ĮMONĖS PROCESŲ ŽEMĖLAPIS

Daugelis įmonių  valdomos pagal funkcijas: marketingas, projektavimas, gamyba, finansai, logistika, pardavimai. Tokiu atveju yra išnaudojami specializacijos teikiami privalumai. Kiekvienas padalinys specializuojasi atlikti tam tikras funkcijas. Tačiau įmonės tikslas nėra geras marketingas, gerai organizuotas pardavimas ar produktų pristatymas atskirai. Svarbiausia yra tarpusavyje susijusių veiksmų seka, kuri veda prie pagrindinio įmonės tikslo. Pagrindinis įmonės veiklos tikslas yra vienoks ar kitoks rezultatas (pvz., 70 mln. Lt pardavimų per metus).

 

Įmonės valdymo pagrindas yra ne funkcijos, o tie darbai ir veiksmai, kurie apjungiami į visumą . Procesas – tai tarpusavyje susijusių funkcijų visuma, kuri gavinius paverčia rezultatais. Procesinis požiūris pabrėžia monės procesų identifikavimo ir jų valdymo svarbą. Tai naujas požiūris į įmonės valdymą, reikalaujantis iš esmės pergalvoti įmonės organizacinę struktūrą, valdymo efektyvumo rodiklius, kontrolės mechanizmus. Procesais remiasi šiuolaikinė vadyba – kiekvieno proceso planavimas, organizavimas, kontroliavimas, gerinimas.

 

Procesai organizacijoje jungiami į bendrą sistemą ir sudaro seką.
 

Konsultantai įverslo valdymo sistemas projektuoja dviem būdais:

Konsultavimas pagal procesus yra pažangesnis, nes sparčiai keičiantis rinkos reikalavimams, dažnai keičiasi įmonių struktūros. Tuomet sukurtos taisyklės ir informacinės sistemos tampa neefektyvios. Analizuojant ir projektuojant pagal procesus, šito išvengiama, kadangi procesai transformuojasi lėtai. Jiems tobulėjant, nesunku tobulinti esamą informacinę sistemą , procedūras ir taisykles.

Procesinį požiūrį geriausiai atvaizduoja vieninga procesų schema - dažnai vadinama "procesų žemėlapiu", kad nebūtų sutapatinta su procesų ryšių schema. Procesų žemėlapis sukuriamas naudojant Poterio įmonės vertės grandinės modelį ir analizuojamos įmonės padalinių struktūrinę schemą.

Procesų grupuojami į 3 grupes:

 

 

Verslo procesai - tai "plytos", iš kurių statoma organizacija. Informacinė sistema - tai "cementas", kuris sujungia procesus į vieningą sistemą. Pagrindiniai ir aptarnaujantys procesai gali būti įvairių tipų: jie gali būti nuosavi, juos galima išnuomoti arba atlikti su partneriais. Verslo valdymo procesai yra nuosavi, nes karas vyksta būtent valdymo lygyje.
Sudaryta vieninga procesų schema, padeda suformuoti dokumentų sistema, parengti procedūras,  būtinus vadybos dokumentus, nustatyta informacijos valdymo tvarką, parengti darbuotojų pareiginius nuostatus.


Procesinio valdymo nauda:
1. Įmonės veiklos aiškumas.
Aiški veiklos schema - efektyvus įmonės valdymo įrankis.
2. Įmonės kaip sistemos suvokimas.
Tarpusavyje susijusių procesų identifikavimas parodo, kaip bendroje veikloje dalyvauja atskiri darbuotojai ir padaliniai.
3. Procesų sekos optimizavimas.
Procesai analizuojami pagal jų sukuriamą naudą, atsisakant nepridedančių vertės etapų ir ieškant proceso efektyvumo didinimo galimybių.
4. Darbuotojų veiksmų koordinavimas.
Išaiškinami kiekvieno proceso kliento reikalavimai ir tiekėjo galimybės, optimizuojamas skirtingų padalinių ir funkcijų bendradarbiavimas.
5. Procesų efektyvumo įvertinimas ir nuolatinis tobulinimas.
Pagal nustatytus rodiklius reguliariai vertinamas ir tobulinamas procesų efektyvumas.
 

Galima išskirti tokius procesinio požiūrio diegimo etapus:
1. Įmonės procesų identifikavimas.
2. Procesų "šeimininkų" paskyrimas.
Skiriami žmonės, atsakingi už nustatytų procesų valdymą, jiems suteikiami reikiami įgaliojimai ir ištekliai.
3. Procesų schemos kūrimas.
Nustatoma ir detalizuojama iki reikiamo lygio procesų seka, informacijos ir atsakomybės srautai, identifikuojant kiekvieno proceso tiekėją, klientą, gavinius ir rezultatą.
4. Procesų optimizavimas.
Identifikuojamos neefektyvios procesų  vietos, galinčios atsirasti dėl kontrolės trūkumo , informacijos trūkumo, vertės nesukuriančių etapų ir pan.
5. Procesų efektyvumo rodiklių nustatymas.
Nustatomi efektyvumo rodikliai, parodantys, kaip gerai yra vykdomas vienas ar kitas procesas.

6. Tikslų procesams nustatymas. Remiantis efektyvumo rodikliais procesams nustatomi tikslai.  Svarbu, kad šie tikslai būtų pamatuojami.
7. Tikslų vykdymo kontrolė ir tobulinimas.
Efektyvumo rodikliai ir jų fiksavimas yra reikalingi kaip duomenys analizei ir tolimesniam procesų efektyvumo tobulinimui, užtikrinant nuolatinio tobulinimo ciklą. Rodikliai savaime jokios naudos neduoda, jeigu po jų fiksavimo nėra vykdomi tolimesni veiksmai.

 

 

 

PROCESŲ RYŠIŲ SCHEMA

 

 

Procesų ryšių schemos paskirtis yra iliustruoti informacijos apsikeitimo modelį įmonėje.

Šis metodas sudaro galimybę aiškiai iliustruoti ryšius tarp procesų visų lygių darbuotojams, vadovams pamatyti silpnas padalinių komunikavimo vietas.  Ryšių tarp procesų schema padeda sukurti įmonės vidinės komunikacijos strategiją.

 

Procesų žemėlapio ir procesų ryšių schemos  sukūrimo etapai: