromas MS Project formate.

8.1.7.                  Patvirtintas statybos darbų kalendorinis grafikas saugomas pas statybos projekto vadovą specialiame projekto segtuve, kartu su pasirašytomis rangos sutartimis bei kitais, statybos projekto vykdymui reikalingais norminiais aktais.

8.1.8.                  Patvirtinto statybos darbų grafiko kopija perduodama VKS vadovui.

8.2.       Statybos darbų biudžeto sudarymas.

8.2.1.                  Pagal gautą iš architekto projektą plėtros projekto vadovas derina su statybos skyriaus vadovu statybos darbų biudžetą. Statybos projektų vadovas suplanuoja, kiek ir kokių medžiagų reikės, paruošia statybos darbų biudžetą pagal projekto reikalavimus ir buvusių projektų biudžetų planavimo patyrimą. (biudžeto forma Priedas Nr. 3 arba 01PL01 “Projekto biudžetas”). Plėtros projekto vadovas tvirtinama statybų projektų vadovo pateiktą biudžetą ir sutartis.

8.3.       Rangovų paiešką

8.3.1.                  Statybos projektų vadovas skelbia ir vykdo konkursą, veda derybas su galimais rangovais. Konkurso rengimo taisykles 01IN03 “Instrukcija Įmonės plėtros projektų vykdymo 2 d.". Su konkurso nugalėtojais sudaro sutartis (10IN01 „Įmonės sutarčių registravimo, saugojimo, įsipareigojimo vykdymo užtikrinimo tvarka).

Siūlymas 2: Sudarytini patvirtinti galimų rangovų sąrašą. Iš darbo praktikos statybos projektų vadovas numato gerai dirbančias įmones. ISO nustatyto rangovų įvertinimo įmonėje nėra. Pasikeitus statybos projektų vadovui, rangovų vertinimo sistema ir bendravimo istorija prarandama.

8.3.2.                  Statybos projektų vadovas išrenka tinkamiausią rangovą ir pateikia plėtros ir vystymo vadovui patvirtinti. Statybos projektų vadovas tikrina, kad darbai būtų atliekami pagal darbų seką, išlaikant technologinius reikalavimus. Statybos projektų vadovas fiksuoja riziką, jeigu darbai atliekami, nesilaikant technologinių reikalavimų, fiksuoja broko registravimo formoje, jeigu yra nukrypimai nuo nustatytų sąlygų..

8.4.       Padalinio įrengimui reikalingų medžiagų pirkimas

8.4.1.                  Statybos projektų vadovas organizuoja medžiagų pardavėjų paiešką. Suranda tiekėjus, atlieka derybas  su tiekėjais, ir perduoda medžiagų tiekėjų informaciją rangovams. Nusiunčia el. paštu  tiekimo sutartas sąlygas su tiekėjais rangovams, kad jie galėtų gauti reikiamas medžiagas, reikiamu laiku, reikiamoje vietoje, pagal sutartas sąlygas

8.4.2.                  Statybos projektų vadovas organizuoja medžiagų pirkimo konkursus. Konkurso rengimo taisykles 01IN03 “Instrukcija Įmonės plėtros projektų vykdymo 2 d.”. Pateikia konkurso rezultatus plėtros ir plėtros direktoriui patvirtinti.

8.4.3.                   Su konkurso nugalėtojais sudaro sutartis (10IN01 „Įmonės sutarčių registravimo, saugojimo, įsipareigojimo vykdymo užtikrinimo tvarka“). Pateikia užsakymus medžiagoms pirkti. Statybos projektų vadovas kontroliuoja medžiagų tiekimą ir kontroliuoja piniginius srautus (Priedas Nr. 2 10IN04 “Instrukcija objekto atidarymo kaštų fiksavimas tvarka”; arba 10IN05 “priedas prie tvarkos”).

8.5.       Statybos projekto eigos kontroliavimas

8.5.1.                  Statybos projektų vadovas prižiūri vykdomus statybos darbus, koordinuoja medžiagų ir įrangos pristatymą, užtikrinti patvirtinto kalendorinio darbų atlikimo grafiko laikymąsi.

8.5.2.                  Statybos projektų vadovas, viso projekto vykdymo metu, pateikia plėtros ir vystymo vadovui informaciją apie projekto eigą.

8.6.        Su projektu susijusios dokumentacijos tvarkymas.

8.6.1.                  Statybos projektų vadovas kontroliuoja atliktų darbų aktus, sąmatas, sutartis, sąskaitas-faktūras, tikrina medžiagų ir paslaugų kainas.

8.6.2.                  Statybos projektų vadovas užtikrina higienos paso gavimą naujai kuriamam padaliniui. Sutvarko specifinę dokumentaciją, susijusią su statybomis: ventiliacijos pasą, elektros matavimo aktą ir kt.

8.7.       Rangovų darbų priėmimas.

8.7.1.                  Statybos darbų vadovas priima atliktus darbus, pasirašo darbų priėmimo aktus už praėjusio mėnesio atliktus darbus. Pasirašyto darbų priėmimo akto kopija perduodama VKS ( 01IN03 “ Įmonės plėtros projektų vykdymo Instrukcija 2 d.”).

8.7.2.                  Darbų priėmimo aktas projekto metu saugomas pas statybos vadovą, atskirame segtuve kartu su pasirašytomis projekto rangos sutartimis bei kitais projekto vykdymo norminiais dokumentais.

Siūlymas 3: Pasirinkti ir reglamentuoti sąmatų skaičiavimo ir tikrinimo programos naudojimą. Tai padės projektų vadovams operatyviai patikrinti subrangovų pateiktas sąmatas. Tokiu būdu bus taupomas laikas priimant subrangovų darbą, greitesnis darbų priėmimo ciklas, mažiau kaštų prarandama aktuojant atskirus projekto etapus.

8.8.       Rangovų darbo broko taisymas

8.8.1.                  Jeigu priimant atliktus darbus statybos vadovas nustato trūkumus, darbų atlikimo aktas nepasirašomas. Rangovui nustatomas terminas trūkumų pašalinimui.

8.8.2.                  Nustatomos priežastys dėl kurių atsirado darbų atlikimo trūkumai, priimami sprendimai dėl trūkumų šalinimo ir taikomų sankcijų, priežastys pašalinamos.

Siūlymas 4: Sudaryti galimybę statybos projektų vadovams valdyti subrangovų veiksmus, fiksuoti ir siųsti pretenzijas dėl broko iš statybos objekto, naudojant internetinį ryšį. Sinchronizuoti nešiojamo kompiuterio duomenis su centrine įmonės baze grįžus į biurą. GPRS pagalba pateikti informaciją iš objekto rangovui, sutaupant laiko, greitesnis broko taisymo ciklas, mažiau kaštų prarandama broko taisymo valdymui.

8.9.       Darbų grafiko derinimas ir koregavimas

8.9.1.                  Jeigu dėl tinkamai neatliktų darbų atsiranda trukdžiai vykdyti kitus kalendoriniame grafike numatytus darbus ir atsiranda grėsmė, kad keisis visas darbų vykdymo grafikas, statybos projektų vadovas, derina koregavimus su plėtros direktoriumi. Statybos darbų grafiko koregavimą suderina su rangovais.

8.9.2.                  Statybos projektų vadovas grafiko koregavimą tvirtina pas įmonės gen. Direktorių. Patvirtinto naujo darbų grafiko kopija Statybos projektų vadovas perduoda VKS vadovui.

8.10.   Priduoti objektą eksploatacijai

8.10.1.              Statybos projektų vadovas lankosi statybos inspekcijoje ir pateikia reikiamus dokumentus.

8.10.2.              Statybos projektų vadovas priduoda objektą eksploatacijai valstybinėje komisijoje.

8.11.    Rezultatų analizė ir kontrolė (01IN03 “Instrukcija Įmonės plėtros projektų vykdymo 2 d.” ir  10IN02 “Tarnybiniu išvadų tvirtinimo tvarka”)

8.11.1.              VKS kontrolės veiksmus atlieka remdamasis pasirašytų darbų priėmimo aktu, įvertindamas atliktų darbų kiekius, panaudotų medžiagų kiekius, įkainius, būtinumą, kokybę.

8.11.2.              VKS atlikusi kontrolės veiksmus pateikia patikrinimo išvadą. Išvada pateikiama statybos skyriaus vadovui, plėtros direktoriui, finansų vadovui, gen. Direktoriui.

8.11.3.              Atliktų darbų VKS patikrinimo išvada saugoma kontrolės skyriuje, atskirame specialiai projektui skirtame segtuve, kopija saugoma pas statybos projekto vadovą.

8.11.4.              Statybos skyriaus vadovas, remdamasis pasirašytais darbų priėmimo aktais, sudaro bendrą faktinę statybos darbų piniginių išlaidų sumą.

8.11.5.              Jeigu galutinė išlaidų suma viršija leistiną nukrypimo normą statybos vadovas pateikia motyvuotus paaiškinimus, kodėl galutinė statybos suma viršijo patvirtintą statybos projekto vykdymo sumą.

8.11.6.              Patvirtinta preliminari projekto suma, faktinė statybos projekto suma, bei motyvuoti statybos projekto vadovo paaiškinimai pateikiami raštu, Valdymo grupei susipažinti.

8.11.7.              Valdymo grupė susipažinusi su pateikta dokumentacija priimą sprendimą ar reikalingi kontrolės veiksmai galutiniam projekto įvertinimui:

§       Jeigu nukrypimai nuo pradinės objekto sąmatos yra leistinose ribose;

§       Jeigu nukrypimai nuo pradinės objekto sąmatos viršija leistiną normą, tačiau statybos projekto vadovas pateikė motyvuotus paaiškinimus kodėl taip įvyko;

§       Jeigu nukrypimai nuo pradinės objekto sąmatos viršija leistiną normą, statybos projekto vadovo paaiškinimai dėl ko taip įvyko nėra pagrįsti arba jų iš viso nėra.

8.11.8.              Priėmus sprendimą atlikti kontrolės veiksmus galutiniam projekto įvertinimui. Vidaus kontrolės skyrius atlieka pateiktos dokumentacijos įvertinimą. Dokumentacijos informaciją sutikrina su faktine informacija gauta tiesiogiai apžiūrint objektą.

8.12.                    Atlikus kontrolės veiksmus valdymo grupei pateikiama raštiška išvada apie gautus rezultatus.

8.13.                    Jei keičiama patalpų paskirtis

8.14.                    Atliekami kadastriniai matavimai, statybos inspekcijai pridavimas, valstybės komisijai pridavimas, pridavimas gaisrininkams

8.15.                    Registruojama kadastrų tarnyboje

8.16.                    Komisijų patalpų priėmimas

8.17.                    Valdymo grupė išnagrinėjusi gautas vidaus kontrolės atliktų veiksmų išvadas, remdamasi iš anksčiau turima informacija, įvertina bei priimą sprendimą. Statybos etapas laikomas baigtu.

 


9.      NAUJO PADALINIO PARUOŠIMAS ATIDARYMUI

 
 

 

 

 

 



PADALINIO PARUOŠIMO ATIDARYMUI KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

 


Eil.

Nr.


Vykdytojai

 

Veiksmai

Dokumentai/ Įrašai

DG

PLD

PPV

PRV

TPV

VVD

TIE

PD

TV

PV

MD

IT

VKS

9.1

Informacijos apie naujai atidaromą padalinį pateikimas

 

Ig

Kn

 

A

 

 

 

 

 

 

 

9.2

Virtuvės technologinis įrengimas

 

 

 

Kn

 

A

 

Ig

 

Ip

 

 

9.3

Smulkių prekių sąrašo sudarymas

 

 

 

Kn

A

 

 

 

 

Ip

 

 

9.4

Smulkių prekių pirkimas

 

 

 

Kn

A

 

 

Ig

 

 

 

 

9.5

Baldų ir IT įrangos aprūpinima

 

 

 

Kn

Ip

 

 

 

 

 

A

 

9.6

Kasos įrengimas

 

 

 

 

Kn

 

 

 

 

 

A

 

9.7

Maisto išvežimo į namus priemonių  aprūpinimas

 

 

 

Kn

A

 

 

Ig

 

 

 

 

9.8

Naujo padalinio darbuotojų sąrašo sudarymas

 

 

 

Kn

A

 

 

 

 

Ip

 

 

9.9

Darbuotojų mokymo plano sudarymas

 

 

 

Kn

A

 

 

 

 

Ig

 

 

9.10

Naujų darbuotojų atranka

 

 

 

 

Ig

 

 

 

A

 

 

 

9.11

Naujų darbuotojų mokymas

 

 

 

Kn

 

 

 

 

 

A

 

 

9.12

Mokymo plano koregavimas, papildomų darbuotojų atranka

 

 

 

Kn

A

 

 

 

A, Ig

Ig

 

 

9.13

Naujos įrangos testavimas

 

 

 

Kn

A

A

 

 

 

 

 

 

9.14

Padalinio dokumentacijos sukomplektavimas

 

 

 

 

A

 

 

 

D

Ig

 

 

9.15

Apsaugos sistemos įrengimas

 

 

 

Kn

D

 

 

A

 

 

 

 

9.16

Marketingo priemonių paruošimas

 

 

 

Kn

Ip

 

 

 

 

 

A

 

9.17

Patalpų tvarkymas

 

 

 

 

Kn

 

 

 

 

A

 

 

9.18

Alkoholio ir tabako licenzijų gavimas

 

 

 

Kn

A

 

 

 

 

 

 

 

9.19

Baro prekių pirkimas

 

 

 

Kn

A

 

 

Ig

 

 

 

 

9.20

Pirmasis maisto produktų užsakymas

 

 

 

Kn

A

 

 

Ig

 

 

 

 

9.21

Naujo padalinio priėmimas-perdavimas

 

Ig

A

 

 

A

 

 

 

 

 

D

9.22

Naujo padalinio atidarymas

 

 

 

 

A

 

Kn

 

 

A

 

 

9.23

Padalinio darbo priežiūra po atidarymo

 

 

 

 

A

 

Kn

 

 

A

 

 

9.24

Objekto atidarymo kaštų skaičiavimas

 

 

Kn

A

A

A

 

 

A

 

A

 

9.25

Rezultatų analizė

 

Ig

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A

 

 

NAUJO PADALINIO PARUOŠIMO ATIDARYMUI APRAŠYMAS

 

9.1.       Informacijos apie naujai atidaromą padalinį pateikimas.

9.1.1.                  Pirmojo darbo grupės susirinkimo metu plėtros projektų vadovas pateikia darbo grupės nariams informaciją, reikalingą naujo padalinio atidarymui.

9.1.2.                  Su kiekvienu nauju padaliniu projektų vadovas pradeda dirbti nuo pirmojo naujo padalinio atidarymo darbo grupės susirinkimo iki pagal poreikį nustatyto termino. Terminas nustatomas veiklos valdymo direktoriaus ir naujo padalinio tinklo vadovo sutarimu.

9.1.3.                  Darbo grupės susirinkimo metu projektų vadovas gauna iš plėtros projektų vadovo patalpų nuomos sutarties sąlygas, „Naujo padalinio atidarymo darbų paskirstymo“ dokumentą (Priedas Nr. 1 „big_atidarymas.xls“), architektūrinius planus ir kt.

9.1.4.                  Tinklo vadovas pateikia projekto vadovui pradinį užsakymą apie naujai atidaromą padalinį. Užsakyme nurodoma: naujo padalinio koncepcija, personalo poreikis, padalinio darbo laikas, baziniai personalo atlyginimai, asortimentas. Projektų vadovas užtikrina sklandų ir efektyvų naujo padalinio atidarymo proceso koordinavimą.

9.1.5.                  Projektų vadovas nuolat palaiko ryšį su atitinkamo tinklo vadovu – reguliariai informuoja apie naujo padalinio atidarymo darbų eigą, rezultatus, problemas. Iškilus darbiniams klausimams, konsultuojasi su tinklo vadovu.

9.2.       Virtuvės technologinis įrengimas.

9.2.1.                  Technologinių projektų vadovas organizuoja virtuvės įrangos pirkimo konkursą .

9.2.2.                  Pasiūlymus dalyvauti konkurse išsiunčia ir siuntimą registruoja įmonės administratorė. Pasiūlymo tekstą, siuntimo būda bei siuntimo adresą nurodo technologinių projektų vadovas ( 01IN02 “Instrukcija plėtros projektų vykdymas 1 d.”)

9.2.3.                  Technologinių projektų vadovas nurodo kokiu būdu turi būti pateiktos paraiškos dalyvauti konkurse. Paraiškos pateikiamos bendru įmonės faksu arba bendru įmonės el. paštu (administratorės el. paštu). Gautas paraiškos registruojamas pas įmonės administratorę bei segamos į tam specialiai skirtą segtuvą. Užregistruotos paraiškos kopija perduodama technologinių projektų vadovui.

9.2.4.                  Paraiškų ir pasiūlymų pateikimo terminai skaičiuojami nuo skelbimo apie pirkimą išsiuntimo užregistravimo įmonės administratorės žurnale. Jeigu pasiūlymas buvo skelbiamas spaudoje tai nuo skelbimo pasirodymo spaudoje datos.

9.2.5.                  Technologinių projektų vadovas vertina konkurso rezultatus, įrangos kainas. Kainos taip pat lyginamos su ankstesnėmis įrangos kainomis. Ekonomiškai naudingiausias pasiūlymas, išrenkamas pagal kriterijus, susijusius su pirkimo objektu (kokybė, kaina, techniniai privalumai, estetinės ir funkcinės charakteristikos, aplinkosaugos charakteristikos, eksploatavimo  išlaidos, efektyvumas, garantinis aptarnavimas  ir techninė pagalba, pristatymo data, pristatymo laikotarpis arba užbaigimo laikotarpis), arba mažiausios kainos.

9.2.6.                  Technologinių projektų vadovas, norėdamas priimti sprendimą dėl laimėjusio pasiūlymo, turi pagal pirkimo dokumentuose nustatytus vertinimo  kriterijus ir tvarką įvertinti pateiktus dalyvių pasiūlymus ir nustatyti preliminarią pasiūlymų  eilę. Preliminari pasiūlymų eilė nustatoma ekonominio naudingumo mažėjimo arba kainų didėjimo tvarka.

9.2.7.                  Technologinių projektų vadovas konkurso dalyvio pasiūlymą turi atmesti, jeigu:

§           pasiūlymą pateikęs dalyvis neatitinka pirkimo  dokumentuose nustatytų minimalių kvalifikacijos reikalavimų;
§           pasiūlymas neatitinka pirkimo dokumentuose nustatytų reikalavimų;
§           visų dalyvių  buvo pasiūlytos per didelės,  perkančiajai organizacijai nepriimtinos kainos;
§           dalyvis  pasiūlė labai mažą kainą;

9.2.8.                  Jeigu  pateiktame pasiūlyme nurodyta prekių, paslaugų ar darbų kaina yra labai maža, technologinių projektų vadovas privalo pareikalauti dalyvio pagrįsti siūlomą kainą, o jeigu dalyvis nepateikia tinkamų kainos pagrįstumo įrodymų, - pasiūlymą atmesti ir apie tai nedelsdama pranešti pasiūlymą pateikusiam dalyviui Technologinių projektų vadovas, siekdamas, kad labai mažos  kainos būtų  pagrįstos, kreipiasi į pasiūlymą  su  tokia kaina pateikusį  dalyvį ir prašo pateikti, jų  manymu, reikalingas pasiūlymo  detales,  kainos  sudėtines  dalis  ir skaičiavimus.

9.2.9.                  Nustačius konkurso laimėtoją su juo pasirašoma pirkimo sutartis. (10IN01 „Įmonės sutarčių registravimo, saugojimo, įsipareigojimo vykdymo užtikrinimo tvarka“).

9.2.10.               Pirkimo/paslaugų teikimo sutartį įmonėje patvirtina įmonės juristas, nesvarbu ar tai yra konkurso laimėtojo pasiūlytas sutarties variantas ar įmonės atsakingų asmenų už plėtros projekto vykdymą variantas. Jeigu sutarties variantų nėra, įmonės juristas paruošia tokią sutartį vadovaudamasis įmonės interesais bei remdamasis galiojančiais įstatymais bei tvarkoje numatytais principais( 01IN02 Instrukcija plėtros projektų vykdymas 1 d.)

9.2.11.              Priėmus sprendimą dėl konkurso nugalėtojo, technologinių projektų vadovas, ne vėliau kaip 5 kalendorinės dienos po sprendimo priėmimo datos, pateikia ataskaitą Įmonės VG. Ataskaitoje nurodoma: pasiūlymus pateikusių dalyvių pavadinimai ir adresai; laimėjusio dalyvio pavadinimas ir motyvai, dėl kurių šis pasiūlymas buvo pasirinktas; dalyvių, kurių pasiūlymai atmesti, pavadinimai ir  pasiūlymų atmetimo motyvas.

9.2.12.              Technologinių projektų vadovas, priėmęs sprendimą dėl laimėjusio pasiūlymo arba priėmusi sprendimą nutraukti pirkimą, nedelsdamas, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas po sprendimo priėmimo, praneša kandidatams ir dalyviams apie šiuos sprendimus. Pranešimai siunčiami paštu, faksu, elektroniniu paštu. Pranešimus registruoja įmonės administratorė. Pranešimų kopijas administratorė įsega saugojimui į tam tikslui skirtus segtuvus.

9.2.13.              Konkurso laimėtojui Technologinių projektų vadovas pateikia įrangos užsakymą

9.2.14.              Technologinių projektų vadovas kontroliuoja, kad virtuvės įranga būtų pristatyta laiku ir sumontuota pagal technologinio projekto reikalavimus.

Siūlymas 5: Sudaryti galimybę technologinių projektų vadovui valdyti subrangovų tiekėjų veiksmus, fiksuoti ir siųsti pretenzijas dėl broko iš naujai įrengiamo objekto, naudojant internetinį ryšį. Sinchronizuoti nešiojamo kompiuterio duomenis su centrine įmonės baze grįžus į biurą. GPRS pagalba pateikti informaciją iš objekto rangovui, tiekėjui sutaupant laiko, greitesnis broko taisymo ciklas, mažiau kaštų prarandama broko taisymo valdymui.

9.2.15.              Tiekėjas organizuoja pirminį virtuvės paleidimą. Paleidimo darbus kontroliuoja technologinių. Projektų vadovas ir technologinių projektų vadovas dalyvauja ir prižiūri visus virtuvės įrangos montavimo ir paleidimo darbus. Bendradarbiauja su vyr. technologu.

9.3.       Smulkių prekių ir smulkios virtuvės įrangos sąrašo sudarymas.

9.3.1.                  Tinklo vadovas pateikia informaciją projekto vadovei apie naujo padalinio patiekalų asortimentą (asortimentas; meniu kainų variantas pigus ar brangus) ir gėrimų asortimentą (kokios alaus rūšys, kainų variantas pigus / brangus).

9.3.2.                  Projekto vadovė, gavusi informaciją apie asortimentą, sudaro baro „Smulkių prekių ir smulkios virtuvės įrangos“ sąrašą, nurodo technologiniame projekte, kokius gėrimų kranus instaliuoti.

9.3.3.                  Atsiradus naujiems patiekalams, tinklų vadovai atsiunčia projekto vadovei informaciją apie naujų indų rūšių naudojimą. Šios informacijos pagrindu koreguojamas naujo padalinio indų sąrašas.

9.3.4.                  Projekto vadovė, turėdamas architektūrinį ir technologinį projektus bei žinodamas gėrimų asortimentą, patikrina ar užtenka aukščio ir dydžio šaldytuvuose, šaldikliuose, servantuose. Projekto vadovė derina servantų ir baro dydį su architektu, kad tilptų prekių asortimentas.

9.4.       Smulkios įrangos pirkimas.

9.4.1.                  Projekto vadovė suderina tiekėjų sąrašą ir tiekimo sąlygas su tiekimo vadovu.

9.4.2.                  Projekto vadovė organizuoja smulkios įrangos pirkimo konkursus, surenka gautus pasiūlymus. Įmonėje yra sudarytas įrangos tiekėjų sąrašas. Jeigu tiekėjas siūlo kitą modelį, projekto vadovė užsako atvežti įrangos pavyzdžius. Pagal poreikį projekto vadovė konsultuojasi su tinklo vadovu dėl įrangos tinkamumo.

9.4.3.                  Projekto vadovė vertina konkurso rezultatus, įrangos kainas. Kainos lyginamos su ankstesnėmis įrangos kainomis. Jeigu konkurso metu siūloma naujos rūšies įranga, projelto vadovė derina su tinklo vadovu.

9.4.4.                  Su konkurso laimėtojais projekto vadovė sudaro sutartis, pateikia smulkių prekių ir smulkios virtuvės įrangos užsakymus

9.4.5.                  Projekto vadovė pateikia informaciją pamainos vadybininkui, kokią įrangą, kokį kiekį ir koks tiekėjas turi atvežti.

9.4.6.                  Pamainos vadybininkė atlieka smulkios įrangos priėmimą ir patikrinimą. Pamainos vadybininkė patikrina atvežtus kiekius, patikrina sąskaitos – faktūros informaciją su informacija, gauta iš projekto vadovės. Jei pamainos vadybininkė randa neatitikimus įrangos kiekyje, kainoje, ar įrangos broką, ji apie tai informuoja projekto vadovę.

9.4.7.                  Projekto vadovė susisiekia su tiekėjais ir organizuoja neatitikčių ištaisymą.

9.4.8.                  Jeigu įrangos partija atitinka užsakymo reikalavimus, tai pamainos vadybininkas pasirašo sąskaitą – faktūrą.

9.4.9.                  Projekto vadovė arba padalinio vadovas užsako ūkines prekes (indų plovimo, rankų valymo skysčius kt.), kanceliarines prekes, vienkartinius indus produktų išvežimui.

9.5.       Baldų ir IT įrangos aprūpinimas.

9.5.1.                  Projekto vadovas suderina su tinklo vadovu, kur stovės padalinio vadovo, vyr. virėjos kompiuteriai, kasos aparatai, telefonas, printeriai, faksas, racijos ir kita IT įranga. Įrangos stovėjimo vietos nurodomos ant technologinio brėžinio. Tokiu būdu technologinis projektas yra papildomas kompiuterinių tinklų rozečių išdėstymu.

9.5.2.                  Projekto vadovas užsako administracinių patalpų baldus ir kitos priemonės (skelbimų lenta ir kitas smulkus inventorius) darbuotojų persirengimo kambariui. Suderinus su technologais, užsako sausų produktų ir baro prekių sandėliavimo spintas.

9.5.3.                  Remiantis padalinio salės interjero projektu, projekto vadovas suformuoja užsakymą IT skyriui: kasų, kompiuterių, spausdintuvų skaičių, montavimo vietas. Užsakymus suderina su tinklo vadovu.

9.5.4.                  IT darbuotojas organizuoja IT įrangos ir programinės įrangos pirkimo konkursą (01IN02 Instrukcija plėtros projektų vykdymas 1 d.).

9.5.5.                  Projekto vadovė gauna informaciją iš IT skyriaus darbuotojo, kokio tipo bus kompiuteriai. Projekto vadovė, derindama servantų ir kitų baldų dydį su architektu, numato, kad tilptų nurodyto tipo IT įranga.

9.5.6.                  Projekto vadovas organizuoja darbuotojų persirengimo kambarių įrengimą ir sukomplektuoja ir alkoholio bei tabako užrašus ant baro sienų.

9.5.7.                  Projekto vadovas bendradarbiauja su IT skyriumi, dalyvauja ir prižiūri visų, kompiuterių, spausdintuvų bare ir virtuvės cechuose montavimo ir paleidimo darbus.

9.6.       Kasos įrengimas.

9.6.1.                  Atliekamas kasos sistemos planavimas. Projekto vadovas kontroliuoja kompiuterinio tinklo bei telefono laidų instaliavimą, telefono numerio (duomenų perdavimo linijų aktyvavimą), programų instaliavimą.

9.6.2.                  Projekto vadovas dalyvauja ir prižiūri visų kasų salėje montavimo ir paleidimo darbus. Organizuojami bandomuosius darbu su kasų įranga, fiskalų plombavimą.

9.7.       Maisto išvežimo į namus priemonių ir įrangos aprūpinimas.

9.7.1.                  Komercijos direktorius užsako reikiamą kiekį techninės įrangos: darbo vieta, telefono numeris, faksas, radijo stotelės, termosai. Projekto vadovas prižiūri visos įrangos pristatymą ir užsako kitas reikiamas prekes: dėžutes, vienkartinius indus, maišelius. Projekto vadovas užtikrina, kad visa tai yra pristatyta laiku ir tinkamai sumontuota, paruošta naudojimui

9.7.2.                  Projektų vadovas organizuoja telefono numerio paskyrimą ir nurodo pajungimo telefono vietą.

9.8.       Naujo padalinio darbuotojų sąrašo sudarymas ir tvirtinimas.

9.8.1.                  Projektų vadovas sudaro naujo padalinio darbuotojų sąrašą: pareigų sąrašą ir darbuotojų kiekį. Sąraše nurodomas virėjų, kepėjų, salės darbuotojų, dispečerių, indų plovėjų, padavėjų, barmenų, pamainos vadybininkų ir kt. darbuotojų skaičius. Naujo padalinio vadovo paruošimą ir mokymą derina personalo skyrius su tinklo vadovu. Personalo poreikis nuolat tikslinamas, esant pakeitimams projekto vadovas praneša personalo skyriui.

9.8.2.                  Projektų vadovas darbuotojų sąrašą suderina su tinklo vadovu ir perduoda jam tvirtinimui. Projekto vadovas suplanuoja ir suderina padalinio pamainos trukmę 8 ar 12 val.

9.8.3.                  Tinklo vadovas tvirtina naujo padalinio darbuotojų sąrašą.

9.9.       Naujo padalinio darbuotojų mokymo plano sudarymas.

9.9.1.                  Plėtros projektų vadovas suderina su tinklo vadovu ir technologais mokymo planą: kuris padalinys, kada kiek naujų darbuotojų apmokys. Plane nurodoma atskirų pareigų darbuotojų mokymo trukmė.

9.9.2.                  Suderintą mokymo planą plėtros projektų vadovas perduoda tinklo vadovui, kuris patvirtina mokymo planą. Tinklo vadovas išsiunčia mokymo planą padalinių vadovams. Padalinių vadovai ir technologai sudaro mokymo grafikus: kiek darbuotojų, kas ir kada turės mokyti.

9.9.3.                  Patvirtintą darbuotojų sąrašą plėtros projektų vadovas pateikiamas darbo personalo skyriaus darbuotojui (susirinkimo metu arba el. paštu)

9.10.   Naujų darbuotojų atranka

9.10.1.              Personalo skyrius atlieka naujų darbuotojų paiešką, organizuoja pokalbius ir atranką. Projekto vadovas palaiko ryšį su personalo skyriumi – personalo vadybininkais, vykdančiais personalo atrankas naujam padaliniui, koordinuojančiais naujų darbuotojų mokymą. Nuolat keičiamasi naujausia informacija.

9.10.2.              Radus reikiamus darbuotojus, personalo padalinys pateikia informaciją projektų vadovui (sąrašą prieš susirinkimą arba telefonu) kiek ir kokių specialybių darbuotojų surasta.

9.11.   Darbuotojų mokymas.

9.11.1.              Jei nauji darbuotojai randami pagal mokymo grafike numatytus terminus, darbuotojai siunčiami mokytis į padalinius pagal sudarytą grafiką. Mokymo metu patikrinama kandidato turima kvalifikacija. Kvalifikacija patikrinama testų pagalba ir stebint, kaip kandidatas dirba. Taip pat atliekami kontroliniai darbai (pvz. patiekalo gamyba). Kandidatų kvalifikaciją priklausomai nuo pareigybių tikrina vyr. vyrėjas, gamybos vadovas, technologas, pamainos vadybininkai, padalinių vadovai. Naujo padalinio vadovo mokymus atlieka seno padalinio vadovas.

9.11.2.              Jei kandidatas įvertinamas neigiamai, ieškomas naujas darbuotojas.

9.11.3.              Informaciją apie kandidato į virėjus kvalifikaciją ir mokymo rezultatus projektų vadovui perduoda technologai ir padalinių vadovai. Informaciją apie kandidato į padavėjus kvalifikaciją ir mokymo rezultatus perduoda padalinių vadovai. Įvertinimas perduodamas laisva forma telefonu arba el. paštu (nurodoma testo, kontrolinių darbų rezultatai, charakterio sąvybės ir kt.).

9.11.4.              Projektų vadovui parengia užsakymą darbuotojų aprangai pasiūti, užsako ir gauna darbuotojų vardo ženklelius. Projektų vadovas derina laiką su padalinių vadovais, kada galima matuoti darbuotojus. Kontroliuoja, kad apranga gauta laiku iki padalinio atidarymo.

9.11.5.              Projektų vadovas informuoja visus darbuotojus, kad laiku susitvarkytų medicininės apžiūros knygeles ir sveikatos žinių atestavimo pažymėjimus.

9.12.   Mokymo plano koregavimas, papildomų darbuotojų atranka ir mokymas.

9.12.1.              Jeigu nauji darbuotojai surandami vėliau, negu numatyta mokymų plane, projektų vadovas koreguoja mokymų planus. Mokymo planų koregavimas suderinamas su tinklo vadovu ir technologais.

9.12.2.              Personalo skyrius atlieka tolimesnę darbuotojų paiešką. Radus reikiamus darbuotojus, personalo padalinys pateikia informaciją projektų vadovui.

9.12.3.              Vėliau surastus darbuotojus, moko aukščiausią kvalifikaciją turintys metodistai. Darbuotojai mokomi pagreitintos programos principu.

9.13.   Naujos įrangos testavimas.

9.13.1.              Kai įranga sumontuota ir indai nupirkti, darbuotojai testuoja įrangą. Technologinių projektų vadovas ir projektų vadovas kviečia įrangos tiekėjus atlikti darbuotojų mokymus.

9.13.2.              Įrangos tiekėjai praveda instruktažus darbuotojams. Išbandoma virtuvės įranga, gaminami bandomieji patiekalai. Padavėjai išbando kasos aparatus, daro testinius užsakymus. Darbuotojai apmokomi dirbti su garso, video technika, signalizacija ir ventiliacija.

9.14.   Padalinio dokumentacijos sukomplektavimas.

9.14.1.              Projekto vadovas užtikrina naujo padalinio atidarymui būtinų sutarčių pasirašymą ir leidimų gavimą, sukomplektuoja ir pateikia naujo padalinio vadovui visą reikiamą dokumentaciją:

§         Instrukcijas: bendras instrukcijas, pareigines instrukcijas, darbų saugos instrukcijas,

§         Sutartis ir teisinius dokmentus: higieospasą, leidimą veiklai ir prekybai, sutartis dėl dezinfekcijos, šiukšlių išvežimo, maisto atliekų utilizavimo bei valymo darbų, draudimo sutaris, sutatis dėl kasų aptarnavimo, pažymas iš mokesčių inspekcijos ir Sodros, sutartis su bankais dėl krteliųpriėmimo, sutartis dėl inkasacijos.

§         Finansinius dokumentus: kasos žurnalus, formuliarus, sąskaitas – faktūras, grynų pinigų priėmimo formas F – 10, ir kt.

§         Personalo dokumentus: visi pareigybių pareiginiai nuostatai, darbuotojai su jais susipažinę: sudaryti numatomi darbo grafikai, jei padalinys dirba pagal suminę darbo laiko apskaitą; instrukcijos ir aprašymai, reikalingi padavėjui-metodistui mokant naujas padavėjus; pilnai paruoštas segtuvas visų padalinyje reikalingų instrukcijų, procedūrų aprašymų;

§         Sutvarkyti darbų saugos ir priešgaisrinės saugos žurnalai, visi darbuotojai yra susipažinę su instrukcijomis.

9.14.2.              Terminai, kada turi būti paruošti dokumentai ir juos ruošiantys darbuotojai nurodyti „Naujo padalinio atidarymo darbų paskirstymo“ dokumentą (žr.  priedas 1)

9.15.   Apsaugos sistemos įrengimas.

9.15.1.              Apsaugos sitemai įrengti yra paruošiamas „Apsaugos sistemos planas“. Konkurso būdu parenkami apsaugos sitemų įrengėjai.

9.15.2.              Pagal „Apsaugos sistemos planą“ instaliuojama video sistema, įrengiamas seifas, TV / Kompiuterinė sistema, įrengiama sandėlių apsauga.

9.16.   Marketingo priemonių paruošimas.

9.16.1.              Marketingo skyriaus darbuotojas organizuoja išorinės reklamos, reklamos ant langų ir viduje gamybą ir ženklo „GREITAI ATSIDARO“ gamybą.

9.16.2.               Marketingo skyriaus darbuotojas organizuoja meniu , vizitinių kortelių gamybą

9.17.   Patalpų tvarkymas

9.17.1.              Projekto vadovas užtikrina prekybinės salės galutinį sutvarkymą ir paruošimą atidarymui. Patalpų tvarkymo darbų užduotis suformuluoja projekto vadovas arba padalino vadovas. Pamainos vadybininkas organizuoja patalpų tvarkymo darbus pagal suformuluotas užduotis

9.17.2.               Projekto vadovas atlieka pirmąjį valymo priemonių užsakymą. Pamainos vadybininkas priima valymo priemones ir inventorizuoja.

9.18.   Alkoholio ir tabako licenzijų gavimas.

9.18.1.              Projekto vadovas iš plėtros projektų vadovo gauna sutvarkytą higieninį pasą ir kitus reikalingus dokumentus.

9.18.2.              Projekto vadovas užtikrina, kad leidimas veiklai ir prekybai (alkoholiu ir tabaku) būtų gautas laiku iki padalinio atidarymo. Turėdamas higienos pasą, projektų vadovas organizuoja alkoholio ir tabako licenzijos gavimą.

9.19.   Baro prekių aprūpinimas.

9.19.1.              Projekto vadovas atsakingas už paruoštą ir laiku pateiktą baro prekių užsakymą: reikiamas kiekis visų gėrimų, baro indai, įvairūs baro reikmenys. Gavęs alkoholio ir tabako licenzijas, projekto vadovas užsako alkoholio ir tabako prekes pas tiekėjus.

9.19.2.              Projekto vadovas pateikia alkoholio ir tabako gaminių sarašą barmenui. Jei yra poreikis, projektų vadovas derina sąrašą su padalinio vadovu.

9.19.3.              Barmenas surašo gautame sąraše reikiamus prekių kiekius . Jei yra poreikis, projektų vadovas arba padalinio vadovas patikrina užsakomus kiekius.

9.19.4.              Prekių kiekį sandėlyje įtakoja vietų skaičius, padalinio dislokacijos vieta, pamainos trukmė, kokios šventės bus atidarymo dieną. Jei atidarymas įvyks savaitės pabaigoje, prekės užsakomos ir išeiginėms dienoms. Marketingo skyriaus darbuotojas informuoja apie būsimas varžybas kurias transliuos per televizorių, kas padidins svečių skaičių. Tinklo vadovas informuoja, kokioms šventėms reikia užsakyti daugiau produktų.

9.19.5.              Barmenai arba projekto vadovė išsiunčia užsakymus alkoholio ir tabako tiekėjams.

9.19.6.              Barmenas atlieka baro prekių priėmimą ir patikrinimą. Barmenas patikrina atvežtus kiekius, patikrina sąskaitos – faktūros informaciją su užsakymo informacija. Jei barmenas randa neatitikimus prekių kiekyje, kainoje ar prekių broką, jis apie tai informuoja projekto vadovę.

9.19.7.              Barmenas arba projekto vadovė susisiekia su tiekėjais ir organizuoja neatitikčių ištaisymą.

9.19.8.              Jeigu prekių partija atitinka nustatytus užsakymo reikalavimus, tai barmenas pasirašo sąskaitą – faktūrą

9.20.   Pirmasis maisto produktų užsakymas.

9.20.1.              Technologai suformuoja reikiamą produktų sąrašą ir pateikia vyr. vyrėjui.

9.20.2.              Vyr. virėjas pateikia produktų užsakymus tiekėjams. Vyr. virėjas atlieka produktų priėmimą ir patikrinimą. Patikrina atvežtus kiekius, patikrina sąskaitos – faktūros informaciją su užsakymo informacija. Jei Vyr. virėjas randa neatitikimus prekių kiekyje, kainoje ar prekių broką, jis apie tai informuoja projekto vadovę

9.20.3.              Technologai kontroliuoja produktų tiekimo procesą, produktų kokybę.

9.21.   Naujo padalinio priėmimas – perdavimas.

9.21.1.              Atidarius naują padalinį, plėtros departamento darbuotojai perduoda padalinį veiklos valdymo departamento darbuotojams. Priėmimo metu tikrinama:

§      Ar patalpos įrengtos pagal projektą, statybiniai darbai atlikti kokybiškai. Patalpos iš esmės tinkamos naudoti restorano veiklai;

§      Ar statybinė įranga: elektros instaliacija, ventiliacija, vandentiekis, kanalizacija išbandyta ir veikianti.

§      Ar virtuvės technologinė įranga sumontuota pagal patvirtintą projektą, išbandyta ir veikianti;

§      Ar apsaugos sistema sumontuota pagal patvirtintą projektą, išbandyta ir veikianti;

§      Patalpos perduotos saugos įmonei saugoti;

§      Ar kasų sistema sumontuota pagal patvirtintą projektą, išbandyta ir veikianti;

§      Ar perdavimo metu pateikti reikiami dokumentai; visų priduotų dokumentų kopijų segtuvas;

§      Statybinių darbų atlikimo įmonės,  garantiniai įsipareigojimai;

§      Sutartys su įmonėmis dėl pogarantinio ir profilaktinio aptarnavimo ( muzikinė ir kompiuterinė įranga, vėdinimo sistemos ir kt. );

§      Perdavimo metu perduoti patalpų raktai nuo visų durų turinčių užraktus;

9.21.2.              Priėmimo – perdavimo metu nustatyti trūkumai surašomi defektiniame akte (žr. Priedas4 arba 01AK01 “PVZ  priėmimo -perdavimo aktas  pletra veikla”).

9.21.3.              „Padalinio atidarymo darbų priėmimo-perdavimo aktą“ (priedas 4) pasirašo plėtros departamento ir veiklos valdymo direktoriai.

9.22.   Naujo padalinio atidarymas.

9.22.1.              Projekto vadovas bendradarbiauja su marketingo skyriumi naujo padalinio reklamos ir kitais padalinio rinkodaros klausimais.

9.22.2.              Marketingo padalinio darbuotojai paruošia naujo padalinio atidarymo renginių planą.

9.22.3.              Naujo padalinio atidarymo proga, marketingo skyriaus darbuotojai organizuoja renginius: „Spaudos atstovų vakarą“, VIP vakarą“ arba kitus renginius.

9.22.4.              Esant papildomam personalo poreikiui po padalinio atidarymo, darbuotojai atrenkami ir paruošiami projekto vadovui bendradarbiaujant su naujo padalinio vadovu (kai naujas padalinys ne Vilniuje), ir su personalo skyriumi (kai naujas padalinys Vilniuje).

9.23.   Padalinio darbo priežiūra po atidarymo.

9.23.1.              Projekto vadovė teikia visapusiškas konsultacijas naujo padalinio vadovui užtikrinant sėkmingą ir pelningą padalinio darbą, suteikia pagalbą naujo padalinio vadovui tvarkant padalinio buhalterinę ir personalo dokumentaciją.

9.23.2.              Projekto vadovė prižiūri, kad darbuotojai atliktų darbus pagal nustatytas taisykles. Kontroliuoja, kad būtų užsakytas reikiamas kiekis produktų.

9.23.3.              Projekto vadovė patikrina, kokiems darbuotojams trūksta kvalifikacijos ir reikalingi papildomi mokymai.

9.24.   Naujo objekto atidarymo kaštų skaičiavimas.

9.24.1.              Objekto atidarymo kaštai fiksuojami visuose įmonės departamentuose, skyriuose, kurie susiję su objekto atidarymo darbais. Kiekvienas skyrius (vadovas, atsakingas asmuo) savo veiklos ribose fiksuoja visas išlaidas (priedas 2 arba 10IN05 “priedas prie tvarkos”),  , kurios buvo patirtos atidarant naują objektą. Atidarymo išlaidos, privalomai turi būti suderintos su įmonės atsakingais asmenimis, pagal nustatytą tvarką ( 10IN04 “Instrukcija objekto atidarymo kaštų fiksavimas tvarka).

9.24.2.              Skyriaus vadovui gavus sąskaitą faktūrą (ar kitokį dokumentą) apmokėjimui, vadovas turi ant gauto dokumento nurodyti kokiam padaliniui ji skirta, koks yra jos atitikmuo pagal objekto atidarymo planuojamo biudžeto formos (plėtros depart. forma) pavadinimus (tai reikalinga tam, kad buhalteriją teisingai įvestų apmokėjimui skirtą sąskaitą-faktūrą į specialią sąskaitą. Skyriaus vadovas padaro gautos sąskaitos faktūros (kito dokumento) kopiją ir saugo iki pilno darbų atlikimo, sutikrinimo su VKS

9.24.3.              Pagal gautą sąskaitą faktūrą(kitą dokumentą) vadovas užpildo kaštų registracijos formą, kuri yra pateikiama atliekant galutinį atidaromo objekto kaštų sutikrinimą (priedas 2). Skyriaus vadovas, pažymėjęs nurodytus duomenis, sąskaitą faktūrą (kitą dokumentą) perduoda buhalterijai

9.24.4.              Atsakingas buhalterijos darbuotojas privalo suvesti gautą informaciją remdamasis sąskaitoje faktūroje (kitame dokumente) pateiktais duomenimis ir skyriaus vadovo padarytomis pastabomis.

9.24.5.              Skyriaus vadovas, ne vėliau kaip per 20 dienų nuo naujo objekto atidarymo datos, privalo pateikti VKS vadovui objekto kaštų sutikrinimo formą (priedas 2);

9.24.6.              Projekto vadovė, praėjus mėnesiui nuo padalinio atidarymo, suskaičiuoja galutinį objekto atidarymo biudžetą

9.25.   Rezultatų analizė, projekto vykdymo kontrolė.

9.25.1.              Veiklos kontrolės skyrius tikrina, ar  galutinė išlaidų suma neviršija leistiną nukrypimo normą. Jei viršija, ar pateikti motyvuoti paaiškinimai (Instrukcija 01IN03 „Įmonės plėtros projektų vykdymo 2 d.).

9.25.2.              Vidaus kontrolės skyrius atlieka pateiktos dokumentacijos įvertinimą. Dokumentacijos informaciją sutikrina su faktine informacija gauta tiesiogiai apžiūrint objektą. (Vidaus kontrolės skyriaus Tarnybinio patikrinimo išvadų pateikimo, nagrinėjimo, tvirtinimo tvarka))

9.25.3.              Atlikus kontrolės veiksmus valdymo grupei pateikiama raštiška išvada apie gautus rezultatus.

9.25.4.              Valdymo grupė išnagrinėjusi gautas vidaus kontrolės atliktų veiksmų išvadas, remdamasi iš anksčiau turima informacija, įvertina bei priima sprendimą, kad projektas laikomas baigtu.

 


10.  NAUJŲ FRANČIZĖS PADALINIŲ ATIDARYMAS

 
 

 



NAUJŲ FRANČIZĖS PADALINIŲ ATIDARYMO KOMPETENCIJŲ LENTELĖ

 


Eil.

Nr.


Vykdytojai

 

Veiksmai

Dokumentai/ Įrašai

GD

VKS

FK

PLD

BA

K

BD

10.1

Patalpų savininkams  frančizės siūlymas

 

 

 

 

A

 

 

 

10.2

Kandidatai kreipiasi del frančizės įsigijimo

 

 

 

 

Ig

Ig

A

 

10.3

Kandidatų registravimas žurnale

 

 

 

 

Ig

A

 

 

10.4

Pirmo lygio klausimyno pateikimas kandidatui

 

 

 

 

A

 

Ig

 

10.5

Atsakymų analizavimas

 

 

 

 

A

 

 

 

10.6

Antro lygio klausimyno pateikimas kandidatui

 

 

 

 

A

 

Ig

 

10.7

Kandidato bylos užvedimas

 

 

 

 

 

A

 

 

10.8

Kandidato bylos perdavimas VK skyriui

 

 

Ig

 

 

A

 

 

10.9

Kandidato tikrinimas

 

 

A

 

 

 

 

 

10.10

Tikrinimo išvadų pateikimas

 

 

A

Ig

 

 

 

 

10.11

Kandidatūros įvertinimas frančizės komitete

 

 

 

A

 

 

 

 

10.12

Kandidato kvietimas pokalbiui

 

 

 

A

 

 

Ig

 

10.13

Kandidato išklausymas

 

 

 

A

 

 

D

 

10.14- 10.16

Preliminarios frančizės sutarties derinimas ir sudarymas

 

 

 

 

A

 

D

 

10.17

Vienkartinio mokesčio sumokėjimas

 

 

 

 

Kn

 

A

Ig

10.18 –10.20

Pagrindinės frančizės sutarties sudarymas

 

T

 

 

 

 

D

 

 


NAUJŲ FRANČIZĖS PADALINIŲ ATIDARYMO APRAŠYMAS

10.1.        Siūlymas kandidatams dirbti pagal “Čilija” frančizės sutartį. 

10.1.1.              Plėtros direktorius ruošia įmonės plėtros strategiją naudojant frančizė verslo plėtrą.

10.1.2.              Plėtros direktorius ieškoti potencialių verslo partnerių, galinčių atidaryti naujus maitinimo taškus, Lietuvos regionuose bei užsienio šalyse. Iš visų potencialių verslo partnerių atrenkami patikimiausi (potencialūs partneriai gali būti vietinių parduotuvių savininkai).

10.1.3.              Kandidatams pasiūlymus pagal frančizės sutartį pateikia plėtros direktorius arba jo įgaliotas asmuo.

10.2.        Kandidatai kreipiasi del frančizės įsigijimo

10.3.        Informacija apie frančizės partnerių paiešką periodiškai skelbiama internete, reklaminiais pranešimais („banneriais“). Šį veiklos modelį kandidatams rekomenduoja kiti frančizės turėtojai Tokiu atveju patys pretendentai kreipiasi su prašymu sudaryti frančizės sutartį.

10.4.        Kandidatų registravimas

10.5.        Gauti pretendentų pageidavimai registruojami žurnale. Registruoja administratorė ir perduoda informacija plėtros direktoriui. Žurnale pildoma informacija: įmonės pavadinimas (vardas, pavardė), miestas, kontaktinis telefonas, kontaktinis asmuo, prašymo gavimo data (priedas 5  01ZR02 “REGISTRACIJOS ŽURNALAS” ). Frančizės būdu tinklas plečiamas tuose miestuose, kuriuose nesteigiami “Čilijos” tinklų padaliniai.

10.6.        Frančizės vadovas  atlieka (turi atlikti plėtros padalinio darbuotojas) pretendento galimybių įvertinimą, pateikdamas pirmo lygio klausimyną (01DF01 “Klausimynas Nr.1.”). Preliminaraus klausimyno informacija užpildoma telefoninio pokalbio metu arba  išsiunčiamas faksu, el. paštu.

10.7.        Plėtros vadovas išanalizuoja pirmo lygio atsakymus (miestas, galimos skirti sąnaudos). Jei pretendentas neatitinka keliamų reikalavimų, kandidatas informuojamas, kad frančizės sutartis nebus sudaroma. Išsiunčiamas pranešimas apie sutarties nesudarymą.

Siūlymas 5: sukurti pranešimo formą apie frančizės kandidato atsisakymą ir patalpinti į dokumentų formų bylą elektroninėje dokumentų bibliotekoje.

10.8.        Jeigu pretendentas tinka gauti frančizės sutartį, jam pateikiamas antro lygio klausimynas (01DF02 Klausimynas Nr. 2 ).

10.9.        Gavus prašymo formą, sukuriama potencialaus partnerio byla – susiję dokumentai kaupiami byloje. Biuro administratorė registruojama visus užpildytus klausimynus ir talpina juos kandidato byloje. Byloje kaupiama visa informacija, susijusi su kandidatu .

10.10.    Biuro administratorė kandidato byla atiduodama vidaus kontrolės skyriui kandidato pateiktos informacijos teisingumo patikrinimui (01IN01 “Frančizės nagrinėjimo tvarka”).

10.11.    Tikrinamas kandidato pateiktų duomenų teisingumas, kandidato patikimumas, ankstesnė veikla, artimųjų veikla. Tyrimui naudojama tiesioginė (juridinių/fizinių asmenų skolininkų sąrašai) ir netiesioginė (pažįstamų rekomendacijos ir pan.) informacija. Esant reikalui frančizės komitetas formuoja papildomus klausimus kandidatui.

10.12.    Vidaus kontrolės skyrius pateikia kandidato tinkamumo įvertinimą frančizės komitetui. Frančizės klausimams spręsti įmonėje yra suformuota darbo grupė - frančizės komitetas. Frančizės komitetą susideda iš generalinio direktoriaus, finansų direktoriaus, teisininko, veiklos direktoriaus, plėtros direktoriaus, sudaryta iš frančizės vadovo, generalinio direktoriaus, finansų direktoriaus, teisininko, veiklos direktoriaus, plėtros direktoriaus.

10.13.    Frančizės komiteto posėdžio metu išanalizuojami antro lygio atsakymai ir Vidaus kontrolės skyriaus tyrimo rezultatai. Surašomas susirinkimo protokolas (01PRO01 “PROTOKOLAS FRANČIZĖ”)Jei kandidatas neatitinka keliamų reikalavimų, jam išsiunčiamas pranešimas,  kad sutartis nebus sudaroma

10.14.    Esant teigiamam sprendimui, frančizės komitetas kviečia kandidatą į posėdį.  Kandidatas turi pateikti frančizės grupei preliminarų verslo planą.

Siūlymas 6: sukurti formą, kurios būdu kandidatas pateiktų savo planą ir patalpinti į dokumentų formų bylą elektroninėje dokumentų bibliotekoje. Paskirti, kas atsakingas už plano įvertinimą.

10.15.    Frančizės komitetas išklauso pretendento verslo plano pristatymą, rūpimus klausimus. Jei pretendento pateiktas planas ir jo įgyvendinimo galimybės atitinka komiteto keliamų reikalavimus, darbas tęsiamas toliau. Jeigu planas neatitinka keliamų reikalavimų, kandidatas informuojamas apie atsisakymą sudaryti frančizės sutartį.

10.16.    Pretendentui, kurio verslo planas įvertintas teigiamai, pateikiama preliminari sutartis (01SU01 “PRELIMINARI SUTARTIS”)..

10.17.    Preliminarios sutarties derinimas.

10.18.    Suderinus sutarties sąlygas, pasirašoma preliminari frančizės sutartis.

10.19.    Pretendentas sumoka avansą. Avanso dydis ir iki kada sumokamas nurodoma preliminarioje sutartyje. Plėtros direktorius kontroliuoja avanso gavimą. Laiku nesumokėjus avanso su pretendentu darbas nebetęsiamas.

10.20.    Su pretendentu, kuris sumokėjo avansinį mokestį, suderinamos pagrindinės frančizės sutarties sąlygos. Sutartyje nurodomi konkretūs reikalavimai, sąlygos, sankcijos, ko nebuvo preliminarioje sutartyje.

10.21.    Suderinus sutarties sąlygas, frančizės turėtojas ir “Čilijos” generalinis direktorius pasirašo frančizės sutartį. Plėtros direktorius patvirtina darbo grupę, konsultuojančią frančizės atidarymo ir veiklos klausimais. Frančizės turėtojui suteikiama teisė naudotis prekiniu ženklu, perduodami veiklos standartai, ir tvarkos, interjero reikalavimai, tiekėjų sąrašai, receptai ir kt.

10.22.    Sudarius frančizės sutartį, sutarties vykdymo kontrolė perduodama į veiklos valdymo departamentą. Frančizės padalinio atidarymą, kontrolę ir priežiūrą atlieka frančizės vadovas (pagal procedūrą PR 04 nuo punkto 10.21).


11.  NAUJO TINKLO UŽSIENIO ŠALYJE KŪRIMAS